Auf eine Betriebsprüfung vorbereiten

Kurze Antwort: Vor dem Termin lege dir aus Belegschmied bereit: Verfahrensdokumentation als PDF, DATEV-Export für den Prüfzeitraum, Zugang für den Prüfer über den Prüfer-Zugang, und einen Ausdruck des Ereignisprotokolls. Damit deckst du die häufigsten Prüferanfragen ab.

Eine Betriebsprüfung ist selten. Wenn sie kommt, willst du nicht wochenlang Belege suchen. Der folgende Ablauf gibt dir eine ruhige Vorbereitung.

Was der Prüfer typischerweise sehen will

• Verfahrensdokumentation nach GoBD.
• Belege chronologisch, ein- und ausgehend, mit erkennbarer Nummerierung.
• Buchhaltungs-Export (bei dir: DATEV oder gleichwertig) zum Abgleich mit den Belegen.
• Nachweis der Unveränderbarkeit (Hash-Chain, Audit-Log).
• Rechnungen zu bestimmten Vorgängen, oft Stichproben von Baustellen, Projekten oder Steuersonderfällen.
• Bei elektronischen Belegen den Nachweis, dass der digitale Beleg dem Original entspricht (bei ZUGFeRD ist das trivial, bei Papier-Scans über die zeitnahe Erfassung).

Vorbereitung, sechs Wochen vor dem Termin

1. Prüfzeitraum kennen. Meist die letzten drei Jahre.
2. Verfahrensdokumentation aktualisieren. In Einstellungen → Verfahrensdokumentation auf „Aktuelle Version bestätigen" klicken. Neues PDF ziehen.
3. DATEV-Export für den Prüfzeitraum als ZIP anfertigen. Auch wenn dein Steuerberater die Buchhaltung führt: eine eigene Kopie vorhalten schadet nicht.
4. Ereignisprotokoll für den Prüfzeitraum exportieren. Auf der Seite Ereignisprotokoll findest du den Weg.
5. Konsistenz-Check der Hash-Chain laufen lassen (Einstellungen → Archiv → Integrität prüfen). Das erzeugt ein Report-PDF, das du für den Prüfer bereitlegst.

Vorbereitung, eine Woche vor dem Termin

1. Prüfer-Zugang anlegen unter Einstellungen → Prüfer-Zugang. Trag den Namen und die Prüf-ID der Betriebsprüferin oder des Prüfers ein. Belegschmied erzeugt einen zeitlich befristeten Read-only-Login.
2. Klärt vor dem Termin mit dem Prüfer, ob er in der App direkt schaut oder ob du Belege gebündelt ausdrucken sollst. Beide Wege sind möglich.
3. Papiere sortieren, die nicht in Belegschmied liegen (Verträge, Steuerbescheide, andere Akten). Belegschmied deckt nur die Rechnungsseite ab.

Am Prüfungstag

• Prüfer-Zugang aktiv.
• Verfahrensdokumentation als Ausdruck oder PDF greifbar.
• Steuerberater informiert.
• Ruhiger Kaffee.

Der Prüfer wird typischerweise Stichproben ziehen. Bei jeder Stichprobe sollte in Belegschmied binnen Sekunden die Rechnung, die zugehörige Buchung im Export und der Freigabeprozess auffindbar sein. Weil Belegschmied das alles verknüpft ablegt, klappt das im Regelfall.

Was der Prüfer NICHT bekommen soll

• Zugriff auf offene Rechnungen und Entwürfe außerhalb des Prüfzeitraums.
• Zugriff auf laufende Freigaben und Chatverläufe mit Kunden.
• Zugriff auf die Einstellungen.

Der Prüfer-Zugang ist genau darauf abgestimmt: er darf nur archivierte Belege im Prüfzeitraum lesen, kein Schreiben, kein Sehen von Einstellungen, kein Zugang zu Team-Daten.

Häufige Prüfer-Fragen und wie du sie beantwortest

• „Zeigen Sie mir die Belege zu Rechnung Nr. XY." In Belegschmied Suche → Rechnungsnummer eingeben. Beleg mit Verlauf und Freigabestand kommt.
• „Wie stellen Sie sicher, dass Rechnungen nicht nachträglich verändert wurden?" Verfahrensdokumentation, Abschnitt Sicherungsverfahren. Plus Hash-Chain-Report.
• „Wer hat diesen Beleg freigegeben?" Audit-Log-Eintrag zum Beleg zeigt Nutzer und Zeitpunkt.
• „Wo genau werden die Daten gespeichert?" In Frankfurt am Main bei Supabase Inc., unter AVV nach Art. 28 DSGVO. Steht auch in der Verfahrensdokumentation.
• „Können Sie uns eine XML-Rechnung im Original geben?" Ja, aus dem Archiv exportierbar, das Original ist die vom Lieferanten geschickte XML.

Wenn etwas nicht klappt

• Prüfer bekommt keinen Zugang. Der Prüfer-Zugang hat ein Ablaufdatum. Prüf Einstellungen → Prüfer-Zugang und verlängere ihn.
• Rechnung fehlt in Belegschmied. Der Beleg ist außerhalb Belegschmied entstanden (etwa Papierrechnung, die nie hochgeladen wurde). Nachreichen und im Kommentar dokumentieren, warum er nachträglich erfasst wurde.
• Hash-Chain-Fehler. Sehr selten. Sofort an support@belegschmied.de, wir klären umgehend. Ein Report samt Ursache brauchen wir zeitnah, um den Nachweis zur Prüfung zu erbringen.

Weiter: Das Ereignisprotokoll lesen.