Eingangsrechnungen per Foto oder Scan einreichen

Kurze Antwort: Foto oder Scan der Papierrechnung als Anhang an deine Belegschmied-Empfangsadresse mailen. Oder im Eingang auf „Beleg hochladen" klicken und die Datei direkt reinziehen. Belegschmied macht daraus einen strukturierten Datensatz mit lesbarer PDF.

Der wesentliche Zweck ist Papier-Rechnungen zeitnah zu digitalisieren, damit sie nicht in Ordnern verschwinden. Für die GoBD ist die zeitnahe Erfassung Pflicht: Belege sollten innerhalb weniger Tage nach Erhalt im System sein.

Weg 1: Foto per Handy-Mail

Am schnellsten, wenn die Rechnung gerade vor dir liegt:

1. Rechnung fotografieren. Ganzes Blatt sichtbar, keine gedrehte Perspektive, ausreichend Licht.
2. Foto per Mail an deine Belegschmied-Adresse schicken.
3. Foto wird als Beleg erkannt, OCR läuft, du siehst die Rechnung nach 30 bis 90 Sekunden im Eingang.

Wenn du mehrere Belege in einer Mail schickst, bekommst du auch mehrere Eingänge, einer pro Anhang.

Weg 2: Scanner mit E-Mail-Funktion

Viele Multifunktionsdrucker (Brother, Canon, HP, Kyocera) können gescannte Dokumente direkt per Mail versenden. Trag deine Belegschmied-Adresse als Ziel ein.

Empfehlung: 300 dpi, Farbe oder Graustufen, PDF-Format. Schwarzweiß erhöht das Fehlerrisiko bei OCR, weil dünne Linien und graue Stempel schwerer zu erkennen sind.

Weg 3: Direkter Upload in der App

Wer Rechnungen in großen Batches digitalisiert (Monatsende, Buchhaltungsvorbereitung):

1. Öffne Eingang → Beleg hochladen.
2. Zieh eine oder mehrere Dateien in den Upload-Bereich (PDF, JPG, PNG, HEIC).
3. Belegschmied nummeriert sie durch und schickt sie in die OCR-Warteschlange.
4. Nach Verarbeitung landen sie wie normale Eingangsrechnungen im Feed.

Was Belegschmied aus Fotos ausliest

Auch aus einem Handy-Foto extrahiert die OCR und die anschließende KI-Extraktion die wichtigsten Felder:

• Lieferant (Name, Anschrift).
• Rechnungsnummer und -datum.
• Positionen (Beschreibung, Menge, Einzelpreis).
• Steueraufschlüsselung.
• IBAN und Zahlungsbedingungen.

Die Trefferquote hängt vom Foto ab. Bei guten Aufnahmen (hell, gerade, unbeschnitten) sind alle Felder in mehr als 90% der Fälle korrekt. Bei schlechten Aufnahmen fehlen einzelne Felder oder Beträge werden verschoben. Du kannst in der Detailansicht immer nachbessern.

GoBD und das Papier-Original

Wichtig: Sobald ein Beleg digital erfasst und revisionssicher archiviert ist, darfst du das Papier-Original vernichten (§147 AO in Verbindung mit den GoBD, Ziffer 121-124). Voraussetzung: die Digitalisierung ist bildlich und inhaltlich vollständig, und der Prozess ist in deiner Verfahrensdokumentation beschrieben.

Belegschmied erfüllt beide Punkte. Die Verfahrensdokumentation wird automatisch für dich mitgeführt und zum Prüfungstermin auf Knopfdruck bereitgestellt.

Wenn etwas nicht klappt

• „OCR unklar" oder viele leere Felder. Foto ist zu dunkel oder gedreht. Neu fotografieren mit besserer Ausleuchtung. Bei Scannern die Auflösung auf 300 dpi hochsetzen.
• Foto wird zweimal eingelesen. Kommt vor, wenn du dieselbe Mail versehentlich zweimal geschickt hast. Doppelter Eintrag in der Detailansicht löschen.
• Handschriftliche Ergänzungen fehlen. OCR erkennt Handschrift nicht zuverlässig. Ergänze wichtige handschriftliche Änderungen im Kommentar-Feld der Detailansicht, damit sie im Archiv nicht verloren gehen.
• Bild statt PDF. Kein Problem. Belegschmied wandelt Bilder intern in PDF und behält beides.

Nächster Schritt: Die KI trainieren, wenn ein Lieferant regelmäßig falsch ausgelesen wird.