Können ZUGFeRD und XRechnung nebeneinander genutzt werden?
Ja, und in der Praxis brauchen die meisten Unternehmen genau das. Beide Formate beruhen auf derselben Norm EN 16931; die Formatwahl entscheidet nur, wie derselbe Datensatz ausgegeben wird. Üblich ist ZUGFeRD im Verkehr zwischen Unternehmen und XRechnung gegenüber Behörden, festgelegt je Empfänger statt für den ganzen Betrieb.
Zuletzt geprüft: 2026-08-31
Der Unterschied in einem Satz
ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebetteter XML, XRechnung ist reine XML. Beide transportieren dieselben Pflichtfelder nach EN 16931; XRechnung ist die deutsche Ausprägung und verlangt einige Angaben zusätzlich, etwa eine Kontaktangabe und bei Behörden die Leitweg-ID.
Für den Empfänger heißt das: ZUGFeRD kann jeder lesen, auch wer noch von Hand bucht, weil die sichtbare Rechnung Teil derselben Datei ist. XRechnung braucht eine Software oder eine Anzeige, dafür ist sie das, was Behörden erwarten.
Warum die Wahl an den Empfänger gehört, nicht an den Betrieb
Wer ein Format für alle festlegt, wählt zwangsläufig falsch: ZUGFeRD an eine Behörde wird abgelehnt, XRechnung an einen kleinen Handwerksbetrieb kommt als unlesbare Datei an. Beides erzeugt Rückfragen, und Rückfragen zu Rechnungen kosten Zahlungsziel.
Deshalb wird das Format je Empfänger hinterlegt. Der Rechnungslauf bleibt einer, die Ausgabe unterscheidet sich. Bei Belegschmied ist die Formatwahl je Kunde ab dem Pro-Tarif dabei.
Wenn Sie unsicher sind, was ein Kunde erwartet
- Behörde oder öffentlicher Auftraggeber: XRechnung, Leitweg-ID beim Auftraggeber erfragen.
- Größeres Unternehmen mit eigenem Rechnungseingang: meist beides möglich, die Rechnungshinweise oder das Lieferantenportal sagen es.
- Kleiner Betrieb ohne Rechnungseingangssoftware: ZUGFeRD, weil die Rechnung dann weiterhin einfach lesbar ist.
Der Formatvergleich mit allen Details steht in ZUGFeRD oder XRechnung.
Verwandte Fragen
- Ein Teil unserer Rechnungen geht an Behörden. Brauchen wir dafür ein zweites Format?
- Dürfen wir weiter PDF-Rechnungen schicken, wenn der Empfänger einverstanden ist?
- Kann man aus einer fertigen PDF-Rechnung eine E-Rechnung machen?
- Wie kommen die Rechnungen automatisch in die Konvertierung, ohne einen Schritt mehr?
Ihren Fall besprechen
Sagen Sie uns, welches System Sie führen und wo die Rechnungen entstehen, die es nicht abbildet. Wir melden uns persönlich zurück, in der Regel innerhalb weniger Werktage.