ZUGFeRD oder XRechnung: Welches Format passt?

Wer sich zum ersten Mal mit der E-Rechnung beschäftigt, stolpert fast sofort über zwei Begriffe: ZUGFeRD und XRechnung. Beide sind gültige elektronische Rechnungsformate in Deutschland, beide erfüllen dieselbe europäische Norm – und trotzdem sind sie nicht dasselbe. Dieser Leitfaden erklärt ohne Fachchinesisch, welches Format wann passt, wo die Fallen liegen und was das konkret für Ihren Betrieb bedeutet.

ZUGFeRD oder XRechnung: Der praktische Entscheidungsleitfaden für Handwerksbetriebe

Schnelle Orientierung: Wann brauche ich welches Format?

Die einfachste Faustregel vorweg:

Rechnung an ein Unternehmen (B2B) → ZUGFeRD ist der Standard.
Rechnung an eine Behörde (B2G) → XRechnung ist vorgeschrieben.
Rechnung an Privatpersonen (B2C) → derzeit keine E-Rechnungspflicht.

Für die meisten Handwerksbetriebe heißt das: ZUGFeRD deckt den Alltag ab. Nur wer öffentliche Aufträge abrechnet – etwa eine Sanierung für die Stadtverwaltung oder ein Schulgebäude – braucht die XRechnung.

Bei den zeitlichen Übergängen lohnt ein genauer Blick, wer ab wann wirklich versenden muss. Das haben wir im Detail unter E-Rechnung-Pflicht 2027 oder 2028 aufgeschlüsselt.

Technische Unterschiede – verständlich erklärt

XRechnung: Das reine XML-Format

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Öffnet man sie mit Doppelklick, sieht man entweder rohen Code oder gar nichts Verwertbares. Für Maschinen ist das ideal – jedes Feld ist eindeutig ausgezeichnet und lässt sich automatisch verbuchen.

Für den Menschen ist es aber eine Barriere. Ohne einen Viewer ist die Rechnung schlicht nicht lesbar. Für Behörden mit standardisierten Verarbeitungssystemen ist das kein Problem. Für einen Ein-Mann-Betrieb, der eine Rechnung schnell kontrollieren will, schon.

ZUGFeRD: Das hybride Format (PDF + XML)

ZUGFeRD kombiniert beides: eine ganz normale PDF, die aussieht wie Ihre gewohnte Rechnung – mit Logo, Anschrift und Positionen – und eine darin eingebettete XML mit denselben Daten in strukturierter Form.

Das Ergebnis: „Rechnung wie gewohnt, aber strukturiert". Der Empfänger kann sie im PDF-Reader lesen und sein Buchhaltungssystem liest die XML automatisch aus.

Wichtig ist die Version: ZUGFeRD 2.0 hatte anfangs weniger strenge Geschäftsregeln. Seit ZUGFeRD 2.1.1 (2022) ist der Abstand zur XRechnung weitgehend geschlossen. Belegschmied liefert ZUGFeRD im Profil EN 16931 – genau der Standard, der ab 2028 für B2B verpflichtend wird.

Zielgruppen und gesetzliche Anforderungen

Öffentliche Aufträge und B2G: XRechnung ist Pflicht

„Öffentlich" meint Behörden, Kommunen, Krankenhäuser in öffentlicher Trägerschaft und kommunale Unternehmen. Wer an diese fakturiert, muss in aller Regel eine XRechnung liefern.

Auch Subunternehmer können betroffen sein – nicht immer direkt, aber wenn der Generalunternehmer XRechnungen weiterreicht, entsteht der Bedarf in der Kette. Klären Sie die Formatanforderung vor Auftragsbeginn, sonst droht Verzögerung bei der Zahlung.

B2B und Mittelstand: hauptsächlich ZUGFeRD

Im Geschäft zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD das dominierende Format. Die Pflicht zum Versand kommt gestaffelt: ab 2027 für Betriebe mit über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle übrigen. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen dagegen schon seit dem 01.01.2025.

Große Handwerksketten und Baustoffhändler setzen längst auf ZUGFeRD – schlicht, weil es sich in bestehende Prozesse einfügt. Für Kleinstbeträge, steuerfreie Leistungen und einzelne Sonderfälle gibt es Ausnahmen; die haben wir in Alle Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht zusammengetragen.

