Dürfen wir 2026 noch Papierrechnungen verschicken?

Der Unterschied zwischen Papier und PDF

Er überrascht die meisten, weil er dem Gefühl widerspricht, die PDF sei der modernere Weg. Rechtlich ist Papier die schlichtere Form: In der Übergangszeit darf sie ohne Weiteres verwendet werden. Die PDF gilt dagegen als elektronische Rechnung in einem anderen Format, und dafür muss der Empfänger einverstanden sein.

In der Praxis ist die Zustimmung selten ein Streitpunkt, weil sie auch stillschweigend erfolgen kann, etwa indem der Kunde die PDF widerspruchslos bezahlt. Verlassen sollte man sich darauf nur, solange die Übergangsfrist überhaupt gilt.

Ab wann Schluss ist

• Umsätze bis 31.12.2026: Papier für alle erlaubt.
• Umsätze bis 31.12.2027: nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 Euro betrug.
• Ab 01.01.2028: im inländischen B2B-Geschäft nicht mehr.

Die Einzelheiten dazu stehen unter Welche Übergangsregelungen 2026 und 2027 gelten.

Was auch danach auf Papier bleiben darf

Die Pflicht gilt nicht für alles. Dauerhaft außerhalb stehen unter anderem:

• Rechnungen an Privatkunden. B2C ist nicht erfasst, auch nach 2028 nicht.
• Empfänger im Ausland. Erfasst sind inländische B2B-Umsätze.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Sie dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
• Kleinunternehmer. Nach § 34a UStDV sind sie vom Ausstellen einer E-Rechnung befreit. Empfangen können müssen sie trotzdem.

Ob eine Ihrer Leistungen unter eine dieser Ausnahmen fällt, ist eine Frage des Einzelfalls und gehört zu Ihrem Steuerberater. Die Ausnahmen im Überblick stehen in Für wen die E-Rechnungspflicht ab wann gilt.

Der Punkt, an dem Papier praktisch schon vorher endet

Nicht das Gesetz, sondern der Kunde. Wer selbst umgestellt hat, will keine Papierrechnung erfassen, und größere Empfänger schreiben E-Rechnungen zunehmend in ihren Einkaufsbedingungen fest. Wenn Ihre Rechnungen ohnehin in Word oder Excel entstehen, ist der kleinste Schritt, nicht die Software zu wechseln, sondern hinter die fertige Rechnung eine Umwandlung zu setzen.