Daten für den Steuerberater exportieren (DATEV)

Kurze Antwort: Im Menüpunkt Export → DATEV wählen Sie den Zeitraum, setzen ein Häkchen bei den gewünschten Belegarten und laden das ZIP herunter. Das Paket enthält die Belege selbst und eine Begleitliste als CSV. Ihr Steuerberater importiert es in DATEV Unternehmen online oder in Kanzlei-Rechnungswesen.

Ein Punkt vorweg, weil er die Erwartung bestimmt: Der Export ist ein Belegtransfer, kein Buchungsstapel. Er liefert die Belege sauber benannt und mit den Metadaten, die für die Zuordnung nötig sind. Kontiert und gebucht wird in der Kanzlei.

Export durchführen

1. Öffnen Sie Export → DATEV.
2. Wählen Sie den Zeitraum, „Von" und „Bis".
3. Setzen Sie Häkchen bei Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen oder beiden.
4. Starten Sie den Export. Er läuft im Hintergrund; sobald das ZIP fertig ist, steht es in der Liste darunter zum Download.
5. Übergeben Sie die ZIP-Datei Ihrem Steuerberater, per Mail, DATEV-Belegupload oder Fileshare.

Der Export ist in allen bezahlten Tarifen enthalten. Auch wenn Sie kein aktives Abo mehr haben, aber noch Belege bei uns liegen, können Sie ihn weiter ziehen: Ihre Aufbewahrungspflicht endet nicht mit dem Abo.

Was im ZIP enthalten ist

• Die Belege unter belege/, benannt nach Rechnungsnummer mit dem Präfix AR für Ausgangs- und ER für Eingangsrechnungen. Ausgangsbelege sind die erzeugte E-Rechnung, also eine ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML oder eine XRechnungs-XML. Eingangsbelege sind die Originaldatei.
• belege.csv, die Begleitliste mit einer Zeile pro Beleg: Belegnummer, Belegdatum, Buchungstext, Brutto, Netto, Steuerbetrag, Steuersatz, Steuerschlüssel, Belegart, Debitoren- bzw. Kreditorennummer und der Pfad zum Belegbild. Semikolongetrennt und UTF-8 mit BOM, damit deutsches Excel sie ohne Nachfrage richtig öffnet.
• README.txt mit Mandant, Zeitraum, Belegzahl und Importweg für die Kanzlei.

Die Steuerschlüssel in der Begleitliste sind konventionell vergeben: 9 für 19 Prozent, 8 für 7 Prozent, 0 für steuerfrei. Bei Eingangsrechnungen bleiben Steuersatz und Schlüssel leer, weil die Vorsteuerbehandlung eine Buchungsentscheidung ist.

Den vollständigen Aufbau samt Spaltentabelle beschreibt der DATEV-Integrations-Guide.

Wie oft?

Übliche Rhythmen:

• Monatlich, direkt nach Monatsende. Am praktischsten für die laufende Buchhaltung.
• Quartalsweise, wenn Sie oder Ihr Steuerberater es so vereinbart haben.
• Jährlich, nur bei ganz kleinen Betrieben mit wenigen Rechnungen.

Einen automatischen Versand gibt es nicht: Sie lösen den Export aus, wenn Sie ihn brauchen. Ziehen Sie ihn erst, wenn die Freigaben des Zeitraums erledigt sind, denn der Export nimmt den Zeitraum so, wie er ist.

Wenn Ihr Steuerberater kein DATEV nutzt

Es gibt keine eigenen Exportformate für andere Buchhaltungsprogramme. Für sie ist die Begleitliste der Weg: belege.csv ist eine gewöhnliche Rechnungsliste mit Datum, Nummer, Beträgen und Steuersatz und lässt sich in jedes Programm und in Excel einlesen. Die Belege selbst sind E-Rechnungen nach EN 16931 und damit ohnehin maschinenlesbar, unabhängig von der Software der Kanzlei.

Wenn etwas nicht klappt

• Steuerberater meldet „Konto nicht zugeordnet". Das ist ein Erwartungsfehler: Der Export kontiert nicht, Belegschmied kennt Ihren Kontenrahmen nicht. Die Kontierung erfolgt in der Kanzlei; die Begleitliste liefert dafür die Zuordnungsdaten.
• Debitoren- oder Kreditorennummer fehlt. Für diesen Kunden oder Lieferanten ist noch keine vergeben. In den Stammdaten der App nachsehen und ergänzen, dann neu exportieren.
• „Doppelter Buchungsstoff". Sie haben denselben Zeitraum zweimal übergeben. Mit der Kanzlei abstimmen, welcher Export gilt.
• „Export ist leer". Prüfen Sie Zeitraum und Häkchen. Wenn im gewählten Zeitraum kein Beleg der gewählten Art liegt, ist das Paket leer.
• Ein Beleg fehlt zum CSV-Eintrag. Die Datei wurde gelöscht, weil für den Arbeitsbereich die Archivierung deaktiviert ist. Einstellung prüfen.

Weiter: Verfahrensdokumentation für die formale Seite bei einer Betriebsprüfung.