Wie zuverlässig werden Beträge und IBAN aus der PDF gelesen?

Die IBAN ist gar keine Lesefrage

Ihre eigene Bankverbindung ändert sich selten, steht nicht auf jeder Rechnung und ist zu wichtig, um sie von einem Dokument abhängig zu machen. Deshalb liegt sie in Ihren Workspace-Stammdaten und gewinnt gegen das, was in der PDF steht. Ist sie dort hinterlegt, wird sie gesetzt, nicht gelesen. Dasselbe gilt für Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Steuernummer und Ihre Anschrift.

Gelesen wird sie nur dort, wo nichts hinterlegt ist: Ist das Feld in den Stammdaten leer, gilt, was auf dem Dokument steht. Das Ausfüllen der Stammdaten ist deshalb die wirksamste Einzelmaßnahme gegen Lesefehler an dieser Stelle.

Bei eingehenden Rechnungen liegt der Fall anders. Dort ist die IBAN die des Lieferanten und muss zwangsläufig aus dem Dokument kommen. Genau deshalb läuft im Eingang zusätzlich eine Texterkennung mit, die bei alphanumerischen Codes zeichenweise nachhilft, siehe Ist die Umwandlung eine OCR-Erkennung.

Was bei den Beträgen nachgerechnet wird

Zahlen sind der Teil, bei dem ein Lesefehler am teuersten wäre, und zugleich der Teil, den man am besten prüfen kann: Rechnungen müssen aufgehen. Vor dem Versand laufen deshalb drei Rechenprüfungen, alle mit einer Toleranz von einem Cent für Rundungen:

1. Netto plus Umsatzsteuer gegen Brutto.
2. Je Steuersatz. Zu jedem Satz muss die ausgewiesene Steuer zur zugehörigen Bemessungsgrundlage passen, nicht nur die Gesamtsumme.
3. Positionssumme gegen Gesamtnetto. Die Einzelzeilen müssen die Summe ergeben, die unten steht.

Scheitert eine davon, ist das ein harter Stopp: Die Rechnung wird nicht versendet, sondern angehalten. Ein Lesefehler in einem Betrag fällt dabei fast zwangsläufig auf, weil er die Rechnung nicht mehr aufgehen lässt.

Dazu kommt die Rechnungsnummer. Sie wird im Text der PDF gesucht, wörtlich. Was nicht im Dokument steht, kann keine Rechnungsnummer aus dem Dokument sein.

Wo das Lesen wirklich schwach wird

Zwei Fälle, offen benannt:

• Optisch ähnliche Zeichen. Kleines l gegen Ziffer 1, Null gegen großes O. Bei Beträgen fängt die Rechenprüfung das ab, bei einer fremden IBAN oder einer Auftragsnummer nicht. Deshalb lohnt bei diesen Feldern ein zweiter Blick.
• Scans ohne Textschicht. Eine eingescannte Rechnung trägt kein Wort Text, nur ein Bild. Die Prüfung auf die Rechnungsnummer wird dann übersprungen. Sie blockiert also nichts, sie sichert an dieser Stelle aber auch nichts mehr ab. Eine direkt aus dem Programm erzeugte PDF ist deutlich besser dran.

Was passiert, bevor etwas hinausgeht

Jede Umwandlung bekommt einen Vertrauenswert. Liegt er unter der Schwelle, die für Ihren Workspace eingestellt ist, geht die Rechnung in die Freigabe, statt zugestellt zu werden. Unabhängig davon können Sie die Freigabe generell einschalten und jede Rechnung ansehen, bevor sie hinausgeht.

Zusätzlich läuft jede erzeugte E-Rechnung gegen EN 16931 und die deutschen Regeln, und der Prüfbericht wird mitarchiviert. Damit ist später nicht nur belegbar, was versendet wurde, sondern auch, was zum Versandzeitpunkt geprüft worden ist.

Ausprobieren lässt sich das Lesen in wenigen Minuten und ohne Konto: Die Umwandlung von PDF zu ZUGFeRD zeigt die erkannten Felder in einer Maske, bevor die Datei entsteht. Dort korrigieren Sie, was danebengeht, und sehen zugleich, welche Angaben Ihre Vorlage überhaupt liefert.