Warum sollte die Rechnung aus unserer eigenen Domain kommen?

Vier Stellen, an denen der Absender zählt

• Freigabelisten in der Kreditorenbuchhaltung. Größere Empfänger nehmen Rechnungen nur von Adressen an, die freigegeben sind, oder leiten sie in einen Prüfordner. Eine neue Absenderdomain bedeutet einen neuen Vorgang beim Kunden, bevor die erste Rechnung ankommt.
• Spam-Filter. Mails mit Anhang, Zahlungsaufforderung und Bankverbindung gehören zu den strengsten geprüften überhaupt. Ein Absender, der zur bekannten Geschäftsbeziehung passt, kommt deutlich zuverlässiger an.
• Betrugsverdacht. Der bekannteste Angriff im B2B-Geschäft ist die untergeschobene Rechnung mit geänderter Bankverbindung. Wer aufmerksam ist, prüft den Absender. Eine fremde Domain ist genau das Signal, auf das er achtet.
• Antworten. Rückfragen zur Rechnung gehen dorthin, wo sie herkam. Kommt die Rechnung aus einer fremden Domain, landen Rückfragen bei einem Dritten oder im Leeren.

Was technisch dahintersteht

Damit fremde Server eine Mail als echt aus Ihrer Domain akzeptieren, braucht es Einträge in Ihrem DNS. Praktisch heißt das: Sie hinterlegen die von uns genannten Einträge, danach werden die Rechnungsmails in Ihrem Namen signiert versendet. Für den Empfänger steht Ihre Adresse im Absender, und die Prüfungen seines Mailservers gehen auf.

Wichtig ist dabei nur die Reihenfolge: Solange die Domain nicht bestätigt ist, wird nicht in Ihrem Namen versendet. Eine Mail, die behauptet, aus Ihrer Domain zu kommen, ohne dass die Einträge das decken, wäre schlechter dran als eine ehrlich fremde.

Wie weit Sie gehen wollen

Es gibt drei Stufen, und sie kosten unterschiedlich viel Aufwand:

1. Versand über unsere Infrastruktur. Nichts einzurichten, Zustell-Tracking je Rechnung. Der richtige Anfang.
2. Versand unter Ihrer Domain. Ein paar DNS-Einträge, danach steht Ihre Adresse im Absender. Ab dem Business-Tarif.
3. Versand aus Ihrer eigenen Infrastruktur, also über Microsoft 365 oder Ihren SMTP-Server. Die Mail verlässt Ihr Haus, und die Ablage bleibt bei Ihnen. Ab Enterprise, technische Einzelheiten unter Versand über Outlook oder eigenen SMTP-Server.

Für die meisten Betriebe ist Stufe zwei der Punkt, an dem der Nutzen am größten und der Aufwand noch klein ist. Stufe drei lohnt, wenn die eigene Verantwortungskette selbst das Ziel ist, etwa weil eine Sicherheitsprüfung im Einkauf danach fragt. Was dort sonst noch gefragt wird, steht unter Sicherheit und Aufbewahrung.