XRechnung über das BDR-Portal: Ein praktischer Leitfaden für Handwerksbetriebe

Wer als Handwerksbetrieb einen öffentlichen Auftraggeber beliefert – die Gemeinde, ein Landesamt, eine Bundesbehörde – kommt an einem Kürzel nicht vorbei: OZG-RE. Die Einreichung läuft über das Portal der Bundesdruckerei unter https://xrechnung-bdr.de. Dieser Artikel erklärt, wie das Portal funktioniert, wo die typischen Fallen liegen und was Sie technisch über die XRechnung wissen müssen – ohne Behörden-Deutsch.

Die Grundlagen: Was ist XRechnung und wer muss sie nutzen?

Definition und Standard

Die XRechnung ist ein rein XML-basiertes Rechnungsformat, das speziell für den öffentlichen Auftraggeber entwickelt wurde. Sie enthält keine sichtbare Seite wie ein PDF – die gesamte Rechnung steckt in strukturierten Datenfeldern.

Der Unterschied zu den verwandten Begriffen ist wichtig:

• EN 16931 ist die europäische Norm, die festlegt, welche Felder eine strukturierte Rechnung enthalten muss.
• XRechnung ist die deutsche Ausprägung (CIUS) dieser Norm für die öffentliche Verwaltung – reines XML.
• ZUGFeRD ist das Hybridformat: ein PDF mit eingebetteter XML, das sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar ist.

Warum die Verwaltung ein eigenes Format braucht: Behörden verarbeiten Rechnungen automatisiert weiter. Ein PDF müsste jemand abtippen – die reine XML lässt sich direkt einlesen. Wenn Sie tiefer einsteigen wollen, welches Format zu Ihnen passt, hilft der Vergleich ZUGFeRD oder XRechnung.

Geltungsbereich und Fristen

Für Rechnungen an Bundesbehörden gilt die XRechnungs-Pflicht bereits seit dem 27. November 2020 – ab einem Rechnungsbetrag über 1.000 € netto. Für den regulären B2B-Bereich kommt die Pflicht gestaffelt: Empfangen müssen alle Unternehmen seit dem 01.01.2025, versenden ab 2027 (Betriebe über 800.000 € Vorjahresumsatz) beziehungsweise ab 2028 (alle übrigen). Die Details dazu stehen im Artikel zur E-Rechnungspflicht 2027 oder 2028.

Ausnahmen bleiben: Kleinbeträge unter 250 € brutto, reine B2C-Rechnungen, bestimmte steuerfreie Leistungen. Eine vollständige Übersicht finden Sie unter alle Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht.

Wer ist betroffen?

Konkret trifft es jeden Betrieb mit öffentlichen Aufträgen: der Elektriker, der die Turnhalle verkabelt, der SHK-Betrieb im Rathaus, der Maler in der Schule, das Bauunternehmen bei der Straßensanierung. Auch Zulieferer für größere Firmen geraten oft in die Pflicht. Auftraggeber sind Gemeinden, Landesämter und Bundesbehörden – und die verlangen die Einreichung über OZG-RE.

Das OZG-RE-Portal verstehen

Was ist das BDR-Portal (https://xrechnung-bdr.de)?

OZG-RE steht für „Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform". Betrieben wird sie von der Bundesdruckerei (BDR). Über sie reichen Rechnungssteller ihre XRechnungen bei Behörden des Bundes ein. Die Registrierung ist kostenlos, eine Kreditkarte oder Software-Installation braucht es nicht.

Für Rechnungssteller ist eine eigene Support-Adresse eingerichtet: sendersupport-xrechnung@bdr.de. Die Support-Hotline erreichen Sie über eine Berliner Rufnummer (030 / …). Wichtig zu verstehen: Das Portal trennt zwischen der Absender-Funktion (Sie stellen eine Rechnung ein) und der Empfänger-Funktion (die Behörde ruft sie ab).

Registrierung und Account-Setup

Der Login-Zugang läuft über https://xrechnung-bdr.de/edi/auth/login. Für die Registrierung brauchen Sie Ihre Betriebsdaten, eine gültige E-Mail-Adresse und die Bereitschaft, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung einzurichten. Letztere ist kein Schikane-Feature, sondern schützt Ihren Zugang – Rechnungsdaten sind sensibel.