Sonderfälle: Kanzleien, Praxen, Online-Händler

Anwaltskanzleien: ZUGFeRD für normale Mandanten, XRechnung für öffentliche Auftraggeber. Besonderheit sind die Anforderungen rund um § 9 RVG – dazu mehr unter E-Rechnung für Anwaltskanzleien.
Arzt- und Zahnarztpraxen: Kassenpatienten lösen keine E-Rechnung aus (die Abrechnung läuft über die Versicherung). Bei Privatpatienten und IGeL-Leistungen kann ZUGFeRD relevant werden, immer mit Blick auf die DSGVO. Details in E-Rechnung für Arzt- und Zahnarztpraxen.
Online-Händler: B2C bleibt vorerst außen vor, im B2B-Geschäft (etwa Amazon Business) ist ZUGFeRD Thema. Plattformabhängige Regeln erklären wir in E-Rechnung für eBay, Etsy, Shopify und Amazon.

Praktische Konsequenzen: Was bedeutet das für meinen Betrieb?

Lesbarkeit und Archivierung

Eine XRechnung ohne Viewer ist in zehn Jahren – wenn der Betriebsprüfer klingelt – ein Problem, wenn niemand mehr weiß, wie man sie öffnet. ZUGFeRD bleibt dagegen immer als PDF sichtbar.

Für die GoBD-konforme Archivierung ist das ein echter Vorteil: Nur ein Format, das gleichzeitig maschinell lesbar und visuell nachprüfbar ist, erfüllt beide Anforderungen ohne Zusatzhürden.

Versand und Empfang

XRechnung verschickt man dorthin, wo sie akzeptiert wird – vor allem an öffentliche Stellen. Im KMU-Alltag dominiert ZUGFeRD, weil es beim Empfänger nie „falsch" landet: Wer die XML verarbeiten kann, tut das; wer nicht, liest die PDF.

Systemunterstützung und Verbreitung

Viele gängige Rechnungsprogramme können inzwischen ZUGFeRD. Einige spezialisierte Behördenlösungen sprechen nur XRechnung. Kleinere Systeme hinken hinterher – deshalb ist ein Weg, der die Formatfrage vom eigenen Programm entkoppelt, für Betriebe ohne IT so attraktiv.

Die Geschäftsregeln-Falle: Nicht alle Varianten sind gleich

Ein technischer Punkt, der oft übersehen wird: Die XRechnung hatte 2017 von Anfang an mehr Geschäftsregeln als das damalige ZUGFeRD 2.0. Diese Regeln bestimmen, welche Feldkombinationen erlaubt sind und welche nicht.

Mit ZUGFeRD 2.1.1 ist dieser Abstand weitgehend geschlossen. Trotzdem gilt: Nicht jede technisch erzeugte Datei ist automatisch regelkonform. Deshalb ist eine automatische Validierung die entscheidende Schutzmaßnahme. Mit unserem kostenlosen Validierungs-Tool lässt sich das prüfen, bevor eine fehlerhafte Rechnung rausgeht.

Konvertierung und Kompatibilität

Von PDF zu E-Rechnung: Wo sind die Grenzen?

Automatische Umwandlung – etwa über den CC-Workflow von Belegschmied – erzeugt als Output ZUGFeRD im Profil EN 16931. Der Reiz: Sie schreiben Ihre Rechnung wie immer und setzen die Belegschmied-Adresse in CC, rund 90 Sekunden später ist die strukturierte Datei fertig.

Warum aber nicht einfach „konvertieren und sofort versenden"? Weil eine PDF nicht immer sauber auslesbar ist. Fehlt eine Steuernummer, ist der Betrag doppeldeutig oder passt eine Summe nicht, muss der Prozess stoppen – nicht stillschweigend eine falsche Zahl übernehmen. Genau das leistet der intelligente Fehler-Stopp: Bei Unklarheiten wird nicht überrollt, sondern gemeldet.

