Erfüllt eine umgewandelte E-Rechnung die GoBD?

Was die GoBD tatsächlich verlangen

Vier Anforderungen, und keine davon betrifft die Entstehung:

1. Originalformat. Die strukturierte Datei selbst, nicht ein Ausdruck und nicht eine daraus erzeugte Ansichts-PDF.
2. Unveränderbarkeit. Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen oder erkennbar sein.
3. Maschinelle Auswertbarkeit. Die Datei muss im Zugriff der Prüfung auswertbar bleiben, nicht nur lesbar.
4. Nachvollziehbarkeit. Ein Dritter muss den Weg in angemessener Zeit nachvollziehen können.

Die Umwandlung von PDF zu ZUGFeRD oder XRechnung berührt keine dieser vier Anforderungen. Sie ist ein Herstellungsschritt, so wie der Export aus einem ERP einer ist. Wer eine E-Rechnung aus Word oder Excel erzeugt, ohne ERP und mit Aufbewahrung in Deutschland, erfüllt die GoBD unter denselben Bedingungen wie jeder andere auch.

Der Punkt, an dem eine Umwandlung mehr verlangt

Es ist Nummer vier. Wenn Werte nicht getippt, sondern aus einem Dokument gelesen werden, gehört zur Nachvollziehbarkeit die Frage, wie sie dorthin gekommen sind. Drei Dinge beantworten sie:

• Die Ausgangsdatei ist noch da. Die eingelieferte PDF wird zusammen mit der erzeugten E-Rechnung aufbewahrt, siehe Muss die ursprüngliche PDF aufbewahrt werden.
• Der Prüfbericht ist noch da. Jede erzeugte Rechnung läuft gegen EN 16931 und die deutschen Regeln, und das Ergebnis wird mitarchiviert. Damit ist belegbar, was zum Versandzeitpunkt geprüft wurde, nicht erst, was heute noch prüfbar ist.
• Nichts wird ergänzt. Was ins XML soll, muss auf dem Dokument stehen. Fehlende Angaben werden nicht aus Stammdaten nachgezogen und nicht geraten, sondern die Rechnung wird angehalten. Eine Rechnung, deren XML mehr behauptet als ihr Sichtteil, wäre der eine Fall, in dem die Umwandlung tatsächlich ein GoBD-Problem erzeugte.

Was Sie selbst beisteuern müssen

Die Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, in welchem Programm Ihre Rechnungen entstehen, wie sie in die Umwandlung gelangen, was dabei geprüft wird und wer freigibt. Ohne sie fehlt der Prüfung der Faden, und zwar unabhängig davon, wie gut das Archiv ist.

Im Konto liegt dafür eine Vorlage, die Sie an Ihre Praxis anpassen und als PDF ausgeben. Wie eine Prüfung typischerweise abläuft und was sie sehen will, steht unter Betriebsprüfung vorbereiten; die Mechanik des Archivs beschreibt der Artikel E-Rechnungen automatisch GoBD-konform archivieren.

Eine Einschränkung, die ehrlicherweise dazugehört: Die kostenlosen Werkzeuge unter Tools speichern nichts und archivieren deshalb auch nichts. Wer dort umwandelt, hat eine korrekte E-Rechnung, aber keine GoBD-konforme Aufbewahrung. Die ist eine Eigenschaft des Produkts, nicht der Umwandlung.