Wie werden diese E-Rechnungen archiviert, und was passiert mit der Word-Datei?

Was genau aufbewahrt werden muss

Der strukturierte Teil der Rechnung, also die XML, ist der aufbewahrungspflichtige Beleg. Er muss im ursprünglichen Format vorliegen, über die gesamte Frist unverändert bleiben und maschinell auswertbar sein. Bei ZUGFeRD liegt die XML in derselben Datei wie die sichtbare Rechnung, deshalb genügt dort die eine Datei.

Nicht ausreichend sind: ein Ausdruck, ein Screenshot, eine neu erzeugte Ansichts-PDF oder die Kopie im Gesendet-Ordner ohne Sicherung gegen Veränderung.

Was mit der Word-Datei passiert

Sie ist der Entwurf, nicht der Beleg. Sie darf bleiben, wo sie ist, und sie darf auch verschwinden. Aufbewahrungspflichtig wird sie nur, wenn sie Angaben trägt, die sonst nirgends dokumentiert sind, was bei einer Rechnungsvorlage kaum vorkommt.

Ein Punkt, der oft übersehen wird: Die Vorlage selbst gehört in Ihre Verfahrensdokumentation. Wer nachvollziehbar machen will, wie aus einem Word-Dokument eine E-Rechnung wurde, beschreibt genau diesen Weg. Eine Anleitung dazu steht unter Betriebsprüfung vorbereiten.

Wie das Archiv bei Belegschmied arbeitet

Jede erzeugte E-Rechnung wird zusammen mit ihrem Validierungsbericht abgelegt, zehn Jahre lang, gesichert über eine Hash-Chain gegen nachträgliche Änderung. Damit ist nicht nur die Rechnung nachweisbar, sondern auch, was zum Versandzeitpunkt geprüft wurde. Details stehen auf der Seite Sicherheit und Aufbewahrung.

Eingehende Rechnungen laufen in dasselbe Archiv, unabhängig davon, ob sie als XRechnung, ZUGFeRD oder Papier hereinkommen.