Der häufigste Fehler beim ersten Setup: unvollständige Absenderdaten. Wenn IBAN, Steuernummer oder Firmenanschrift fehlen, wird später jede Rechnung abgelehnt.

Navigation und Benutzeroberfläche

Nach dem Login landen Sie auf einem Dashboard. Zentral sind zwei Bereiche: „Rechnungen einreichen" (Ihr Weg als Handwerker) und „Rechnungen abrufen" (relevant für Empfänger). Support-Kontakte, FAQ und die offiziellen Tutorials zur Nutzung der OZG-RE sind über das Menü erreichbar – ein Blick vor der ersten echten Rechnung lohnt sich.

XRechnung-Einreichung über das Portal: Praktische Schritte

Rechnungen per E-Mail einbringen

Das OZG-RE-Portal erlaubt es, Rechnungen per E-Mail einzubringen, direkt hochzuladen oder über eine Schnittstelle anzuliefern. Bei der E-Mail-Variante versenden Sie die fertige XRechnung an die vom Portal vorgegebene Einbringungsadresse. Wichtig: Das ist keine „PDF-in-CC"-Automatik – die Datei muss bereits eine valide XRechnung sein.

Betreffzeile und Anhänge müssen den Portal-Vorgaben entsprechen. Prüfen Sie die aktuellen Anforderungen in der Portal-Dokumentation, da sich Details ändern können.

Automatische Konvertierung und Validierung

Nach dem Einreichen prüft das Portal die Datei automatisch gegen die XRechnungs-Regeln. Formale Fehler werden sofort gemeldet. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 hat die Validierung als Standard festgeschrieben und drei Fehlerklassen definiert – ein Punkt, der in der Praxis mehr Konsequenzen hat, als vielen bewusst ist.

Ein Tipp vorweg: Prüfen Sie Ihre Datei, bevor sie ins Portal geht. Mit dem kostenlosen E-Rechnungs-Validator sehen Sie in Sekunden, ob die XRechnung gegen EN 16931 und die KoSIT-Regeln sauber ist.

Direktes Hochladen ins Portal

Alternativ zum E-Mail-Weg laden Sie die XRechnung manuell im Portal hoch. Das ist übersichtlicher, weil Sie sofort sehen, ob die Datei angenommen wurde. Beachten Sie die Dateiformat-Anforderungen (gültiges XRechnungs-XML) und mögliche Größenlimits.

Rechnungsempfang und Status-Tracking

Der Status „Zugestellt"

Der Weg einer Rechnung im Portal ist mehrstufig. Erst wenn der Rechnungsempfänger die XRechnung abgeholt und den Empfang bestätigt hat, wechselt der Status auf „Zugestellt". Weist die eingereichte XRechnung formale Fehler auf, wird sie gar nicht erst zugestellt.

Das ist ein entscheidender Unterschied: „Eingereicht" heißt nicht „angekommen". Erst der Status „Zugestellt" ist Ihr belastbarer Nachweis – und relevant für die GoBD-konforme Dokumentation.

Mitteilungen und Support

Das Portal informiert über Status-Änderungen. Bei Problemen bleiben E-Mail-Support (sendersupport-xrechnung@bdr.de) und die Hotline. Rechnen Sie damit, dass Einzelfallanfragen zeitintensiv sein können.

XRechnung technisch: Was Handwerksbetriebe wissen müssen

Anforderungen an die XRechnung-Datei

Pflichtfelder sind unter anderem: Leitweg-ID des Empfängers, korrekte Steuernummer/USt-IdNr., IBAN, Rechnungspositionen mit Menge, Einzelpreis und Steuersatz. Gerade im Handwerk sind Positionen wie Stundenlöhne, Anfahrt und Materialaufstellung sauber aufzuschlüsseln. Die fünf häufigsten Stolpersteine haben wir in den EN-16931-Fallstricken bei Handwerker-Rechnungen zusammengefasst.

