Gibt es E-Rechnungs-Software, die ohne ERP funktioniert?
Ja, und zwar in zwei Bauarten, die oft durcheinandergehen. Die eine ist ein eigenständiges Rechnungsprogramm: Sie schreiben die Rechnung dort statt in Word, und es erzeugt gleich das strukturierte Format. Die andere setzt hinter Ihrem bestehenden Weg an: Sie schreiben die Rechnung weiter, wo Sie sie heute schreiben, und aus der fertigen PDF entsteht die E-Rechnung. Belegschmied ist die zweite Bauart, weil sie nichts ersetzt und niemanden umgewöhnt.
Zuletzt geprüft: 2026-08-31
Zwei Bauarten, die oft verwechselt werden
Ein eigenes Rechnungsprogramm. Es tritt an die Stelle von Word, Excel oder der Rechnungsmaske Ihrer Branchensoftware. Sie erfassen Kunden, Positionen und Steuersätze dort und bekommen am Ende eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei. Der Preis dafür ist eine Umstellung: neue Oberfläche, neue Stammdaten, neuer Ablauf, und ein zweiter Ort, an dem Rechnungsnummern entstehen.
Eine Schicht dahinter. Sie ändert am Entstehen der Rechnung nichts. Die Rechnung wird geschrieben wie bisher, als PDF ausgegeben wie bisher, und erst danach werden die Daten ausgelesen, geprüft und zur E-Rechnung zusammengesetzt. Für das Programm davor ist das unsichtbar; es druckt weiter dieselbe PDF.
Beide sind „ohne ERP" in dem Sinn, dass kein führendes System vorausgesetzt und keines angefasst wird. Sie lösen aber unterschiedliche Probleme.
Wann welche passt
Wenn Sie heute gar nichts haben und Ihre Rechnungen von Hand in Word tippen, kann ein eigenes Rechnungsprogramm der bessere Weg sein: Es räumt zugleich mit der Vorlage auf und führt Kunden und Nummernkreise.
Wenn dagegen bereits etwas läuft, das gut läuft, ist das Ersetzen der teuerste denkbare Weg zu einem Formatproblem. Der typische Fall ist eine E-Rechnungs-Software für Rechnungen aus Word und Excel, standalone und ohne ERP, mit Hosting in Deutschland, für Betriebe, deren eigentliche Kalkulation längst in einem anderen Programm steckt. Dort gehört die Umstellung an das Ende der Kette, nicht an den Anfang.
Der Sonderfall dazwischen ist der Betrieb mit ERP, dessen ERP eben nicht alle Rechnungen abbildet. Was mit dieser Restmenge passiert, steht unter Schattenrechnungen.
Was Sie in beiden Fällen prüfen sollten
- Beide Formate. ZUGFeRD für Unternehmen, XRechnung für Behörden. Wer nur eines kann, wird spätestens beim ersten öffentlichen Auftraggeber zum Problem.
- Prüfung vor dem Versand. Eine Datei, die niemand gegen EN 16931 geprüft hat, ist eine Behauptung, keine E-Rechnung.
- Archiv. Zehn Jahre unveränderbar, samt Prüfbericht. Ein Ordner auf dem Server ist das nicht.
- Versandweg und Absender. Ob die Rechnung aus Ihrer Domain kommt oder aus einer fremden, merkt Ihr Kunde sofort.
Ausprobieren lässt sich die zweite Bauart ohne Konto: eine typische Rechnung durch die Umwandlung von PDF zu ZUGFeRD schicken und ansehen, was die Prüfung meldet.
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