XRechnung erstellen: Schritt-für-Schritt Anleitung

Wer nach „XRechnung erstellen" sucht, will meist nur eines wissen: Wie bekomme ich meine Rechnung gesetzeskonform in ein Format, das der Empfänger akzeptiert – ohne meinen gewohnten Ablauf über den Haufen zu werfen? Dieser Leitfaden erklärt, was XRechnung wirklich ist, welche Pflichten ab 2027/2028 greifen, welche vier praktischen Wege es gibt und woran die meisten Betriebe scheitern.

Was ist XRechnung? Definition und Unterschied zu ZUGFeRD

Die XRechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931. Sie besteht aus reiner XML – also maschinenlesbaren Datensätzen, nicht aus einer optisch aufbereiteten Seite. Ursprünglich wurde sie für öffentliche Aufträge (B2G) entwickelt und wird ab 2027/2028 auch im B2B-Bereich relevant.

XRechnung vs. ZUGFeRD – wann brauche ich welches Format?

Der wichtigste Unterschied: XRechnung ist reines XML. ZUGFeRD ist eine PDF/A-3 mit eingebetteter XML – für den Menschen lesbar wie eine PDF, für die Maschine gleichzeitig strukturiert. Beide erfüllen die EN 16931 und sind rechtlich gleichwertig.

Für Behörden ist XRechnung teils vorgeschrieben. Für den B2B-Alltag im Handwerk ist ZUGFeRD der praktischere Standard, weil Ihr Geschäftspartner die Rechnung auch einfach ansehen kann. Welches Format zu Ihrem Betrieb passt, klärt der Vergleich ZUGFeRD oder XRechnung.

XRechnung 3.0 – aktuelle Version und Rückwärtskompatibilität

Aktuell gilt die Version XRechnung 3.0 (basierend auf UBL 2.1 bzw. UN/CEFACT). Wer ein System nutzt, das gepflegt wird, muss sich um Versionssprünge nicht kümmern – die Aktualisierung läuft im Hintergrund. Bei manuellen Tools oder Excel-Vorlagen liegt die Verantwortung dagegen bei Ihnen.

Gesetzliche Pflicht: Wann muss ich XRechnungen schreiben?

Versandpflicht ab 2027/2028 – Fristen nach Betriebsgröße

Die Versandpflicht kommt gestaffelt: Betriebe mit über 800.000 € Vorjahresumsatz (2026) müssen ab 2027 E-Rechnungen im B2B versenden. Alle übrigen folgen ab 2028. Die genaue Einordnung finden Sie in unserer Übersicht zur E-Rechnung-Pflicht 2027 oder 2028.

Empfangspflicht seit 01.01.2025

Was viele übersehen: Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 01.01.2025. Ihr Betrieb muss E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können – unabhängig von der Größe. Ein einfaches E-Mail-Postfach genügt formal für den Eingang, für die Verarbeitung braucht es aber ein Verfahren.

Ausnahmen: Kleinbeträge, B2C, Kleinunternehmer, steuerfreie Leistungen

Ausgenommen sind unter anderem:

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
B2C-Rechnungen an Privatkunden
bestimmte steuerfreie Leistungen nach §4 UStG

Kleinunternehmer müssen zwar empfangen, aber nach aktuellem Stand nicht selbst versenden. Details dazu im Beitrag zu allen Ausnahmen der E-Rechnungspflicht.

BMF-Schreiben und amtliche Vorgaben

Die verbindliche Auslegung kommt vom Bundesfinanzministerium. Was das aktuelle BMF-Schreiben für die Praxis bedeutet, haben wir in einem eigenen Artikel aufbereitet. Den Normtext selbst pflegt die KoSIT.

XRechnung erstellen – die praktischen Wege

Weg 1: Online-Generator und kostenlose Tools

Kostenlose Generatoren (etwa PDF24 oder unser E-Rechnung-Tool) funktionieren gut für gelegentliche Einzelrechnungen. Sie geben Absender, Empfänger und Positionen ein und erhalten eine fertige Datei. Der Haken: Jede Rechnung ist Handarbeit, und ohne integrierte Prüfung schleichen sich Fehler ein.

Weg 2: Excel-Vorlage für XRechnung 3.0 (UBL 2.1)

Es gibt Excel-Vorlagen, die eine XRechnung 3.0 im UBL-Format erzeugen. Sinnvoll für technisch affine Nutzer mit wenigen, ähnlichen Rechnungen. Grenzen: Umlaut-Kodierung, Pflichtfeld-Logik und Versionspflege müssen Sie selbst im Griff behalten.

Weg 3: Rechnungssoftware mit XRechnung-Export

Etablierte Programme wie easybill, lexoffice oder sevDesk bieten einen XRechnung- oder ZUGFeRD-Export direkt beim Rechnungsschreiben. Ideal für Betriebe, die ohnehin umsteigen wollen – aber ein Systemwechsel mit Einarbeitung.