Sonderregelungen für Handwerksbetriebe

• Kleinunternehmer (§19 UStG): keine Umsatzsteuer, aber die entsprechende Kennzeichnung muss ins XML. Details im Artikel E-Rechnung als Kleinunternehmer.
• Reverse Charge (§13b UStG): gerade im Bau häufig – hier muss der Steuerhinweis maschinenlesbar hinterlegt sein. Wie das geht, zeigt Reverse Charge in der E-Rechnung.
• Stornierung und Korrektur: Eine falsche E-Rechnung korrigiert man nicht mit Tipp-Ex, sondern über definierte Wege. Was Stornorechnung, Gutschrift und Korrekturrechnung unterscheidet, klärt der Beitrag E-Rechnung stornieren.

PDF und XML: Das ZUGFeRD-Problem

Beim ZUGFeRD-Format lauert eine tückische Falle: Weil PDF und XML getrennte Datenspuren sind, können sie voneinander abweichen. Im PDF steht 1.190 € brutto, im XML durch einen Rundungsfehler 1.189,99 €. Menschlich unauffällig – für die Validierung ein Fehler. Der Beitrag ZUGFeRD-Falle: Wenn PDF und XML nicht übereinstimmen zeigt, wie so etwas entsteht.

Genau hier setzt die intelligente Fehlerbehandlung von Belegschmied an: Bei Unklarheiten stoppt der Dienst und warnt, statt still eine falsche Summe zu übernehmen. Das ist die häufigste Sorge von Betrieben – und sie ist berechtigt.

Archivierung und GoBD-Konformität

Jede E-Rechnung muss revisionssicher aufbewahrt werden – unverändert, mit Audit-Trail, mindestens zehn Jahre. Das Einstellen ins BDR-Portal ersetzt keine eigene Archivierung. Sie brauchen für Ein- und Ausgang eine GoBD-konforme Ablage, idealerweise automatisch, mit SHA-256-Hashing als Nachweis der Unveränderbarkeit. Wie das ohne manuelle Arbeit läuft, beschreibt E-Rechnungen automatisch GoBD-konform archivieren.

Für die Betriebsprüfung gehört zur Ablage auch eine Verfahrensdokumentation – die Beschreibung, wie Rechnungen bei Ihnen entstehen, verarbeitet und archiviert werden. Heben Sie außerdem Support-Mails und Status-Bestätigungen auf; sie sind Teil Ihres Nachweises.

Häufige Fallstricke und Grenzen

Was das BDR-Portal nicht leistet

Das Portal arbeitet asynchron – es gibt keine Echtzeit-Bestätigung des Empfängers. Es wandelt auch keine Word- oder Excel-Datei automatisch in eine XRechnung um; Sie liefern eine bereits valide Datei. Bei komplexen Rechnungen sind längere Verarbeitungszeiten möglich.

Typische Fehler vermeiden

• Fehlende oder falsche Leitweg-ID des Empfängers – der häufigste Ablehnungsgrund.
• Unvollständige Kontaktdaten der öffentlichen Stelle.
• Ungültige IBAN.
• Verwechslung von Einreichungs- und Zahlungsfrist.

Wann wird es kritisch?

Kritisch wird es, wenn die Validierung fehlschlägt und nur ein technischer Fehlercode erscheint – für Nicht-IT-Menschen kaum entzifferbar. Oder wenn die E-Mail im Spam hängt. Reichen Sie deshalb nie auf den letzten Drücker ein.

Alternativen und Ergänzungen zum BDR-Portal

Das BDR-Portal ist der Weg zum Bund. Länder und Kommunen nutzen teils eigene Portale (etwa ZRE oder landeseigene Plattformen). Neben Portal-Lösungen gibt es Direkt-Lösungen, die die XRechnung erzeugen und versenden.

Hier kommt Belegschmied ins Spiel – nicht als Ersatz, sondern als Wrapper: Sie schreiben Ihre Rechnung wie gewohnt und setzen die Belegschmied-Adresse in CC. Der Dienst konvertiert automatisch nach ZUGFeRD/EN 16931, validiert, stoppt bei Unklarheiten und archiviert GoBD-konform – unabhängig davon, welches Portal am Ende beliefert wird. Wie der CC-Workflow im Alltag aussieht, lesen Sie unter automatisch E-Rechnungen versenden. Welche Lösung zu welchem Betrieb passt, klärt [