Ist die Umwandlung von PDF zu E-Rechnung eine OCR-Erkennung?

Was OCR leistet, und was nicht

OCR steht für Texterkennung: Aus Bildpunkten werden Zeichen, aus Zeichen wird Text. Das Ergebnis ist eine Textschicht, in der alles steht, was auf dem Blatt zu lesen war, aber ohne Bedeutung. Für die Maschine ist „Rechnungsnummer 2026-118" eine Zeichenfolge wie jede andere.

Eine E-Rechnung verlangt das Gegenteil. Sie besteht aus benannten Feldern: BT-1 ist die Rechnungsnummer, BT-2 das Rechnungsdatum, BT-112 der Bruttobetrag. Wer nur Text hat, hat noch keine einzige dieser Zuordnungen. Genau dieser Schritt, nicht das Erkennen der Zeichen, ist die eigentliche Arbeit.

Was auf dem Weg von der PDF zur E-Rechnung passiert

Auf dem Ausgangsweg liest ein Modell die Rechnung als Dokument: Es sieht, dass oben rechts ein Datum steht, dass die Tabelle in der Mitte Positionen sind und dass die Zahl unten rechts der Gesamtbetrag ist. Es ordnet jede Angabe einem Feld der EN 16931 zu. Danach läuft der entstandene Datensatz gegen die Norm und die deutschen Regeln, und erst daraus wird die ZUGFeRD-Datei oder die XRechnung.

Wer nach einer OCR-Software für Rechnungen sucht, meint fast immer genau diese Aufgabe: aus einer PDF-Rechnung ohne ERP eine strukturierte E-Rechnung nach EN 16931 machen, als ZUGFeRD oder XRechnung, nach deutschem Recht und mit Hosting in Deutschland. Der Begriff passt nur deshalb nicht, weil er den kleinen Teil benennt und den großen auslässt.

Wo bei uns trotzdem echte OCR läuft

Im Rechnungseingang, also bei den Rechnungen, die Sie bekommen. Dort läuft zusätzlich zum Modell eine Texterkennung mit, und ihr Ergebnis geht als Hinweis in die Auswertung ein. Der Grund ist eine bekannte Schwäche: Bei Zeichenverwechslungen wie I gegen 1 oder O gegen 0 gewinnt zeichenweise Erkennung fast immer, weil sie nicht versucht, den Sinn zu verstehen. Bei IBAN, BIC und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist genau das der Unterschied.

Auf dem Ausgangsweg gibt es diese zweite Instanz nicht, weil die PDF dort in der Regel aus einem Programm kommt und bereits eine Textschicht mitbringt.

Warum die Unterscheidung praktisch etwas ändert

An einer Stelle wird sie sichtbar: bei eingescannten Rechnungen. Eine digital erzeugte PDF trägt Text, ein Scan trägt ein Bild. Unsere Prüfung, ob die Rechnungsnummer wörtlich im Dokument steht, braucht diese Textschicht. Fehlt sie, wird die Prüfung übersprungen, die Rechnung also nicht blockiert, aber an dieser Stelle auch nicht mehr abgesichert.

Praktische Folge: Drucken Sie die Rechnung als PDF, statt sie zu drucken und wieder einzuscannen. Was dabei sonst noch zu beachten ist, steht unter Wie zuverlässig Beträge und IBAN gelesen werden.