Weg 4: PDF-zu-E-Rechnung-Automatisierung (CC-Workflow)

Der schonendste Weg für alle, die ihre gewohnte Arbeitsweise behalten wollen: Sie schreiben Ihre Rechnung wie immer (Word, Ihr altes Programm) und verschicken sie als PDF per E-Mail. Die Belegschmied-Adresse setzen Sie in CC – rund 90 Sekunden später liegt die fertige EN-16931-Rechnung beim Empfänger. Kein Software-Wechsel, keine Umstellung. Ein ehrlicher Vergleich der Ansätze steht in Welche Lösung passt zu welchem Betrieb.

Branchenspezifische Anforderungen

Handwerksbetriebe (Maler, Tischler, SHK, Elektrik, Dach, Bau, GaLaBau, Kfz) haben typische Besonderheiten: Teilleistungen, Abschlagsrechnungen, Gewährleistungsangaben und §13b-Reverse-Charge im Bau. Vorkonfigurierte Profile nehmen diese Arbeit ab.

Anwaltskanzleien müssen §9 RVG (Vorschuss), Gebührentatbestände und Mandantendaten sauber abbilden. Details im Beitrag E-Rechnung für Anwaltskanzleien.

Arzt- und Zahnarztpraxen stehen vor der Frage, was überhaupt in die E-Rechnung darf: reine Heilbehandlungen sind meist steuerfrei, IGeL-Leistungen nicht – und der Patientendatenschutz (DSGVO) muss gewahrt bleiben.

Steuerberater rechnen Beratungsleistungen nach StBVV ab und unterliegen dem Geheimnisschutz. Online-Händler (eBay, Etsy, Shopify, Amazon) müssen B2C und B2B trennen – Pflicht besteht nur bei Geschäftskunden.

Kleinunternehmer und Freiberufler profitieren von Vereinfachungen: Empfangspflicht ja, Versandpflicht nach aktuellem Stand nein.

Häufige Fehler beim XRechnung erstellen

PDF-XML-Abweichungen

Der Klassiker bei ZUGFeRD: Die PDF zeigt optisch 1.190 €, in der eingebetteten XML steht aber 1.109 € – ein Zahlendreher, den niemand sieht, bis der Empfänger prüft. Auch falsch kodierte Umlaute (aus „Müller" wird „MÃ¼ller") sind häufig. Mehr dazu unter ZUGFeRD-Falle: Wenn PDF und XML nicht übereinstimmen.

Fehlende Pflichtfelder

Immer erforderlich sind unter anderem Leitweg-ID (bei Behörden), Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer, korrekte Steuerkategorien und Zahlungsangaben. Weitere Felder sind kontextabhängig. Die häufigsten Stolpersteine sammelt der Beitrag zu den EN-16931-Fallstricken.

Stornierungen und Korrekturen

Eine Stornorechnung ist kein einfaches „Minus" – sie verweist strukturiert auf das Original. Was Storno, Gutschrift und Korrekturrechnung unterscheidet, erklärt E-Rechnung stornieren. Für §13b-Fälle siehe Reverse Charge in der E-Rechnung.

Zahlungsbedingungen und Rabatte

Skonto, Frühzahlerrabatt und Zuschläge müssen in eigenen XML-Feldern (z. B. AllowanceCharge) stehen – nicht nur als Fließtext. Sonst rechnet das Empfängersystem falsch.

Kontaktdaten und Identifikatoren

GLN, DUNS und Leitweg-ID sind je nach Empfänger Pflicht oder optional. Steuernummer bzw. USt-IdNr. gehören immer hinein, im richtigen Format.

Validierung und Fehlerbehandlung

Die Validierung prüft die XML gegen die EN-16931- und KoSIT-Regeln und erzeugt einen Prüfbericht mit Fehlerklassen. Sie sollten jede Rechnung vor dem Versand validieren – kostenlos etwa mit unserem Validierungs-Tool.

Wichtig ist ein intelligenter Fehler-Stopp: Bei Unklarheiten sollte das System anhalten, statt eine womöglich falsche Summe still zu übernehmen. Belegschmied stoppt bewusst bei Unstimmigkeiten und meldet sich, statt blind durchzuwinken. Verständlichkeit geht vor Geschwindigkeit. Typische Meldungen beziehen sich auf fehlende Pflichtfelder oder inkonsistente Steuerbeträge – die Behebung ist meist ein korrigiertes Feld und ein erneuter Durchlauf.

Archivierung und GoBD-konforme Speicherung

E-Rechnungen unterliegen der GoBD: mindestens 10 Jahre aufbewahren, unveränderbar, mit Audit-Trail. Belegschmied archiviert Ein- und Ausgang automatisch und revisionssicher, sichert Dateien per SHA-256-Hash gegen nachträgliche Änderung ab und liefert die Grundlage für Ihre Verfahrensdokumentation. Wie das im Detail funktioniert, steht im Beitrag zur automatischen GoBD-Archivierung.

