XRechnung Bund: Pflicht-Guide für Lieferanten

Wer als Lieferant oder Dienstleister an eine Bundesbehörde Rechnungen stellt, kommt an einem Wort nicht vorbei: XRechnung. Seit dem 27. November 2020 nehmen Bundesbehörden Papier- und einfache PDF-Rechnungen nicht mehr an. Dieser Guide erklärt sachlich, was XRechnung Bund bedeutet, welche Plattformen dahinterstehen, wie die Einreichung praktisch abläuft – und wo die typischen Stolperfallen liegen.

XRechnung Bund: Definition und rechtlicher Rahmen

Was ist XRechnung und wer muss sie nutzen?

XRechnung ist ein rein XML-basiertes Rechnungsformat für den öffentlichen Sektor (B2G – Business-to-Government). Anders als ZUGFeRD enthält es keine sichtbare PDF-Ansicht, sondern ausschließlich strukturierte Daten. Beide Formate erfüllen dieselbe europäische Norm EN 16931 – ZUGFeRD kombiniert PDF/A-3 und eingebettetes XML, XRechnung ist die „nackte" XML-Variante. Wer sich unsicher ist, welches Format wann passt, findet in unserem Vergleich ZUGFeRD oder XRechnung eine Entscheidungshilfe.

Der Geltungsbereich reicht von der Bundesverwaltung über die Länder bis zu den Kommunen – Letztere allerdings mit unterschiedlichen Fristen und Regelungen.

Rechtliche Grundlagen und Fristen

Rechtsbasis ist die E-Rechnungsverordnung (ERechV) in Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten an den Bund ihre Rechnungen elektronisch im Format XRechnung (oder einem anderen EN-16931-konformen Format) einreichen.

Ausnahmen gibt es: Direktaufträge bis 1.000 Euro netto, bestimmte sicherheitsrelevante Aufträge und einzelne Sonderfälle sind ausgenommen. Einen Überblick liefert unser Beitrag zu allen Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht.

Abgrenzung zur B2B-E-Rechnungspflicht ab 2027/2028

Wichtig: XRechnung Bund ist ein Sonderfall für öffentliche Aufträge. Die allgemeine E-Rechnungspflicht in der Privatwirtschaft (B2B) läuft parallel dazu – gestaffelt bis 2027/2028. Hier ist meist ZUGFeRD im Profil EN 16931 der praktische Standard, nicht XRechnung. Wer wann genau umstellen muss, klärt der Artikel E-Rechnung-Pflicht 2027 oder 2028.

Die zentralen Plattformen des Bundes

OZG-RE – die konsolidierte Rechnungseingangsplattform

Seit September 2025 empfängt die Bundesverwaltung elektronische Rechnungen über eine zentrale Plattform: die OZG-RE (Online-Zugangsgesetz-Rechnungseingang). Damit wurden die frühere ZRE und die OZG-RE zu einer einheitlichen Lösung zusammengeführt. Der Zugang erfolgt über ein Nutzerkonto, wahlweise per ELSTER-Zertifikat oder das Unternehmenskonto.

Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE)

Die ursprüngliche Plattform war unter xrechnung.bund.de erreichbar. Sie erfüllte über Jahre die Rolle des zentralen Rechnungseingangs für die unmittelbare Bundesverwaltung. Mit der Konsolidierung 2025 wurden Nutzer schrittweise zur OZG-RE überführt.

E-Rechnung-Bund.de – die Validierungsplattform

Vor der Einreichung lässt sich jede Rechnung auf Konformität prüfen. Die Plattform e-rechnung-bund.de prüft eingereichte Rechnungen auf Syntax und Semantik gegen die XRechnung-Spezifikation und meldet Fehler strukturiert zurück. Eine solche Validierung kannst du auch mit unserem kostenlosen E-Rechnung-Validator gegen EN 16931 und die KoSIT-Regeln durchführen.

Einreichungsverfahren: Praktische Wege

Direktübertragung per E-Mail

Der Klassiker für gelegentliche Rechnungssteller: Die XRechnung wird als XML-Anhang an eine plattformspezifische E-Mail-Adresse gesendet. Voraussetzung ist eine gültige Leitweg-ID im Betreff oder in der Datei sowie die Einhaltung der Anhang-Vorgaben.

