ZUGFeRD-Rechnung mit eigenem PDF erstellen
Du hast deine Rechnung schon als PDF und willst genau dieses Aussehen behalten? Lade sie hoch, trage die Rechnungsdaten ein, und wir betten die EN-16931-XML in deine PDF ein. Fertig ist eine gültige ZUGFeRD-Rechnung zum Download.
Ephemerale Verarbeitung: weder deine PDF noch die Eingaben werden bei uns gespeichert. Für rechtssichere Archivierung brauchst du einen Account mit AVV.
Kein PDF zur Hand, sondern nur die Daten? Dann erzeugt dir E-Rechnung erstellen das Layout gleich mit. Deine PDF ist schon eine ZUGFeRD-Datei und du willst nur die XML korrigieren? Dann zum ZUGFeRD-Editor.
Ab 2027 müssen deutsche B2B-Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden können, ab 2028 gilt das für alle übrigen. Eine reine PDF zählt dann nicht mehr als E-Rechnung, es fehlt die strukturierte XML-Schicht nach EN 16931. Wenn du dein Rechnungslayout aber nicht aufgeben willst, ist ZUGFeRD der richtige Weg: Deine gewohnte PDF bleibt sichtbar, und die geforderten Daten stecken maschinenlesbar als Anhang darin. Dieses Tool nimmt deine fertige PDF und deine Eingaben und baut daraus in einem Schritt eine EN-16931-konforme ZUGFeRD-PDF/A-3, inklusive automatischer Prüfung gegen das KoSIT-Regelwerk. Wer das dauerhaft und ohne doppelte Eingabe braucht, erzeugt E-Rechnungen mit Belegschmied direkt aus dem normalen Rechnungs-Workflow.
Häufige Fragen
Worin unterscheidet sich das von „E-Rechnung erstellen"?
Beim Tool „E-Rechnung erstellen" rendern wir dir das sichtbare Rechnungslayout aus deinen Eingaben. Hier ist es umgekehrt: Du hast dein PDF bereits fertig (aus Word, deinem Rechnungsprogramm, einer Vorlage) und willst genau dieses Aussehen behalten. Wir erzeugen die Optik also nicht neu, sondern betten die strukturierte EN-16931-XML in deine hochgeladene PDF ein. Das Ergebnis ist eine ZUGFeRD-PDF/A-3: sichtbar deine gewohnte Rechnung, darin maschinenlesbar die geforderten Daten.
Muss ich aufpassen, dass PDF und Eingaben zusammenpassen?
Ja, das ist der wichtigste Punkt. Weil wir das Sichtbild nicht anfassen, prüfen wir auch nicht, ob deine getippten Beträge zum PDF passen. Trage die Daten unten genau so ein, wie sie auf deiner PDF stehen (Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Summen, USt). Sonst zeigt die PDF andere Zahlen als die eingebettete XML, und die beiden Ebenen widersprechen sich. Die Buchhaltung deines Kunden liest die XML, das Finanzamt ebenso.
Ist das Ergebnis eine gültige E-Rechnung nach EN 16931?
Ja. Wir erzeugen eine ZUGFeRD-PDF/A-3 im Profil EN 16931 und prüfen sie vor dem Download automatisch gegen das KoSIT-Regelwerk. Fehlt ein Pflichtfeld oder passt eine Regel nicht, bekommst du eine konkrete Meldung mit Regel-Code statt einer kaputten Datei. ZUGFeRD-PDF/A-3 ist eines der zwei in Deutschland zugelassenen E-Rechnungsformate (das andere ist die reine XRechnung-XML).
Brauche ich USt-IdNr. ODER Steuernummer?
Mindestens eines von beiden beim Absender ist Pflicht. Die EN-16931-Regel BR-CO-26 fordert, dass der Verkäufer eindeutig identifizierbar ist, über USt-IdNr., Steuernummer oder eine handelsregisterliche Eintragung. Bei Kleinunternehmern reicht die Steuernummer.
Werden meine PDF und die Daten gespeichert?
Nein. PDF und Eingaben werden nur für den einen Verarbeitungsschritt an unseren Server übertragen und danach verworfen. Kein Konto, keine Weitergabe. Für rechtssichere Archivierung (für Rechnungen 8 Jahre Pflicht nach § 147 AO) brauchst du einen Account mit Storage und AVV.
Nicht jede Rechnung einzeln tippen
Stammdaten einmal hinterlegen, Kunden gespeichert, automatische Nummerierung, EN-16931-Validierung vor jedem Versand und GoBD-konformes Archiv für 10 Jahre. Belegschmied macht aus deinem normalen Rechnungs-Workflow eine E-Rechnung, ohne doppelte Eingabe.
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