BR-CO-25: Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingungen fehlen

Diese Regel trifft ZUGFeRD und XRechnung gleichermaßen und gehört zu den häufigsten Beanstandungen überhaupt.

Was die Regel verlangt

Wenn der zu zahlende Betrag größer als null ist, muss die Rechnung mindestens eine der beiden folgenden Angaben enthalten: ein konkretes Fälligkeitsdatum (BT-9) oder eine Zahlungsbedingung im Textfeld BT-20. Beides zusammen ist erlaubt, keines von beidem nicht.

Warum sie in der Praxis bricht

Der typische Fall ist eine Rechnung, auf der zwar „zahlbar sofort ohne Abzug" oder „Zahlung innerhalb von 14 Tagen" steht, aber nur als Fließtext im Layout. Wenn diese Zeile beim Erzeugen der E-Rechnung nicht ins Feld BT-20 übernommen wird, ist sie für den Validator nicht vorhanden.

Ein zweiter Fall sind Rechnungen ohne jede Zahlungsangabe, weil zwischen den Beteiligten ohnehin klar ist, wie gezahlt wird. Für die maschinelle Verarbeitung ist das nicht klar: Das Empfängersystem kann ohne Datum oder Bedingung keine Zahlungsfrist berechnen und damit auch keine Mahnstufe.

Beachte außerdem: Bei Gutschriften und in Fällen, in denen nichts mehr zu zahlen ist, etwa weil Abschlagszahlungen den Betrag ausgleichen, greift die Regel nicht. Sie prüft ausdrücklich nur, ob der offene Betrag positiv ist.

Wie du den Fehler behebst

Am robustesten ist ein echtes Fälligkeitsdatum. Es ist eindeutig, maschinell auswertbar und ersetzt jede Formulierung. Wenn du mit Zahlungszielen arbeitest, die sich am Rechnungsdatum orientieren, reicht auch die Zahlungsbedingung als Text.

Wichtig für die Praxis: Nimm die Formulierung dauerhaft in deine Rechnungsvorlage auf, statt sie einzeln nachzutragen. Ein fester Satz wie „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug" in der Vorlage erledigt diese Regel für alle künftigen Rechnungen.

Wenn du Skonto gewährst, sieh dir zusätzlich BR-DE-18 an. Skonto verlangt bei der XRechnung ein streng vorgegebenes Format und ist der häufigste Folgefehler an genau dieser Stelle.