Upload über Webformular

Wer nur selten Rechnungen stellt, kann die Rechnungsdaten direkt im Webformular der OZG-RE eingeben oder eine fertige XRechnung-Datei hochladen. Auch Teilrechnungen, korrigierte Rechnungen und Gutschriften lassen sich auf diesem Weg einreichen.

Anbindung von Rechnungssystemen

Für Volumenlieferanten bietet sich eine API-Anbindung an, etwa über Peppol. Die automatisierte Übertragung aus ERP- oder Faktura-Software spart bei hohem Rechnungsaufkommen deutlich Zeit – erfordert aber technische Ressourcen und eine saubere Schnittstellen-Konfiguration.

Belegschmied als Automatisierungslösung

Genau hier liegt die Lücke für viele kleine Betriebe: Sie haben weder eine ERP-Anbindung noch Lust, jede Rechnung manuell hochzuladen. Belegschmied schließt diese Lücke mit dem CC-Workflow: Du schreibst die Rechnung wie gewohnt (etwa in Word), versendest sie als PDF per E-Mail und setzt die Belegschmied-Adresse in CC. Rund 90 Sekunden später liegt die konforme E-Rechnung vor – ohne Software-Wechsel. Wie das im Detail funktioniert, zeigt der Beitrag automatisch E-Rechnungen versenden per E-Mail.

XRechnung-Format: Aufbau und Anforderungen

XML-Struktur und Unterschied zu PDF-E-Rechnungen

Eine XRechnung ist reine Datenstruktur – ohne Layout. Ein Doppelklick auf die Datei zeigt meist nur Roh-XML oder gar nichts. Willst du eine erhaltene XRechnung ansehen, hilft ein XRechnung-Viewer, der das XML lesbar macht. Die Felder folgen dem BT-Code-System der EN 16931, unterteilt in Pflicht- und optionale Felder.

Feldanforderungen für Bundesrechnungen

Für eine Bundesrechnung müssen unter anderem vorhanden sein:

• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder Steuernummer
• vollständige Lieferanten- und Empfängerdaten
• die Leitweg-ID der adressierten Behörde
• Positionen mit Mengen, Einzelpreisen und Steuersätzen
• konsistente Summen sowie Zahlungsbedingungen und Kontoverbindung

Die Leitweg-ID ist dabei das Bundes-spezifische Pflichtfeld, das den korrekten Rechnungsempfänger im Behördengefüge adressiert.

Häufige Fehler und Validierungsfallen

Die typischen Ablehnungsgründe sind fast immer dieselben:

• fehlende oder falsche USt-IdNr.
• Abweichungen zwischen Positions- und Rechnungssummen
• unvollständige Adressdaten
• ungültige Datumsformate
• fehlerhafte Referenzen bei Stornierungen

Eine praxisnahe Übersicht für Handwerksbetriebe liefert der Artikel zu den fünf häufigsten EN-16931-Fallstricken.

Branchenspezifische Besonderheiten

Anwaltskanzleien und Notare

Bei Honorarrechnungen sind die Anforderungen des § 9 RVG und die korrekte Abbildung von Gebührenpositionen zu beachten. Details dazu im Beitrag E-Rechnung für Anwaltskanzleien.

Arzt- und Zahnarztpraxen

Heilbehandlungen sind umsatzsteuerfrei und teils von der E-Rechnungspflicht ausgenommen, IGeL-Leistungen dagegen nicht. Zusätzlich spielt der Datenschutz eine Rolle. Was wirklich Pflicht wird, klärt E-Rechnung für Arzt- und Zahnarztpraxen.

Online-Händler

Reine B2C-Rechnungen brauchen keine XRechnung. Sobald aber an eine Behörde geliefert wird – etwa Büromaterial an ein Amt –, greift die B2G-Pflicht. Der Beitrag E-Rechnung für eBay, Etsy, Shopify und Amazon ordnet die Fälle ein.

Steuerberater und Buchhalter

Bei der Abrechnung nach StBVV sind Pauschalierungen und Gebührenpositionen sauber abzubilden. Mehr dazu unter E-Rechnung für Steuerberater.

Compliance und Revisionssicherheit

GoBD-Anforderungen für gespeicherte XRechnungen

Auch eingereichte XRechnungen unterliegen den GoBD: mindestens 10 Jahre unveränderbare Aufbewahrung, mit Audit-Trail und – zur Beweissicherung sinnvoll – SHA-256-Hashing. Wie sich das automatisieren lässt, beschreibt der Beitrag E-Rechnungen automatisch GoBD-konform archivieren.

