Das Ereignisprotokoll lesen

Kurze Antwort: Im Menüpunkt Ereignisprotokoll sehen Sie eine chronologische Liste aller Vorgänge in Ihrem Workspace: wer wann welche Rechnung angelegt, geändert, freigegeben oder verschickt hat. Sie können nach Zeitraum, Nutzer, Ereignistyp und Beleg filtern.

Das Ereignisprotokoll ist die technische Seite Ihrer Verfahrensdokumentation. Es zeigt, dass Belegschmied bei jedem Vorgang Zeitstempel und Verantwortliche sauber festhält.

Was drin steht

Jeder Eintrag hat:

• Zeitstempel (sekundengenau, in deutscher Zeit).
• Nutzer (Name und E-Mail, oder „System" bei automatischen Vorgängen).
• Ereignistyp (z. B. „Rechnung angelegt", „Freigegeben", „Versendet", „Einstellung geändert").
• Bezug (Rechnungsnummer, Lieferant, Kunde).
• Detail-Payload (JSON mit den geänderten Feldern, ausklappbar).
• Hash (SHA-256, Teil der Hash-Chain).

Wozu Sie das brauchen

• Rückverfolgung: „Wer hat gestern die Rechnung 2026-042 versendet?" oder „Warum steht der Betrag bei diesem Beleg jetzt anders?"
• Betriebsprüfung: Nachweis, dass ein bestimmter Vorgang mit korrektem Zeitstempel dokumentiert ist.
• Fehler-Analyse: „Warum hat die Automatik diese Rechnung blockiert?" Der Eintrag zum Blocking zeigt die konkrete Validierungsregel, die angeschlagen hat.
• Compliance: DSGVO-Anfragen, wo dokumentiert werden muss, wann welche Daten verarbeitet oder gelöscht wurden.

Filter setzen

Auf der Ereignisprotokoll-Seite gibt es Filter für:

• Zeitraum (Standard: letzte 30 Tage).
• Ereignistyp (Rechnung, Freigabe, Einstellung, Login, Team-Änderung).
• Nutzer (per Dropdown).
• Beleg (Rechnungsnummer oder Beleg-ID).

Filter kombinieren funktioniert. „Alle Freigaben von Anna in den letzten 90 Tagen" ist eine typische Anfrage vor einer internen Prüfung.

Exportieren

Rechts oben auf Als CSV exportieren oder Als PDF speichern. CSV ist die Standardform für weitere Verarbeitung, PDF ist die Form für Prüfer und Akten.

Der Export enthält alle sichtbaren Spalten plus den Hash. Damit lässt sich außerhalb der App verifizieren, dass Einträge nicht manipuliert wurden.

Hash-Chain und Konsistenzprüfung

Jeder Eintrag hat einen Hash, der den vorigen Eintrag mit einschließt. Wer die Chain manipulieren wollte, müsste alle nachfolgenden Hashes neu berechnen und in die Datenbank zurückschreiben, was aus der App heraus unmöglich ist und in der DB von uns nachträglich sichtbar bliebe.

Zum Nachweis: Einstellungen → Archiv → Integrität prüfen rechnet die Chain durch und meldet „konsistent" oder „gebrochen". Ein Report-PDF fällt raus, das Sie als Nachweis mitgeben können.

Was NICHT drinsteht

• Reine Lesevorgänge. Wer eine Rechnung nur angeschaut hat, ohne etwas zu ändern, wird nicht separat protokolliert. Der Login und die Sitzungsdauer schon.
• Chatnachrichten und Kommentare stehen in einem eigenen Kommentar-Log am Beleg, nicht im Haupt-Ereignisprotokoll.
• Systeminterne Diagnostik (Datenbank-Statistiken, Backup-Läufe). Die läuft in unserem Ops-Log, nicht in Ihrem Workspace-Log.

Wenn etwas nicht klappt

• „Ereignis fehlt". Prüfen Sie die Filter. Der Standard-Filter zeigt oft nur die letzten 30 Tage, ältere Ereignisse liegen weiter zurück.
• „Zeitstempel wirkt falsch". Alle Zeiten sind Europa/Berlin. Bei Sommerzeit-Wechsel kann eine Stunde am Übergangstag verschoben wirken.
• „Nutzer heißt System, obwohl ich gerade etwas gemacht habe". Manche Vorgänge (Automatik, geplante Läufe) laufen unter der Kennung „System" auch dann, wenn sie durch Ihr Handeln ausgelöst wurden. Die verantwortliche Nutzer-Aktion steht im vorigen Eintrag.

Der Weg zu Datenschutz-Themen: Wer darf meine Adressen nutzen.