BR-CO-26: Keine eindeutige Kennung des Verkäufers

Diese Regel ist der Grund, warum viele Rechnungen von Kleinunternehmern durchfallen, und sie ist zugleich diejenige, bei der die meisten Betriebe zunächst am falschen Feld drehen.

Was die Regel verlangt

Die Rechnung muss mindestens eine von drei Kennungen des Verkäufers enthalten: eine Verkäufer-Kennung (BT-29), eine Handelsregister- oder vergleichbare Registernummer (BT-30) oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (BT-31). Welche davon, ist der Norm gleichgültig, es muss nur mindestens eine vorhanden sein. Ziel ist, dass das System des Empfängers den Lieferanten automatisch einem Stammsatz zuordnen kann.

Warum sie in der Praxis bricht

Der häufigste Fall sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Sie haben keine USt-IdNr., weil sie keine benötigen, und lassen das Feld folgerichtig leer. Wenn dann auch keine Registernummer hinterlegt ist, greift keine der drei Alternativen.

Ein zweiter Fall betrifft Betriebe, die zwar eine Steuernummer, aber keine USt-IdNr. haben. Die Steuernummer und die USt-IdNr. sind verschiedene Dinge, und BT-31 ist ausdrücklich für die USt-IdNr. vorgesehen. Beide werden in der Praxis regelmäßig verwechselt.

Ein dritter Fall entsteht bei formal falschen Werten: Eine USt-IdNr. muss mit dem Länderkürzel beginnen, also DE gefolgt von neun Ziffern. Ohne Präfix wird sie unter Umständen nicht als gültige Kennung erkannt.

Wie du den Fehler behebst

Wenn du eine USt-IdNr. hast, trag sie in den Stammdaten ein, das ist der direkteste Weg. Sie erledigt gleichzeitig die verwandte Regel BR-S-02, die bei regelbesteuerten Positionen ohnehin eine Steuerkennung des Verkäufers verlangt.

Ohne USt-IdNr. nutzt du BT-30 und trägst deine Registernummer ein, etwa HRB 108128 samt Registergericht. Einzelunternehmen ohne Handelsregistereintrag können hier die Steuernummer verwenden.

In Belegschmied liegen diese Angaben in den Firmenstammdaten. Sind sie dort gepflegt, werden sie in jede Rechnung übernommen, unabhängig davon, was im hochgeladenen PDF steht.