Archivierung und Verfahrensdokumentation

Für die Betriebsprüfung ist eine Verfahrensdokumentation empfehlenswert, die beschreibt, wie Rechnungen erstellt, umgewandelt, versendet und archiviert werden. Das schafft Nachvollziehbarkeit gegenüber dem Finanzamt.

Unterschrift und Authentizität

Eine qualifizierte elektronische Signatur ist bei XRechnungen nicht erforderlich. Die Authentizität und Integrität werden durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sichergestellt – Zeitstempel und lückenlose Ablage unterstützen die Nichtabstreitbarkeit.

Prozessabwicklung: Von der Erstellung bis zur Bezahlung

1. Erstellung und Umwandlung. Die Rechnung entsteht in der gewohnten Software – Word, Excel oder ERP. Anschließend erfolgt die Umwandlung ins XRechnung-Format, manuell oder automatisiert.

2. Validierung vor Versand. Vor der Einreichung prüfst du die Datei gegen die Spezifikation – so vermeidest du Ablehnungen.

3. Einreichung und Empfangsbestätigung. Über Upload, E-Mail oder API landet die Rechnung auf der Plattform; ein Validierungsbericht bestätigt Annahme oder listet Fehler.

4. Verarbeitung durch die Behörde. Nach erfolgreicher Prüfung wird die Rechnung verbucht und zur Zahlung freigegeben.

5. Nachbearbeitung. Für Korrekturen gelten klare Regeln – Stornorechnung, Gutschrift oder Korrekturrechnung sind nicht dasselbe. Der Unterschied und die richtige Referenzierung sind im Beitrag E-Rechnung stornieren erklärt.

Häufige Fragen und Problemlösungen

„Ist mein Lieferant XRechnung-pflichtig?"

Faustregel: Wer an eine Bundesbehörde liefert und über der Bagatellgrenze von 1.000 Euro liegt, ist pflichtig. Bei Ländern und Kommunen variieren die Vorgaben – hier lohnt der Blick in die jeweilige Landesregelung.

„Wie ändere ich meine bisherige Rechnung auf XRechnung?"

Du musst deine Software nicht wechseln. Beim CC-Modell schreibst du weiter wie gewohnt und die Umwandlung läuft automatisch im Hintergrund. Der Beitrag Von Word zur E-Rechnung — automatisch zeigt den Ablauf.

„Was kostet die Umstellung?"

Der manuelle Upload über die Bundesplattform ist kostenlos, kostet aber Zeit pro Rechnung. Eine API-Anbindung verursacht Integrationsaufwand. Automatisierungsdienste liegen dazwischen – wann sich was rechnet, hängt vom Rechnungsvolumen ab. Unsere Preise sind transparent einsehbar.

„Was passiert, wenn meine Rechnung nicht validiert?"

Der Validierungsbericht nennt Fehlerklassen. Das aktuelle BMF-Schreiben vom 15.10.2025 unterscheidet drei Fehlerklassen mit unterschiedlichen Rechtsfolgen – nicht jeder Formfehler macht eine Rechnung ungültig. Behebe die gemeldeten Punkte und reiche erneut ein.

Zukunft und Ausblick

Ausweitung auf B2B ab 2027/2028

Parallel zur B2G-Pflicht kommt die allgemeine E-Rechnungspflicht für Unternehmen. Wichtig: Für B2B ist meist ZUGFeRD (EN 16931) der praktische Weg, nicht das reine XRechnung-XML. Beide Formate erfüllen dieselbe Norm.

Integration mit europäischen Standards

XRechnung und ZUGFeRD basieren beide auf EN 16931 und sind damit europaweit anschlussfähig, etwa über Peppol. Die Begriffe rund um diese Standards erklärt unser E-Rechnung Glossar.

Digitalisierung öffentlicher Beschaffung

Der Bund treibt die durchgängig elektronische Rechnungsverarbeitung weiter voran. Für kleine Lieferanten heißt das: Wer den Prozess einmal sauber aufsetzt – ob per Plattform-Upload oder automatisiertem CC-Workflow –, erfüllt B2G- und kommende B2B-Anforderungen aus einer Hand. Offene Fragen beantwortet auch unsere FAQ.

Weiterführende offizielle Quellen: Details zu Zugang und Formaten findest du auf dem OZG-RE-Portal sowie zur Prüfung auf e-rechnung-bund.de.