Welche Übergangsregelungen gelten 2026 und 2027?
Für den Versand gibt es zwei gestaffelte Übergänge und einen für EDI. Bis Ende 2026 darf jeder noch Papier schicken oder, mit Zustimmung des Empfängers, eine PDF. Bis Ende 2027 gilt das nur noch für Betriebe, deren Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 Euro lag. Eingespielte EDI-Verfahren dürfen ebenfalls bis Ende 2027 laufen, wenn der Empfänger zustimmt. Für den Empfang gibt es keinen Übergang: Empfangen können muss jeder seit dem 1. Januar 2025.
Zuletzt geprüft: 2026-08-31
Die drei Übergänge nebeneinander
Alle drei stehen in § 27 Abs. 38 UStG und knüpfen an das Jahr an, in dem der Umsatz ausgeführt wurde, nicht an das Datum der Rechnung.
| Bis wann | Wer | Was bleibt erlaubt |
|---|---|---|
| Umsätze bis 31.12.2026 | alle | Papier, und mit Zustimmung des Empfängers auch PDF |
| Umsätze bis 31.12.2027 | Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 Euro | dasselbe |
| Umsätze bis 31.12.2027 | wer EDI einsetzt | EDI-Rechnungen, die nicht EN 16931 entsprechen, mit Zustimmung des Empfängers |
Ab dem 1. Januar 2028 fällt alles davon weg. Dann ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft der Regelfall, für jeden.
Was in diesen beiden Jahren wirklich anders ist
Der Empfang hat keine Übergangsfrist. Er ist seit dem 1. Januar 2025 Pflicht, für jedes Unternehmen mit B2B-Umsätzen und unabhängig von der Größe. Wer 2026 also noch Papier schicken darf, muss trotzdem schon E-Rechnungen entgegennehmen können. Diese beiden Dinge werden in Gesprächen ständig vermischt.
Ihr Kunde ist unter Umständen früher dran als Sie. Es entscheidet immer der Umsatz des Rechnungsstellers, nicht der des Empfängers. Ein kleiner Betrieb kann 2027 noch Papier ausstellen und gleichzeitig von jedem größeren Lieferanten E-Rechnungen bekommen.
Die Zustimmung betrifft nur den Übergang. Sie erlaubt in diesen Jahren eine PDF statt einer E-Rechnung. Nach dem Stichtag erlaubt sie das nicht mehr, siehe Dürfen wir weiter PDF-Rechnungen schicken, wenn der Empfänger einverstanden ist.
Was der Übergang praktisch wert ist
Weniger, als er klingt. Die Frist verschiebt den Termin, nicht die Aufgabe, und die Vorarbeit ist in beiden Fällen dieselbe: herausfinden, welche Rechnungen überhaupt nicht durch das führende System laufen, und für diese Schattenrechnungen einen Weg festlegen. Dieser Teil dauert erfahrungsgemäß länger als die Umstellung selbst.
Dazu kommt ein Effekt, den die Frist nicht abdeckt: Kunden fragen früher nach E-Rechnungen, als das Gesetz es verlangt, weil ihre eigene Buchhaltung darauf umstellt. Wer erst zum Stichtag anfängt, verhandelt zwischendurch mit jedem Kunden einzeln.
Welcher der beiden Versandtermine für Sie gilt, hängt am Gesamtumsatz des Vorjahres und nicht nur am B2B-Anteil, siehe 800.000-Euro-Grenze. Ob eine bestimmte Umsatzart mitzählt und ob eine Ihrer Leistungen unter eine Ausnahme fällt, gehört zu Ihrem Steuerberater.
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