Daten für den Steuerberater exportieren (DATEV)

Kurze Antwort: Im Menüpunkt Export → DATEV wählst du den Zeitraum (Monat, Quartal, Jahr), setzt einen Häkchen bei den gewünschten Belegarten und klickst „ZIP exportieren". Das Paket enthält eine DATEV-XML-Datei und die Original-Belege. Dein Steuerberater importiert es in DATEV Unternehmen online oder in Kanzlei-Rechnungswesen.

Der DATEV-Export ist der Standard-Weg, wenn dein Steuerberater DATEV nutzt. Für andere Buchhaltungsprogramme gibt es Alternativen (siehe unten).

Voraussetzung: Kontenrahmen zuordnen

Damit DATEV die Rechnungen sauber verbuchen kann, muss jede Rechnung einem Konto und einem Steuerschlüssel zugeordnet sein. Belegschmied schlägt Konten automatisch vor, gestützt auf den Lieferanten und die Art der Leistung. Du prüfst die Zuordnung einmalig in der Rechnungs-Detailansicht.

Für neue Betriebe: Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) im Onboarding oder unter Einstellungen → Buchhaltung → Kontenrahmen wählen. Die häufigsten Konten sind vorbelegt.

Export durchführen

1. Öffne Export → DATEV (Menüpunkt sichtbar für Owner und Admin).
2. Wähle den Zeitraum. Standard ist der letzte abgeschlossene Monat.
3. Setz Häkchen bei:
   • Eingangsrechnungen (empfohlen)
   • Ausgangsrechnungen (empfohlen)
   • Nur bereits freigegebene (empfohlen, sonst wandern auch offene Belege mit)
4. Klick auf ZIP herunterladen.
5. Übergib die ZIP-Datei deinem Steuerberater, per Mail, DATEV-Belegupload oder Fileshare.

Was im ZIP enthalten ist

• Eine XML-Datei im DATEV-Rechnungswesen-Format (Version 8 oder aktueller).
• PDF-Kopien aller Belege, benannt nach Rechnungsnummer.
• Eine Manifest-Datei (CSV) mit einer Zeile pro Beleg für den Steuerberater-Import.
• Prüfhashes zur Konsistenz-Verifikation.

Wie oft?

Übliche Rhythmen:

• Monatlich, direkt nach Monatsende. Am praktischsten für die laufende Buchhaltung.
• Quartalsweise, wenn du oder dein Steuerberater es so vereinbart habt.
• Jährlich, nur bei ganz kleinen Betrieben mit wenigen Rechnungen und Jahresabschluss beim Steuerberater.

Belegschmied kann den Export automatisch monatlich per Mail an deinen Steuerberater verschicken. In Einstellungen → Export → Automatik trägst du die Zieladresse ein.

Für Steuerberater, die nicht DATEV nutzen

• Lexoffice. Nutz den Lexoffice-Import per API oder per CSV. Belegschmied bietet einen Lexoffice-CSV-Export im selben Menü.
• sevDesk. Ähnlich, sevDesk-CSV verfügbar.
• Buchhaltungsbutler, Papierkram, ADDISON. Standard-CSV-Export tut es, jedes dieser Systeme akzeptiert eine Rechnungsliste mit den Standardfeldern (Datum, Nummer, Konto, Steuersatz, Netto, Brutto).
• BMD. Wird über den DATEV-Weg oder über einen dedizierten BMD-CSV-Export bedient.

Wenn etwas nicht klappt

• Steuerberater meldet: „Konto nicht zugeordnet". In Belegschmied eine oder mehrere Rechnungen ohne Kontenzuweisung. In der Rechnungs-Detailansicht Konto ergänzen, neuen Export ziehen.
• „Doppelter Buchungsstoff". Du hast den Export zweimal geschickt oder derselbe Beleg ist zweimal drin. Datenprüfung im Steuerberater-Programm, gegebenenfalls den letzten Export widerrufen.
• „Export ist leer". Prüf den gewählten Zeitraum. Wenn du nach einem sehr aktuellen Datum exportierst und noch keine Rechnung erfasst wurde, ist die Datei natürlich leer.
• „DATEV meldet Formatfehler". Ganz selten. Bitte an support@belegschmied.de mit der ZIP-Datei und der DATEV-Fehlermeldung, dann prüfen wir konkret.

Weiter: Verfahrensdokumentation für die formale Seite bei einer Betriebsprüfung.