E-Rechnung für Maler — ohne Streit-Upgrade, ohne neue Software
Du schreibst deine Rechnung weiter in Word oder Streit — wir setzen daraus die konforme ZUGFeRD-E-Rechnung. Eine CC-Adresse, das war die komplette Umstellung.
Was dich als Maler nervt
Dein Aufmaß-Programm hat kein ZUGFeRD-Modul
Wolf, Streit V.1, Sirados, TopKontor Handwerk — die meisten Malerprogramme drucken PDF, aber kein EN-16931-XML. Wir hängen uns hinter deinen bestehenden Export und ergänzen den strukturierten Datensatz.
Kunde erwartet 2028 die konforme Rechnung, nicht nur „E-Rechnung"
Öffentliche Auftraggeber (Wohnungsbaugesellschaften, Kommunen) prüfen die XML gegen KoSIT. Ein bunt gestaltetes PDF ohne strukturierte Daten wird abgelehnt — auch wenn es optisch aussieht wie eine Rechnung.
Ein ZUGFeRD-Modul für dein Branchentool kostet 800–2.400 €
Plus jährliche Wartung. Für einen Zwei-Mann-Betrieb, der 20–40 Rechnungen im Monat schreibt, steht der Aufwand in keinem Verhältnis. Bei uns: 29 € im Monat, monatlich kündbar.
Handel und Großhändler schicken ihre Rechnungen als XML
Farbenlieferanten wie Brillux, PPG oder Caparol stellen seit 2025 auf XRechnung um. Eine reine XML kannst du nicht öffnen — wir wandeln sie dir automatisch in eine lesbare PDF um.
In 3 Schritten zur konformen E-Rechnung
- 1
Rechnung wie immer schreiben
In deinem Aufmaß-Programm oder Word — mit Quadratmetern, Positionen, Skonto wie gewohnt. Als PDF exportieren.
- 2
CC-Adresse in die Mail
versand-<deinbetrieb>@in.belegschmied.de kommt in CC. Der Kunde bekommt die Rechnung wie immer.
- 3
Kunde bekommt zusätzlich die konforme E-Rechnung
Wir erzeugen die ZUGFeRD-PDF, validieren gegen EN 16931 und archivieren GoBD-konform. Läuft ca. 90 Sekunden nach deinem Versand.
So sieht eine typische Rechnung für Maler und Lackierer aus
Beispielrechnung mit typischen Positionen — Menge, Einheit und Preis-Struktur, wie sie EN 16931 verlangt. Belegschmied übernimmt genau diese Struktur aus deinem PDF-Export in die ZUGFeRD-XML.
| Position | Menge | Einzelpreis | USt | Summe netto |
|---|---|---|---|---|
| Wände in Wohnung 3.OG spachteln und tapezieren, Raufaser | 82,5 m² | 18,50 € | 19 % | 1.526,25 € |
| Deckenanstrich mit Latexfarbe, weiß matt | 42 m² | 9,80 € | 19 % | 411,60 € |
| Fensterlaibungen streichen | 8 Stk | 45,00 € | 19 % | 360,00 € |
| An- und Abfahrt Werkstattwagen | 1 pau | 65,00 € | 19 % | 65,00 € |
| Netto | 2.362,85 € | |||
| USt 19 % | 448,94 € | |||
| Brutto | 2.811,79 € | |||
Funktioniert mit deiner bestehenden Software
Belegschmied liest aus deinem PDF-Export — egal aus welchem Programm er kommt. Für Maler und Lackierer sind das typischerweise:
- Streit V.1
- Wolf
- TopKontor Handwerk
- Sirados
- MOS'aik
- HAPAK
Nicht dabei? Wenn dein Programm einen PDF-Export hat, funktioniert es. Der Preis für die Konvertierung ist unabhängig vom Ausgangssoftware.
Häufige Fragen von Maler und Lackierern
Kann ich E-Rechnung schreiben, obwohl mein Betrieb Kleinunternehmer nach §19 UStG ist?
Ja. Als Kleinunternehmer bist du zwar nicht zur E-Rechnung verpflichtet, wenn deine Kunden dir gegenüber E-Rechnungen wünschen (weil sie selbst umsatzsteuerpflichtig sind), musst du sie ausstellen können. In der ZUGFeRD-XML setzen wir dann keinen USt-Ausweis, sondern eine Steuerbefreiungs-Referenz nach §19 UStG. Deine Steuernummer reicht als Identifikator.
Wie handhabe ich Abschlagsrechnungen bei größeren Malerarbeiten?
Abschlags- und Teilrechnungen sind normale E-Rechnungen mit einem entsprechenden Kennzeichen im Header. Belegschmied erkennt bei der Konvertierung, ob du „Abschlag", „Teilrechnung" oder „Schlussrechnung" im Betreff hast, und setzt den passenden Rechnungstyp. Wichtig: die Schlussrechnung muss alle vorherigen Abschläge auflisten und rechnerisch berücksichtigen — das machst du weiter in deinem Aufmaß-Programm, wir übernehmen die Struktur 1:1.
Was mache ich mit gemischten B2C- und B2B-Rechnungen?
Nur B2B ist ab 2028 pflichtig. Bei Privatkunden bleibt die klassische PDF weiter zulässig. Belegschmied prüft nicht selbst, ob dein Kunde Unternehmer oder Privatperson ist — du entscheidest über den CC. Adresse in CC setzen: E-Rechnung. Nicht in CC: normales PDF wie bisher. So kannst du für dein Handwerks-Sortiment (Privat) im gewohnten Ablauf bleiben und nur bei Geschäftskunden die E-Rechnung dazu erzeugen.
- Bundesverband Farbe, Gestaltung, Bautenschutz
- Innung des Maler- und Lackiererhandwerks
Als Maler bereit für 2028?
Setz die CC-Adresse in deine nächste Rechnungs-Mail. Das war die komplette Umstellung. Dein Aufmaß-Programm bleibt, dein Team bleibt, dein Ablauf bleibt.
Ab 5 € im Monat. Monatlich kündbar. Kein Setup-Aufwand.