Die KI bei wiederholten Unsicherheiten trainieren

Kurze Antwort: Unter Einstellungen → LLM-Hinweise tragen Sie freie Textnotizen ein. Zum Beispiel „Lieferant Bruns rechnet immer in Reverse Charge" oder „Bei Rechnungen von Bergmann ist die IBAN unten links, nicht rechts". Der Hinweis fließt bei jeder nachfolgenden Rechnung in die Extraktion ein.

Der Weg ist bewusst kurz gehalten. Statt eines aufwendigen Trainings-UI mit Klassifikatoren nutzt Belegschmied ein Freitextfeld, das direkt an das Sprachmodell übergeben wird. Ein Satz reicht meistens, der Effekt tritt sofort ein.

Wann sich ein Hinweis lohnt

• Ein Lieferant hat eine ungewöhnliche Layoutform (IBAN nicht unten rechts, Positionen in unerwarteten Spalten).
• Ein Lieferant nutzt eigene Einheiten oder Steuersonderregeln, die immer gleich sind (§13b Reverse Charge, Kleinunternehmer-Kennzeichnung).
• Sie bekommen regelmäßig Rechnungen in Fremdwährung von einem Kunden, obwohl der Standard bei Ihnen EUR ist.
• Ein bestimmter Absender liefert mehrere Rechnungen in einer PDF, die einzeln erkannt werden sollen.

Ein Hinweis ist kein Muss

Für den Normalfall funktioniert Belegschmied ohne Hinweise gut. Sie brauchen nichts einzurichten, bevor die erste Rechnung kommt. Der Trainings-Weg ist für den Moment gedacht, wo Sie dieselbe Korrektur zum dritten Mal machen und einen Weg suchen, sie dauerhaft loszuwerden.

Hinweis eintragen

1. Öffnen Sie Einstellungen → Betrieb.
2. Scrollen Sie zum Abschnitt LLM-Hinweise für die Rechnungserkennung.
3. Tragen Sie Ihren Hinweis als vollständigen Satz ein. Ein Hinweis pro Zeile.
4. Speichern.

Beispiele für gute Hinweise:

Lieferant Bruns Baustoffe rechnet bei Baustellen immer nach §13b Reverse Charge ab, ohne Steuerausweis.
Rechnungen von Sonepar haben die IBAN unten links im Fußzeilenblock.
Bei allen Rechnungen der Kfz-Werkstatt Krause ist der Steuersatz 19% Standard, auch wenn der Text „ermäßigt" enthält (ist ein Formulierungsfehler).

Vermeiden Sie:

Bruns
manchmal reverse
19% oder 7% je nach Lieferung

Vollständige, konkrete Sätze mit Bezug auf den Lieferanten funktionieren viel besser als Stichworte, weil das Sprachmodell den Kontext braucht.

Was NICHT als Hinweis funktioniert

• Zeilenlayout-Anweisungen („Zeile 3 ist immer Menge"). Layout kann sich beim Lieferanten ändern, ist als Regel zu starr.
• „Nutze immer Vorlage X". Belegschmied hat keine Vorlagen im klassischen Sinn. Wenn Sie eine strukturierte Regel wollen, ist eine manuelle Korrektur pro Rechnung oder ein Import per DATEV-Format der bessere Weg.
• Aussagen über andere Kunden. Der Hinweis gilt für Ihren Workspace, nicht für andere Betriebe.

Hinweis nachträglich anpassen

Wenn ein Lieferant sein Layout ändert oder eine Regel wegfällt, editieren Sie den Hinweis oder löschen ihn. Die Änderung greift ab der nächsten eingehenden Rechnung.

Wenn etwas nicht klappt

• Hinweis wird ignoriert. Prüfen Sie die Rechtschreibung des Lieferantennamens. Wenn Sie „Sonepar" schreiben, die Rechnung aber „Sonepar Deutschland GmbH & Co. KG" heißt, ist der Bezug für das Modell schwächer. Setzen Sie beide Schreibweisen in den Hinweis.
• Regel wirkt zu breit. Wenn ein Hinweis „Alle Rechnungen sind Reverse Charge" heißt und plötzlich auch normale Rechnungen betroffen sind, ergänzen Sie den Kontext: „Nur bei Rechnungen von Bruns Baustoffe" statt „Alle Rechnungen".
• Modell antwortet mit Unsicherheit („keine Aussage"). Der Hinweis ist zu vage. Konkreter formulieren.

Wer noch tiefer eingreifen will, korrigiert die Ausleitung in der Detailansicht der einzelnen Rechnung. Die Korrektur wird ebenfalls als Signal in zukünftige Extraktionen desselben Lieferanten übernommen.