Ein Teil unserer Rechnungen geht an Behörden. Brauchen wir dafür ein zweites Format?

Was Behörden zusätzlich verlangen

Der Unterschied ist nicht nur das Format, sondern ein Pflichtfeld: die Leitweg-ID. Sie adressiert die empfangende Stelle innerhalb der Verwaltung und steht nicht auf Ihrer Rechnung, sondern kommt vom Auftraggeber, meist aus der Bestellung oder dem Vergabeverfahren. Ohne sie weist die Prüfung die Rechnung zurück, auch wenn inhaltlich alles stimmt.

Die zweite Besonderheit ist der Einlieferungsweg: Bund und mehrere Länder betreiben eigene Portale beziehungsweise PEPPOL-Anbindungen. Was für Ihren Auftraggeber gilt, steht in seinen Rechnungshinweisen. Der Überblick steht in Leitweg-ID und XRechnung für Behörden.

Warum das kein zweiter Prozess sein muss

Beide Formate beruhen auf derselben Norm, EN 16931. Der Datensatz ist im Kern identisch, XRechnung ist die deutsche Ausprägung mit zusätzlichen Pflichtfeldern. Wenn die Rechnungsdaten einmal strukturiert vorliegen, ist die Formatwahl nur noch eine Frage der Ausgabe.

Praktisch heißt das: Sie hinterlegen je Empfänger, ob er ZUGFeRD oder XRechnung bekommt. Die Rechnung selbst entsteht weiter an derselben Stelle, auch wenn das eine Word-Vorlage ist. Für die Rechnungen außerhalb Ihres führenden Systems gilt das genauso wie für die aus dem System.

Was Sie vorher klären sollten

• Liegt Ihnen für jeden öffentlichen Auftraggeber eine Leitweg-ID vor?
• Verlangt er die Einlieferung über ein Portal, über PEPPOL oder per Mail?
• Enthält Ihre Vorlage die Angaben, die die XRechnung zusätzlich fordert, etwa eine Kontaktangabe und die Zahlungsbedingungen?

Den letzten Punkt beantwortet ein Testlauf: Schicken Sie eine typische Behördenrechnung durch die Umwandlung von PDF zu XRechnung. Die erzeugte Datei wird dabei gegen die Prüfregeln geprüft.