Verfahrensdokumentation nutzen und pflegen

Kurze Antwort: Die Verfahrensdokumentation liegt bei Ihnen unter Einstellungen → Verfahrensdokumentation als fertiges Dokument mit Ihren Betriebsdaten. Beim nächsten Betriebsprüfungstermin drucken Sie sie aus oder speichern sie als PDF und legen sie vor. Belegschmied hält sie automatisch aktuell.

Nach den GoBD (Ziffer 151-155) braucht jeder Betrieb, der elektronische Belege archiviert, eine Verfahrensdokumentation. Die Prüfer fragen bei einer Betriebsprüfung gezielt danach. Fehlt sie, kann das die formelle Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung erschüttern und im Extremfall zu Schätzungen führen.

Was in der Verfahrensdokumentation steht

• Allgemeine Beschreibung des Betriebs und seiner Buchhaltungssysteme.
• Aufnahmeverfahren: wie werden Belege in Ihr System eingespielt (bei Ihnen: Mail-Eingang, direkt-Erstellen, Foto/Scan-Upload).
• Verarbeitungsverfahren: wie werden Belege gelesen, geprüft, klassifiziert (KI-Extraktion, Freigabe-Prozesse, Rolle des Freigebers).
• Sicherungsverfahren: wie werden Belege gespeichert und geschützt (Hash-Chain, Audit-Log, Backups).
• Aufbewahrung: wo, wie lange, unter welchen Bedingungen (10 Jahre in Frankfurt, unveränderbar).
• Zugriffskontrolle: wer darf was, Rollen und Berechtigungen.
• Wartung und Änderungen: wie werden Änderungen am System dokumentiert.

Belegschmied hält alle technischen Abschnitte automatisch aktuell. Ihre betriebsspezifischen Angaben (Firmenname, Anschrift, Verantwortliche) übernimmt Belegschmied aus Ihren Betriebsdaten.

Was Sie selbst ergänzen müssen

Ein paar Abschnitte sind betriebsspezifisch und kann Belegschmied nicht komplett ausfüllen:

• Verantwortliche Person für die Buchhaltung. Standardmäßig ist das der Owner, kann aber auch die Buchhaltungskraft oder der Steuerberater sein. In Einstellungen → Verfahrensdokumentation → Verantwortlicher wählen Sie.
• Manuelle Zwischenschritte, wenn Sie zusätzliche Vorgänge außerhalb Belegschmied haben (etwa Papier-Kassenbuch, das noch nicht digital ist). Als Freitext ergänzen.
• Genutzte Buchhaltungssoftware Ihres Steuerberaters. Tragen Sie ein, welches Programm Ihr Berater benutzt (DATEV, Lexoffice, Kanzlei-Rechnungswesen). Der Prüfer sieht damit die vollständige Verarbeitungskette.

Als PDF vorlegen

Auf der Seite Einstellungen → Verfahrensdokumentation oben rechts auf Als PDF speichern. Sie bekommen eine druckbare Version mit Wasserzeichen, Erstellungsdatum und einer Signatur-Zeile, die Sie unterschreiben.

Empfehlung: einmal jährlich die Verfahrensdokumentation als PDF sichern und im eigenen Archiv ablegen. So haben Sie historisierte Fassungen, falls der Prüfer die Version zum Zeitpunkt einer bestimmten Rechnung sehen will.

Änderungen dokumentieren

Ändert Belegschmied wesentliche Verfahren (etwa ein neues LLM-Modell, ein anderes Archivierungsverfahren), sehen sich beide Vertragspartner das an. Aktuelle Version und Änderungshistorie stehen jederzeit in der App. Auf Wunsch kann Belegschmied Ihnen per Mail Bescheid geben, wenn sich etwas Grundlegendes ändert.

Auch Ihr eigenes Handeln ist Teil der Doku: das Audit-Log führt sichtbar, wann welche Einstellung geändert wurde (etwa Freigabe an oder aus). Das ist keine separate Dokumentation, das reine Log reicht dem Prüfer.

Aktuelle Version behalten

Klicken Sie zum Abschluss auf Aktuelle Version bestätigen. Damit werden Sie in der Übersicht als „Verfahrensdokumentation gepflegt und geprüft am TT.MM.JJJJ" geführt. Der Termin wird im Audit-Log festgehalten und dient bei einer Prüfung als Nachweis, dass Sie sich aktiv um die Doku kümmern.

Wenn etwas nicht klappt

• „Wo ist meine Firmenanschrift auf der Verfahrensdokumentation falsch?" Sie haben sie in den Betriebsdaten geändert, das Dokument zieht sie aber live. Reload der Seite, meist erledigt sich das. Wenn nicht, in den Betriebsdaten prüfen.
• „Prüfer akzeptiert die Doku nicht". Sehr selten. Häufigster Grund: der Prüfer will die Verfahrensdokumentation zu einem historischen Zeitpunkt (Beleg von vor 3 Jahren). Reichen Sie die aktuell gültige Fassung ein plus eine kurze Erklärung, dass Belegschmied die Doku live führt und sich seit Aufnahme des Vertrags keine wesentliche Änderung ergeben hat (mit Bezug auf Audit-Log-Auszug).
• „Ich habe zusätzliche manuelle Schritte, die nicht drin stehen". Freitext-Feld in Einstellungen → Verfahrensdokumentation → Zusatzangaben nutzen.

Weiter: Auf eine Betriebsprüfung vorbereiten.