Verfahrensdokumentation nutzen und pflegen

Kurze Antwort: Die Verfahrensdokumentation liegt bei dir unter Einstellungen → Verfahrensdokumentation als fertiges Dokument mit deinen Betriebsdaten. Beim nächsten Betriebsprüfungstermin druckst du sie aus oder speicherst sie als PDF und legst sie vor. Belegschmied hält sie automatisch aktuell.

Nach den GoBD (Ziffer 151-155) braucht jeder Betrieb, der elektronische Belege archiviert, eine Verfahrensdokumentation. Die Prüfer fragen bei einer Betriebsprüfung gezielt danach. Fehlt sie, kann das die formelle Ordnungsmäßigkeit deiner Buchführung erschüttern und im Extremfall zu Schätzungen führen.

Was in der Verfahrensdokumentation steht

• Allgemeine Beschreibung des Betriebs und seiner Buchhaltungssysteme.
• Aufnahmeverfahren: wie werden Belege in dein System eingespielt (bei dir: Mail-Eingang, direkt-Erstellen, Foto/Scan-Upload).
• Verarbeitungsverfahren: wie werden Belege gelesen, geprüft, klassifiziert (KI-Extraktion, Freigabe-Prozesse, Rolle des Freigebers).
• Sicherungsverfahren: wie werden Belege gespeichert und geschützt (Hash-Chain, Audit-Log, Backups).
• Aufbewahrung: wo, wie lange, unter welchen Bedingungen (10 Jahre in Frankfurt, unveränderbar).
• Zugriffskontrolle: wer darf was, Rollen und Berechtigungen.
• Wartung und Änderungen: wie werden Änderungen am System dokumentiert.

Belegschmied hält alle technischen Abschnitte automatisch aktuell. Deine betriebsspezifischen Angaben (Firmenname, Anschrift, Verantwortliche) übernimmt Belegschmied aus deinen Betriebsdaten.

Was du selbst ergänzen musst

Ein paar Abschnitte sind betriebsspezifisch und kann Belegschmied nicht komplett ausfüllen:

• Verantwortliche Person für die Buchhaltung. Standardmäßig ist das der Owner, kann aber auch die Buchhaltungskraft oder der Steuerberater sein. In Einstellungen → Verfahrensdokumentation → Verantwortlicher wählst du.
• Manuelle Zwischenschritte, wenn du zusätzliche Vorgänge außerhalb Belegschmied hast (etwa Papier-Kassenbuch, das noch nicht digital ist). Als Freitext ergänzen.
• Genutzte Buchhaltungssoftware deines Steuerberaters. Trag ein, welches Programm dein Berater benutzt (DATEV, Lexoffice, Kanzlei-Rechnungswesen). Der Prüfer sieht damit die vollständige Verarbeitungskette.

Als PDF vorlegen

Auf der Seite Einstellungen → Verfahrensdokumentation oben rechts auf Als PDF speichern. Du bekommst eine druckbare Version mit Wasserzeichen, Erstellungsdatum und einer Signatur-Zeile, die du unterschreibst.

Empfehlung: einmal jährlich die Verfahrensdokumentation als PDF sichern und im eigenen Archiv ablegen. So hast du historisierte Fassungen, falls der Prüfer die Version zum Zeitpunkt einer bestimmten Rechnung sehen will.

Änderungen dokumentieren

Ändert Belegschmied wesentliche Verfahren (etwa ein neues LLM-Modell, ein anderes Archivierungsverfahren), sehen sich beide Vertragspartner das an. Aktuelle Version und Änderungshistorie stehen jederzeit in der App. Auf Wunsch kann Belegschmied dir per Mail Bescheid geben, wenn sich etwas Grundlegendes ändert.

Auch dein eigenes Handeln ist Teil der Doku: das Audit-Log führt sichtbar, wann welche Einstellung geändert wurde (etwa Freigabe an oder aus). Das ist keine separate Dokumentation, das reine Log reicht dem Prüfer.

Aktuelle Version behalten

Klick zum Abschluss auf Aktuelle Version bestätigen. Damit wirst du in der Übersicht als „Verfahrensdokumentation gepflegt und geprüft am TT.MM.JJJJ" geführt. Der Termin wird im Audit-Log festgehalten und dient bei einer Prüfung als Nachweis, dass du dich aktiv um die Doku kümmerst.

Wenn etwas nicht klappt

• „Wo ist meine Firmenanschrift auf der Verfahrensdokumentation falsch?" Du hast sie in den Betriebsdaten geändert, das Dokument zieht sie aber live. Reload der Seite, meist erledigt sich das. Wenn nicht, in den Betriebsdaten prüfen.
• „Prüfer akzeptiert die Doku nicht". Sehr selten. Häufigster Grund: der Prüfer will die Verfahrensdokumentation zu einem historischen Zeitpunkt (Beleg von vor 3 Jahren). Reich die aktuell gültige Fassung ein plus eine kurze Erklärung, dass Belegschmied die Doku live führt und sich seit Aufnahme des Vertrags keine wesentliche Änderung ergeben hat (mit Bezug auf Audit-Log-Auszug).
• „Ich habe zusätzliche manuelle Schritte, die nicht drin stehen". Freitext-Feld in Einstellungen → Verfahrensdokumentation → Zusatzangaben nutzen.

Weiter: Auf eine Betriebsprüfung vorbereiten.