Muss die ursprüngliche PDF nach der Umwandlung aufbewahrt werden?

Die Frage hinter der Frage

Aufbewahrungspflichtig ist die Rechnung, die Sie ausgestellt und versendet haben, in der Form, in der sie hinausgegangen ist. Die Umwandlung ändert daran nichts, sie verschiebt nur, welches Dokument das ist. Deshalb hängt die Antwort an einer einzigen Tatsache: Was hat Ihr Kunde bekommen?

• Nur die E-Rechnung. Der Normalfall bei ZUGFeRD, denn dort steckt das Sichtbare mit in derselben Datei. Dann ist die ZUGFeRD-Datei der Beleg, und die PDF davor ist ein Arbeitsstand, genau wie das Word-Dokument, aus dem sie kam.
• Die E-Rechnung und zusätzlich die PDF als Ansicht. Üblich bei XRechnung. Die XRechnung bleibt die Rechnung; die beigelegte Ansicht ist eine Kopie desselben Vorgangs, kein zweiter.
• Die PDF als eigene Rechnung, vor oder neben der Umwandlung. Dann ist sie eine ausgestellte Rechnung mit allen Folgen und gehört aufbewahrt.

Warum wir sie trotzdem behalten

Unabhängig von der Pflicht bewahrt Belegschmied die eingelieferte PDF auf, zusammen mit der daraus erzeugten E-Rechnung und dem Validierungsbericht. Der Grund ist nicht die Aufbewahrungsfrist, sondern die Nachvollziehbarkeit: Nur mit beiden Dateien lässt sich später zeigen, dass die strukturierten Daten zu dem Dokument passen, aus dem sie stammen.

Genau das ist der Punkt, an dem eine Betriebsprüfung bei einer Umwandlung nachfragt. Wer die Ausgangsdatei nicht mehr hat, kann die Herkunft der Werte nicht belegen, sondern nur behaupten.

Was das für Ihre eigene Ablage heißt

Sie müssen nichts doppelt führen. Die E-Rechnungen liegen zehn Jahre unveränderbar im Archiv, für Ausgang und Eingang im selben. Wo Sie Ihre Word- oder Excel-Vorlagen ablegen, bleibt Ihnen überlassen; sie sind Entwürfe, keine Belege.

Aufhebenswert ist dagegen die Beschreibung des Wegs selbst: dass Rechnungen in einem bestimmten Programm entstehen, wie sie in die Umwandlung gelangen und was dabei geprüft wird. Das gehört in Ihre Verfahrensdokumentation, für die es unter Betriebsprüfung vorbereiten eine Anleitung und im Konto eine Vorlage gibt.

Ob eine bestimmte Datei in Ihrem Fall aufbewahrungspflichtig ist, etwa bei Stornos, Gutschriften oder Rechnungen, die zweimal hinausgegangen sind, gehört zu Ihrem Steuerberater. Die Abgrenzung hängt am Einzelfall, nicht am Format.