Die kostenlosen Belegschmied-Tools im Überblick

Kurze Antwort: Auf belegschmied.de/tools findest du vier kostenlose Werkzeuge für den E-Rechnungs-Alltag: PDF zu ZUGFeRD wandeln, XRechnung visualisieren, E-Rechnung erstellen und XRechnung validieren. Kein Account nötig, alles läuft im Browser oder ephemer auf dem Server.

Die Tools sind für Einzelfälle gedacht. Wer regelmäßig E-Rechnungen verarbeitet, spart mit einem Account Zeit und bekommt die GoBD-Archivierung dazu.

PDF zu ZUGFeRD wandeln

Zweck: aus einer bestehenden PDF-Rechnung eine konforme ZUGFeRD-PDF machen. Nützlich, wenn du einmalig eine Rechnung im richtigen Format brauchst, aber keinen Belegschmied-Account willst.

Ablauf: PDF hochladen. Belegschmied liest die Rechnungsdaten aus, du prüfst sie in einem Formular, klickst auf „Konvertieren". Du bekommst eine PDF/A-3 mit eingebetteter ZUGFeRD-XML zum Download.

Grenzen: keine Archivierung, kein Versand, keine wiederholte Nutzung mit gleichen Kundendaten. Für den regelmäßigen Betrieb ist der CC-Weg deutlich effizienter.

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XRechnung visualisieren

Zweck: eine XRechnung-XML in lesbare Form bringen. Du hast eine XML von einem Lieferanten bekommen und willst sie ansehen, ohne sie in dein Buchhaltungssystem importieren zu müssen.

Ablauf: XML hochladen. Das offizielle KoSIT-Stylesheet rendert die XML in eine klassisch aussehende Rechnung. Du siehst Absender, Empfänger, Positionen, Beträge und Bankverbindung.

Grenzen: die Ansicht ist keine ZUGFeRD-Datei, sondern nur die Darstellung. Als Archivierungsersatz nicht geeignet.

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E-Rechnung erstellen

Zweck: eine konforme E-Rechnung ohne Buchhaltungsprogramm anlegen. Für Kleinstbetriebe oder wenn du einmalig eine Rechnung stellen willst.

Ablauf: Formular ausfüllen (Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Positionen). Belegschmied erzeugt PDF und ZUGFeRD-XML, beides zum Download.

Grenzen: kein Versand. Du musst die Rechnung selbst per Mail an den Kunden schicken. Keine gespeicherte Kunden- oder Positionsliste, du fängst jedes Mal bei null an.

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XRechnung validieren

Zweck: prüfen, ob eine XRechnung-XML konform ist. Nützlich, wenn du selbst XML generierst oder ein Lieferant eine Datei schickt, die nicht importiert werden kann.

Ablauf: XML hochladen. Belegschmied prüft gegen die KoSIT-Validierungsregeln und zeigt Fehler mit Zeilennummer und Feld-Bezug.

Grenzen: die Prüfung ist nur formal (Schema und Standardregeln). Inhaltliche Korrektheit (Beträge, Kundendaten) prüft der Validator nicht.

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Was mit deinen Uploads passiert

Alle Tools arbeiten ephemer: hochgeladene Dateien werden nach der Antwort sofort verworfen und nicht gespeichert. Kein Konto, kein Login, keine Historie.

Ausnahme: wenn du eine Datei durch die KI-Extraktion schicken lässt (bei „PDF zu ZUGFeRD" für unklare Felder), geht ein einmaliger API-Call an den KI-Anbieter, ebenfalls ohne Speicherung dort.

Wann sich der Wechsel zum Account lohnt

• Mehr als eine Rechnung im Monat. Der CC-Weg spart pro Rechnung deutlich Zeit gegenüber dem manuellen Tool-Aufruf.
• Archivierung nach GoBD. Die Tools archivieren nicht, ein Account tut es automatisch.
• Team-Zugriff. Zwei oder mehr Personen im Betrieb kommen mit dem Account viel besser klar als mit gemeinsamen Tool-Uploads.
• Standardisierte Kundendaten. Kundenliste und Positionsvorlagen sparen bei jeder Rechnung Zeit.

Wenn etwas nicht klappt

• Upload wird abgelehnt. Datei zu groß (max 15 MB) oder falsches Format. Bei PDFs bitte keine passwortgeschützten Dateien hochladen.
• Konvertierung schlägt fehl mit „Extraktion unklar". Deine PDF ist ein reines Bild, die OCR ist unsicher. Textbasierte PDF wählen oder Rechnung manuell mit dem „E-Rechnung erstellen"-Tool nachbauen.
• XRechnung-Viewer zeigt nichts. Prüf, ob deine Datei wirklich eine XRechnung ist (im XML sollte CrossIndustryInvoice oder Invoice als Root-Element stehen). Sonst funktioniert das Rendering nicht.
• Validator meldet Fehler, die dir unklar sind. Am Ende der Fehlerliste steht der Regel-Code (etwa BR-CO-15). Google nach „KoSIT BR-CO-15" bringt die Regel-Definition. Oft sind es Steuersatz- oder Summen-Rundungsprobleme.