Bei einer Betriebsprüfung will der Prüfer die Rechnung, den Nachweis der Unveränderbarkeit und Ihre Verfahrensdokumentation sehen – all das entsteht dann automatisch im Hintergrund.

XRechnung versenden – technische und rechtliche Anforderungen

Der Versand läuft je nach Empfänger über E-Mail, Portal, EDI oder API. Im B2B ist die E-Mail mit angehängter Datei der übliche Weg. Achten Sie auf Rückmeldungen: Ein Bounce oder eine Ablehnung wegen Validierungsfehler beim Empfänger muss auffallen, sonst gilt die Rechnung womöglich als nicht zugegangen.

Eine qualifizierte digitale Signatur ist im B2B in der Regel nicht Pflicht – die Echtheit wird über innerbetriebliche Kontrollverfahren sichergestellt. Am komfortabelsten ist es, Empfang, Versand und Rückmeldung in einem System zu bündeln, statt zwischen mehreren Werkzeugen zu wechseln.

XRechnung vs. Alternativen: Kosten und Aufwand

Kostenlose Tools kosten nichts an Gebühren, aber Zeit – jede Rechnung ist Handarbeit, jeder Übertragungsfehler ein Risiko. Eine Branchenlösung mit Vorkonfiguration spart Zeit und verhindert teure Fehler. Als Faustregel: Ab etwa 10 bis 15 Rechnungen im Monat rechnet sich eine Automatisierung, weil die eingesparte Arbeitszeit die monatlichen Kosten übersteigt.

Praktischer Workflow: Von der PDF zur validierten XRechnung

Schritt für Schritt: CC-Workflow mit Belegschmied

Rechnung wie gewohnt in Word oder Ihrem Programm schreiben.
Als PDF per E-Mail an den Kunden senden – Belegschmied-Adresse in CC.
Nach ca. 90 Sekunden erhält der Empfänger die validierte EN-16931-Rechnung, Sie das Archiv-Exemplar.

Kein Konverter-Hopping, kein Umlernen. Wer weiterhin mit Word arbeiten will, findet den ehrlichen Ablauf unter E-Rechnung erstellen mit Word.

Alternative Workflows

Für Betriebe mit hohem Volumen gibt es direkte Eingabe, Import und API-Anbindung. Schlägt eine Umwandlung fehl, benachrichtigt das System verständlich, statt eine falsche Rechnung zu verschicken – Sie bessern nach und senden erneut. Über ein Status-Dashboard sehen Sie, wer welche Rechnung wann erhalten hat.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich weiterhin Word-Rechnungen nutzen? Ja. Der CC-Workflow lässt Ihre bestehende Arbeitsweise unangetastet – die Umwandlung passiert automatisch.

Was kostet XRechnung erstellen und versenden? Mit einfachen Online-Tools kostenlos, aber manuell. Automatisierte Lösungen liegen meist im Bereich weniger Euro bis rund 30–50 € pro Monat. Aktuelle Konditionen finden Sie unter Preise.

Kann ich mehrere Formate versenden? Ja. Viele Systeme erzeugen ZUGFeRD und XRechnung; für das Handwerk ist ZUGFeRD der Standard.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen ins Ausland? Nein – die Versandpflicht betrifft nur inländische B2B-Rechnungen mit deutschem Empfänger.

Was passiert, wenn ich die Frist nicht einhalte? Es drohen Ordnungswidrigkeiten und im Zweifel Probleme beim Vorsteuerabzug des Empfängers. Weitere Antworten in unserer FAQ.

Kann mein Steuerberater helfen? Ja – Beratung, teils auch Archivierung und Versand lassen sich über die Kanzlei abwickeln.

Zusammenfassung und nächste Schritte

Bis wann was? Empfang muss seit 2025 stehen. Versand wird 2027 (über 800.000 € Umsatz) bzw. 2028 (alle übrigen) Pflicht. Nutzen Sie die Zeit bis dahin als Testphase.

Welche Lösung passt? Ein-Mann-Betrieb mit wenigen Rechnungen: kostenlose Tools reichen anfangs. Etablierter Workflow, kein IT-Interesse, regelmäßiges Volumen: Automatisierung per CC-Workflow. Ohnehin Software-Wechsel geplant: Rechnungsprogramm mit Export.

Kostenlos testen: Sie können Belegschmied 30 Tage ohne Kreditkarte ausprobieren – Rechnung wie gewohnt schreiben, uns in CC setzen, den Rest übernimmt das System. Einstieg und weitere Praxisartikel finden Sie auf der Startseite und im Blog.