E-Rechnung für Kfz-Werkstätten — ohne dein DMS anzufassen
Reparaturen, Wartung, HU/AU: du rechnest weiter aus GAP, Werbas oder DVSI. Wir setzen die ZUGFeRD-XML dazu. Auch für Fuhrpark- und Leasingkunden EN-16931-konform.
Was dich als Kfz-Werkstatt nervt
Dein DMS kann nicht ZUGFeRD
GAP DMS, Werbas, DVSI Autohaus, EasyWinRent — die meisten Werkstatt- und Autohaus-Systeme sind stark bei Kalkulation und Kundenkarte, aber die EN-16931-XML ist meist nicht dabei.
Flotten- und Leasingkunden prüfen die XML strikt
ALD, LeasePlan, Sixt Leasing und die großen Flottenmanager erwarten seit 2025 zunehmend E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Reine PDFs führen zu Nachbearbeitungs-Gebühren oder Ablehnungen.
Teilehandel schickt E-Rechnung
ATU, Meyle, Stahlgruber, Trost stellen 2025/2026 komplett auf E-Rechnung um. Deine Eingangsrechnung kommt vermehrt als XRechnung — wir wandeln sie in eine lesbare PDF um und archivieren das Original.
DEKRA/TÜV-Nachweise als Anhang
HU- und AU-Nachweise können als Anhang in die ZUGFeRD-PDF/A-3 eingebettet werden. Der Kunde bekommt eine Datei mit Rechnung, XML und Prüfnachweisen zusammen.
In 3 Schritten zur konformen E-Rechnung
- 1
Rechnung aus deinem DMS
GAP, Werbas, DVSI oder Excel — Positionen, Arbeitswerte, Teileposten wie bisher. PDF-Export läuft.
- 2
CC-Adresse in Mail
versand-<deinbetrieb>@in.belegschmied.de kommt in CC deiner Rechnungs-Mail. Bei Flottenkunden auch in CC an die Zentrale.
- 3
ZUGFeRD + Archiv
Wir wandeln in EN-16931-konforme ZUGFeRD-PDF/A-3 und archivieren 10 Jahre revisionssicher nach §147 AO.
So sieht eine typische Rechnung für Kfz-Werkstätten und Autohäuser aus
Beispielrechnung mit typischen Positionen — Menge, Einheit und Preis-Struktur, wie sie EN 16931 verlangt. Belegschmied übernimmt genau diese Struktur aus deinem PDF-Export in die ZUGFeRD-XML.
| Position | Menge | Einzelpreis | USt | Summe netto |
|---|---|---|---|---|
| Bremsscheibe VA 320mm belüftet, Marke Textar | 2 Stk | 89,00 € | 19 % | 178,00 € |
| Bremsbelagsatz VA, Textar epad | 1 Stk | 68,00 € | 19 % | 68,00 € |
| Motoröl 5W-30 Longlife, Castrol Edge | 5,5 l | 12,50 € | 19 % | 68,75 € |
| Ölfilter Mahle OX 388D | 1 Stk | 18,90 € | 19 % | 18,90 € |
| Werkstatt-Arbeitswert AW1 Bremsentausch VA | 1,5 Std | 148,00 € | 19 % | 222,00 € |
| HU/AU Kombi-Prüfung, Nachweis beigefügt | 1 pau | 145,00 € | 19 % | 145,00 € |
| Netto | 700,65 € | |||
| USt 19 % | 133,12 € | |||
| Brutto | 833,77 € | |||
Funktioniert mit deiner bestehenden Software
Belegschmied liest aus deinem PDF-Export — egal aus welchem Programm er kommt. Für Kfz-Werkstätten und Autohäuser sind das typischerweise:
- GAP DMS
- Werbas
- DVSI Autohaus
- EasyWinRent
- HB Auftrag Kfz
- Autoline
Nicht dabei? Wenn dein Programm einen PDF-Export hat, funktioniert es. Der Preis für die Konvertierung ist unabhängig vom Ausgangssoftware.
Häufige Fragen von Kfz-Werkstätten und Autohäusern
Kann ich HU/AU-Prüfnachweise (DEKRA, TÜV) direkt in die E-Rechnung einbetten?
Ja. ZUGFeRD-PDF/A-3 unterstützt beliebige eingebettete Dateien. Wenn du deiner Original-Mail ein zweites PDF anhängst (etwa den TÜV-Bericht), embetten wir es in die ZUGFeRD-PDF. Der Kunde bekommt ein einziges Dokument — Rechnung, XML und Prüfnachweise zusammen archivierbar.
Wie handhabe ich Fuhrpark-Sammelrechnungen für ein Fahrzeug mit mehreren Reparaturen im Monat?
Sammel- und Sammelabrechnungsrechnungen sind ganz normale E-Rechnungen mit vielen Positionen. Bei Fuhrpark-Kunden ist es üblich, die Fahrzeug-Kennzeichen als Beschreibung mit anzugeben ("Rep. AB-CD 123, Werkstattauftrag 4321"). Der Leistungszeitraum (BT-73/74) wird auf den Kalendermonat gesetzt, in dem die Arbeiten geleistet wurden.
Was ist mit Differenzbesteuerung bei Gebrauchtwagen-Verkauf nach §25a UStG?
Bei Differenzbesteuerung wird die Umsatzsteuer nicht auf den Gesamtpreis, sondern auf die Marge erhoben und darf in der Rechnung nicht separat ausgewiesen werden. EN 16931 hat dafür den VAT-Category-Code "K" (Innergemeinschaftlicher Erwerb, umsatzsteuerbefreit) oder "AE" — wir empfehlen bei §25a den Text "Differenzbesteuerung nach §25a UStG" als Zusatzhinweis in den Zahlungsbedingungen. Belegschmied validiert das nicht selbst; wenn du regelmäßig Gebrauchtwagenverkäufe abrechnest, sprich einmal mit deinem Steuerberater über die richtige Kategorie in deinen Vorlagen.
- ZDK — Zentralverband Deutsches Kraftfahrzeuggewerbe
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