Müssen Dauerrechnungen von vor der Pflicht umgestellt werden?

Was den Bestandsschutz aufbraucht

Der Auslöser ist jede Änderung an den Rechnungsangaben. In der Praxis sind das vor allem:

• Anpassung des Entgelts, etwa durch Index-, Staffel- oder Wertsicherungsklausel
• Änderung des Steuersatzes oder des Steuerausweises
• Änderung des Leistungsumfangs, der Fläche oder des Zeitraums
• Wechsel von Vertragspartner, Firmierung oder Anschrift

Nichts davon ist selten. Bei Dauerschuldverhältnissen mit Wertsicherung fällt der Bestandsschutz meist mit der ersten Anpassung, und die kommt erfahrungsgemäß früher, als in der Planung angenommen.

Warum das ein Terminproblem ist, kein Formatproblem

Der Bestandsschutz erzeugt einen Eindruck von Ruhe, der trügt: Die Umstellung kommt nicht an einem Stichtag für alle Dauerrechnungen auf einmal, sondern tröpfchenweise, verteilt über Jahre, ausgelöst durch einzelne Vertragsereignisse. Wer erst dann anfängt, hat bei jeder einzelnen Anpassung dieselbe offene Frage.

Sinnvoller ist, den Weg für Dauerrechnungen einmal festzulegen und dann jede Anpassung darüber laufen zu lassen. Ob die betroffene Rechnung dabei aus dem ERP kommt oder aus einer Vorlage, ändert an der Frist nichts.

Besonders betroffen: Vermietung und Verwaltung

Wo Mieten, Nebenkosten und Weiterberechnungen zusammenkommen, ist die Restmenge außerhalb des führenden Systems typischerweise groß. Der Fall ist ausführlich beschrieben in E-Rechnung in der Immobilienwirtschaft.

Ob eine konkrete Vertragsänderung eine neue Rechnung auslöst, ist eine steuerliche Einzelfrage. Klären Sie sie mit Ihrem Steuerberater.