Dual-Format-Versand

Technisch ist es möglich, ZUGFeRD und XRechnung parallel zu erzeugen. In der Praxis ist das meist Overkill: Ein sauberes ZUGFeRD deckt B2B ab, für Behörden reicht die gezielte XRechnung. Wichtiger als doppelter Versand ist ein korrektes Einzelformat.

Häufige Mythen und Missverständnisse

„XRechnung ist der europäische Standard." Falsch. Der europäische Standard ist EN 16931. Beide Formate basieren darauf.
„ZUGFeRD wird abgelöst." Falsch. Beide Formate existieren auch nach 2028 nebeneinander.
„Ich muss mich jetzt schon entscheiden." Kommt darauf an. Großunternehmen ja, viele Kleinbetriebe haben noch bis 2028 Zeit.
„Automatische Konvertierung ist zu 100 % sicher." Vorsicht. Validierungsfehler sind möglich – deshalb braucht es den Fehler-Stopp.

Eine besonders tückische Falle: Wenn beim ZUGFeRD die sichtbare PDF und die eingebettete XML voneinander abweichen, gilt steuerlich nur die XML. Wie das entsteht und wie man es vermeidet, zeigt ZUGFeRD-Falle: Wenn PDF und XML nicht übereinstimmen.

Branchenspezifische Empfehlungen

Handwerk (Maler, Tischler, SHK, Elektrik, Dach, Bau, GaLaBau, Kfz): Primär ZUGFeRD für Lieferanten und Kunden. Nur bei Behördenprojekten kommt XRechnung dazu.
Anwaltskanzleien: ZUGFeRD für Mandanten, XRechnung für die selteneren öffentlichen Auftraggeber, plus die RVG-Besonderheiten.
Arzt-/Zahnarztpraxen: Kassenpatienten außen vor, Privat und IGeL über ZUGFeRD – DSGVO im Blick behalten.
Steuerberater: ZUGFeRD als Standard, in der Doppelrolle als Ersteller eigener Rechnungen und Prüfer der Mandanten-Belege (siehe E-Rechnung für Steuerberater).
Online-Händler: B2C entspannt, B2B über ZUGFeRD, plattformabhängige Regeln prüfen.

Die langfristige Perspektive: Wohin geht die Reise?

Wird XRechnung nach 2028 auch für B2B Pflicht? Nach aktueller Lage ist ein vollständiger Wechsel unwahrscheinlich. Beide Formate erfüllen EN 16931, die technische Konvergenz nimmt zu – die praktischen Unterschiede (lesbar vs. reines XML) bleiben aber bestehen.

Der eigentliche Ausweg ist Automatisierung. Ein CC-Workflow entschärft die Formatfrage, weil im Hintergrund immer die regelkonforme Datei erzeugt und validiert wird, statt dass Sie bei jeder Rechnung manuell ein Format wählen.

Entscheidungshilfe: Mein persönlicher Action Plan

Kläre deinen Kundenmix: reines B2B, gelegentlich B2G, oder Mixed?
Prüfe deine Timeline: Empfangen musst du seit 2025, versenden je nach Umsatz ab 2027 oder 2028.
Wähle den Weg: ZUGFeRD als Standard, XRechnung gezielt für Behörden.
Teste ohne Risiko: 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte – so siehst du die praktischen Unterschiede am eigenen Rechnungsverlauf.

Eine ausführliche Format-Entscheidung nach Empfänger-Typ und Pannenanfälligkeit findest du unter ZUGFeRD oder XRechnung: Welches Format wirklich besser passt. Weitere Praxisfragen beantwortet die FAQ.

Anhang: Wichtige Quellen

Format- und Geschäftsregeln der XRechnung beim KoSIT: xrechnung.de
ZUGFeRD-/Factur-X-Spezifikationen des FeRD: ferd-net.de
Aktuelle Übergangs- und Praxisregeln des Bundesfinanzministeriums haben wir kompakt aufbereitet in BMF-Schreiben vom 15.10.2025.

Fazit in einem Satz: Für fast alle Handwerks- und KMU-Betriebe ist ZUGFeRD der richtige Standard – XRechnung braucht nur, wer an Behörden fakturiert; und weil beide auf EN 16931 beruhen, ist die Frage weniger eine Grundsatzentscheidung als eine Frage des Empfängers.