Müssen die Fachabteilungen für die E-Rechnung geschult werden?

Warum der Schulungsaufwand von der Lösung abhängt, nicht vom Gesetz

Die E-Rechnungspflicht verlangt kein neues Wissen von der Person, die eine Rechnung schreibt. Sie verlangt ein anderes Dateiformat am Ende der Strecke. Wie viel geschult werden muss, entscheidet sich deshalb daran, wo Sie eingreifen:

• Konvertierung hinter dem fertigen Beleg: Die Vorlage bleibt, der Ablauf bleibt, geschult wird der Weg der Datei.
• Neues Rechnungsprogramm für die Restmenge: Neue Masken, neue Stammdaten, neue Nummernkreise. Das ist eine echte Einführung, und es ist der Punkt, an dem solche Projekte am häufigsten stocken.

Die zwei Dinge, die wirklich erklärt werden müssen

Erstens: wohin die fertige Rechnung geht. Je nach Einlieferungsweg ist das gar nichts (die Rechnung liegt wie bisher im beobachteten Ordner), eine Adresse in CC, oder ein Upload. Der unauffälligste Weg ist der beste, weil er am wenigsten erklärt werden muss.

Zweitens: was bei einer angehaltenen Rechnung zu tun ist. Wenn eine Pflichtangabe fehlt, geht die Rechnung nicht still hinaus, sondern in die Freigabe. Wer sich darum kümmert und wie, sollte vorher festgelegt sein, sonst bleibt die erste angehaltene Rechnung zwei Wochen liegen.

Was sich lohnt, bevor es losgeht

Bessern Sie die Vorlagen einmal nach, statt jede Rechnung einzeln zu korrigieren. Wenn die Vorlage Leistungszeitraum, Steuersatz je Position und eindeutige Zahlungsbedingungen liefert, kommen kaum Rückfragen an die Fachabteilung zurück. Welche Felder das im Einzelnen sind, steht in Welche Angaben eine Word-Vorlage enthalten muss.

Wer den Ablauf im Ganzen durchgehen will, findet ihn in Manuell erstellte Rechnungen und die E-Rechnungspflicht.