Was passiert, wenn eine PDF-Rechnung nicht sauber konvertierbar ist?
Sie geht nicht still hinaus. Was nicht eindeutig aus dem Dokument hervorgeht, wird nicht geraten, sondern zur Freigabe angehalten, mit Angabe des fehlenden Feldes. Jede erzeugte Rechnung läuft außerdem gegen EN 16931 und die deutschen Regeln, und der Bericht wird mitarchiviert. Eine formal gültige Rechnung mit erfundenem Inhalt wäre schlimmer als eine, die auffällt.
Zuletzt geprüft: 2026-08-31
Warum nicht einfach ergänzt wird
Es wäre technisch leicht, ein fehlendes Leistungsdatum durch das Rechnungsdatum zu ersetzen oder eine fehlende Steuernummer aus den Stammdaten nachzuziehen. Wir tun es bewusst nicht. Eine Rechnung, die die Prüfung besteht, aber eine Angabe trägt, die so nicht auf dem Dokument stand, ist im Zweifel schlechter als eine, die zurückgehalten wird: Sie fällt niemandem auf, bis sie jemandem auffällt.
Die Regel lautet deshalb: Was ins XML soll, muss auf dem Dokument stehen.
Was Sie stattdessen sehen
Die Rechnung landet in der Freigabe, mit dem Hinweis, welche Angabe fehlt oder mehrdeutig ist. Sie haben zwei Wege:
- Angabe ergänzen und erneut einliefern. Wenn das Feld auf der Rechnung fehlt, gehört es dorthin, nicht in ein Nachtragsformular.
- Angabe freigeben. Wo die Information eindeutig ist, das Dokument sie nur ungünstig darstellt, bestätigen Sie sie einmal und die Rechnung läuft weiter.
Häuft sich derselbe Hinweis, liegt es an der Vorlage, nicht an der einzelnen Rechnung. Dann ist eine Änderung an der Vorlage die dauerhafte Lösung, siehe Welche Angaben eine Word-Vorlage enthalten muss.
Und wenn die Verarbeitung selbst stockt
Der Ablauf ist asynchron. Eine Störung verzögert die Verarbeitung, sie verwirft nichts: Die Rechnung bleibt in der Warteschlange und wird später konvertiert und versendet. Nichts geht dabei verloren, und nichts geht ungeprüft hinaus. Was sonst noch zur Verarbeitung zugesagt wird, steht auf der Seite Sicherheit und Aufbewahrung.
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