Was ist eine Standalone-Lösung für E-Rechnungen?

Die Abgrenzung, aus der der Begriff kommt

„Standalone" ist eine Aussage darüber, woran eine Software hängt. Bei E-Rechnungen stehen ihr drei andere Bauarten gegenüber:

• Das Modul im führenden System. Der Hersteller Ihres ERP oder Ihrer Branchensoftware liefert die E-Rechnung mit. Sauber, wenn es das Modul gibt, wenn es bezahlbar ist und wenn Ihre Version es bekommt.
• Der Netzwerk- oder Clearing-Anbieter. Rechnungen laufen über ein Netz mit eigenen Zugängen und Adressierungen. Sinnvoll, wo viele Partner ohnehin daran hängen, und aufwendig, wo nicht.
• Die Erweiterung im Buchhaltungssystem. Setzt voraus, dass die Rechnung überhaupt in diesem System entsteht.

Eine Standalone-Lösung für E-Rechnungen tut nichts davon. Sie nimmt die fertige Rechnung entgegen, macht daraus das strukturierte Format und stellt es zu, ohne dass an einem anderen Programm etwas geändert wird.

Was „standalone" nicht heißt

Nicht: ohne Internet. Es ist keine Aussage über lokale Installation. Die meisten Standalone-Lösungen sind Webdienste; entscheidend ist der Ort in Ihrer Systemlandschaft, nicht der Ort der Ausführung. Wo die Daten liegen, ist eine eigene Frage und steht bei uns unter Sicherheit und Aufbewahrung.

Nicht: isoliert. Standalone heißt nicht anschlusslos. Es heißt, dass ein Anschluss möglich, aber nicht Voraussetzung ist. Der Einstieg geht über Mail oder CC, und wer will, hängt später eine REST-API oder einen überwachten Ordner davor.

Nicht: weniger Funktion. Prüfung gegen EN 16931, beide Formate, Zustellung, Archiv über zehn Jahre: Das hat mit der Bauart nichts zu tun.

Warum die Bauart für kleine Betriebe meist die richtige ist

Der praktische Grund ist die Reihenfolge der Kosten. Ein Modul kostet eine Lizenz, oft einen Versionssprung und manchmal ein Migrationsprojekt. Ein Netzwerkzugang kostet Einrichtung und Partnerpflege. Eine Standalone-Lösung kostet die Umstellung eines einzigen Schritts, nämlich dessen, was mit der fertigen PDF geschieht.

Deshalb ist eine E-Rechnungs-Software standalone, für Rechnungen aus Word und Excel, ohne ERP und ohne Installation, der übliche Weg für Betriebe, deren Rechnungen nicht aus einem großen System kommen. Wie derselbe Fall in Betrieben aussieht, die sehr wohl ein ERP haben, es aber nicht alle Rechnungen abbildet, steht unter Schattenrechnungen.