Dürfen wir weiter PDF-Rechnungen schicken, wenn der Empfänger einverstanden ist?

Woher das Missverständnis kommt

Früher galt: eine elektronische Rechnung durfte nur mit Zustimmung des Empfängers verschickt werden. Diese Zustimmungsregel steckt vielen noch in den Köpfen und wird umgekehrt gelesen, als könne man sich mit dem Kunden auf die PDF einigen.

Seit der Neuregelung ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft der Regelfall, nicht die zustimmungsbedürftige Ausnahme. Eine Zustimmung braucht nach dem Stichtag nur noch, wer in einer der verbliebenen Ausnahmen eine andere Rechnungsform wählen darf.

Was Sie dem Kunden trotzdem schicken dürfen

Ein Bild der Rechnung bleibt erlaubt, es ersetzt die E-Rechnung nur nicht. Zwei Wege sind üblich:

• ZUGFeRD. Eine einzige Datei, die für den Menschen wie die gewohnte PDF aussieht und die XML unsichtbar mitführt. Kunden, deren Buchhaltung noch manuell arbeitet, merken keinen Unterschied.
• XRechnung plus PDF-Ansicht. Wo der Empfänger reine XML verlangt, etwa eine Behörde, können Sie die Ansicht zusätzlich beilegen.

Für die meisten Empfänger ist ZUGFeRD deshalb der reibungsärmste Weg: Sie erfüllen die Pflicht, ohne beim Kunden eine Umstellung auszulösen.

Wenn die Rechnung gar nicht aus dem System kommt

Der Fall, in dem diese Frage am häufigsten gestellt wird, ist der, in dem die Rechnung in Word oder Excel entsteht und niemand ein Werkzeug hat, um daraus etwas Strukturiertes zu machen. Genau dafür gibt es die Konvertierung hinter dem fertigen Beleg: Die Rechnung entsteht weiter dort, wo sie heute entsteht, das strukturierte Format kommt dahinter.

Rechtliche Einzelfälle, etwa ob eine Ihrer Leistungen unter eine der Ausnahmen fällt, gehören zu Ihrem Steuerberater. Die Ausnahmen im Überblick stehen in Für wen die E-Rechnungspflicht ab wann gilt.