Wie der Empfang funktioniert

Kurze Antwort: Ihre Lieferanten schicken ihre Rechnungen an <kürzel>@in.belegschmied.de. Belegschmied erkennt automatisch, ob es PDF, ZUGFeRD, reine XRechnung-XML oder Papier ist, macht daraus eine gut lesbare Ansicht plus strukturierte Daten und legt beides GoBD-konform ab.

Der Empfang deckt drei Standardformate ab und ein paar Sonderfälle. Der Anwender-Effekt ist immer der gleiche: Sie sehen im Eingang eine PDF und die wichtigsten Kennzahlen, unabhängig davon, was der Lieferant technisch geschickt hat.

Die drei Standard-Eingangsformate

PDF ohne strukturierte Daten. Klassische Rechnung als PDF-Anhang. Belegschmied liest den Text aus dem PDF-Strom, extrahiert Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Beträge und Steuersätze und ergänzt sie in der Ansicht.

ZUGFeRD-PDF. PDF mit eingebetteter XML-Datei. Belegschmied liest die strukturierten Daten direkt aus der XML, keine Interpretation nötig. Diese Rechnungen sind die zuverlässigsten, weil der Absender die Daten in maschinenlesbarer Form mitliefert.

Reine XRechnung-XML. Nur eine XML-Datei, keine PDF. Kommt vor allem von öffentlichen Auftraggebern und Großhandel. Belegschmied rendert die XML mit einem KoSIT-Stylesheet in HTML, wandelt das in eine lesbare PDF und legt beide Dateien parallel ab, XML als Original, PDF für Sie zum Lesen.

Sonderformate

• PDF, das ein reines Bild ist (Scan, Foto). OCR läuft automatisch, um Text zu extrahieren. Genauigkeit ist niedriger als bei Textbasis-PDFs, Sie bekommen aber trotzdem eine strukturierte Ansicht mit dem Hinweis „Extrahiert per OCR".
• Foto per Mail (Handy-Foto einer Papierrechnung). Wird wie ein Scan behandelt: OCR, dann Extraktion.
• Rechnung im Body der Mail ohne Anhang. Wird gelesen, aber selten, weil Lieferanten üblicherweise Anhänge schicken.

Was Sie im Eingang sehen

Öffnen Sie Eingang in der App. Für jede eingegangene Rechnung sehen Sie:

• Absender (Lieferant) mit erkanntem Namen.
• Rechnungsnummer und Datum.
• Beträge in Netto und Brutto.
• Steueraufschlüsselung pro Steuersatz.
• Original-Datei und lesbare PDF zum Download.
• Status: „Neu", „Gesehen", „Zur Zahlung freigegeben" oder eine andere Kategorie Ihrer Wahl.

Ein Klick auf eine Rechnung öffnet die Detailansicht mit allen Feldern und der PDF-Vorschau.

Was Belegschmied nicht macht (bewusst)

• Keine automatische Zahlung. Die Freigabe zur Zahlung ist eine bewusste Entscheidung, die Sie oder Ihre Buchhaltung trifft. Belegschmied stellt die Rechnung zur Verfügung, überweist aber nichts.
• Keine automatische Vorsteuerbuchung. Das gehört in Ihr Buchhaltungssystem, wo die Buchungslogik sitzt. Wir liefern über DATEV-Export die passenden Daten dorthin.

Woher weiß Belegschmied, welcher Lieferant es ist?

Beim ersten Eingang von einem neuen Absender legt Belegschmied einen Lieferanten-Datensatz an. Firmenname, USt-IdNr., IBAN und Anschrift werden aus der Rechnung übernommen. Bei folgenden Rechnungen desselben Lieferanten (erkannt an Mail-Adresse, IBAN oder USt-IdNr.) wird der bestehende Datensatz weiter verwendet. Sie können Lieferantendaten unter Stammdaten → Lieferanten korrigieren, wenn etwas falsch gelaufen ist.

Wenn etwas nicht klappt

• Rechnung erscheint nicht im Eingang. Prüfen Sie im Ereignisprotokoll, ob die Mail überhaupt angekommen ist. Wenn nicht, hat sie ein Mail-Filter Ihres Lieferanten oder unseres Providers gestoppt. Bei Zweifel an support@belegschmied.de mit Datum und Absender.
• Falscher Lieferant erkannt. Sie können in der Rechnungs-Detailansicht den Lieferanten manuell zuweisen oder splitten. Belegschmied merkt sich die Korrektur für zukünftige Rechnungen dieses Absenders.
• Beträge falsch erkannt. Kommt bei schlechten Scan-PDFs vor. In der Detailansicht die Werte überschreiben, dann sind sie in Archiv und Export korrekt. Wenn ein bestimmter Lieferant regelmäßig Probleme macht, die KI trainieren.

Nächster Schritt: Eingangsrechnungen per Foto oder Scan einreichen, wenn Sie Papier ins System bringen wollen.