Welche Angaben muss eine Word-Vorlage enthalten, damit daraus eine E-Rechnung wird?
Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG und zusätzlich die Felder, die EN 16931 verlangt. Die vier Lücken, an denen gewachsene Vorlagen am häufigsten scheitern, sind ein fehlender Leistungszeitraum, Skonto und Zahlungsziel nur als Freitext, ein Steuersatz, der sich nicht eindeutig einer Position zuordnen lässt, und Summen, die durch Rundung nicht aufgehen.
Zuletzt geprüft: 2026-08-31
Die Pflichtangaben, die ohnehin draufstehen sollten
Vollständiger Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Bezeichnung der Leistung, das Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, der Steuerbetrag und, wo einschlägig, der Hinweis auf eine Steuerbefreiung oder auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
Diese Liste ist keine Neuerung. Sie steht seit jeher in § 14 UStG, wird von einer Vorlage aber gerne halb erfüllt, weil ein Mensch am anderen Ende die Lücken bisher stillschweigend ausgeglichen hat.
Die vier Lücken, die in der Praxis auffallen
- Leistungszeitraum oder Leistungsdatum. Auf vielen Vorlagen steht nur das Rechnungsdatum. EN 16931 will wissen, wann geleistet wurde.
- Zahlungsbedingungen als Freitext. „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen" ist für einen Menschen eindeutig und für ein Feld nicht. Besser: Fälligkeitsdatum und Skontosatz als eigene Angaben.
- Steuersatz ohne Zuordnung. Wenn eine Rechnung 19 % und 7 % mischt, muss jede Position ihren Satz tragen, nicht nur die Summenzeile.
- Summen, die nicht aufgehen. Positionssummen, Netto, Steuer und Brutto müssen rechnerisch zusammenpassen. Bei kaufmännisch gerundeten Einzelpreisen weicht das Ergebnis oft um einen Cent ab, und die Prüfregeln akzeptieren das nicht.
Was Sie zusätzlich brauchen, wenn die Rechnung an eine Behörde geht
Die Leitweg-ID des Empfängers und eine Kontaktangabe. Beides steht auf einer gewöhnlichen Vorlage selten. Siehe Brauchen wir für Behörden ein zweites Format.
Der Vorlagen-Check in zwei Minuten
Schicken Sie eine typische Rechnung durch die Umwandlung von PDF zu ZUGFeRD. Die erzeugte E-Rechnung wird dabei gegen EN 16931 und die deutschen Regeln geprüft, und die Meldungen sagen Ihnen genau, welches Feld fehlt. Einmal die Vorlage nachbessern, und alle künftigen Rechnungen aus dieser Vorlage laufen durch.
Was hinter den Regelcodes in den Meldungen steht, können Sie im Fehler-Lexikon nachschlagen.
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