Wie binden wir Belegschmied an unser ERP an?

Die Entscheidung hängt an einer Frage

Nicht am ERP-Hersteller, sondern daran, was Ihr System am Ende eines Rechnungslaufs tun kann:

• Es kann einen HTTP-Aufruf absetzen oder Sie haben eine Middleware, die das übernimmt. Dann ist die REST-API der direkte Weg, mit Statusabfrage und Rückgabe der erzeugten Dateien in Ihr System.
• Es legt die fertige PDF in einem Ordner ab. Dann beobachtet ein Power-Automate-Flow diesen SharePoint- oder Teams-Ordner und liefert jede neue Datei ein. Die Vorlage stellen wir bereit. Ohne Premium-Lizenz übernimmt derselbe Flow den Weg per Mail.
• Es verschickt die Rechnung direkt per Mail. Dann genügt die Versandadresse oder ein CC in die bestehende Rechnungsmail.

Alle drei Wege enden in derselben Verarbeitung. Der Unterschied ist nur, wie viel Beteiligung Ihre IT braucht.

Warum keine ERP-Erweiterung nötig ist

Eine Anbindung, die im ERP ansetzt, muss jeden Geschäftsvorfall kennen, den sie abbilden soll. Genau daran scheitert sie bei den Rechnungen, um die es meist geht, nämlich denen, die das System ohnehin nicht abbildet. Eine Schicht hinter der fertigen PDF hat dieses Problem nicht: Sie bekommt ein Dokument und gibt ein Dokument zurück.

Details dazu in Muss unser ERP angefasst werden.

Was Sie beim Anbinden bekommen

Über die API nicht nur den Konvertierungsaufruf, sondern auch den lesenden Zugriff: Ausgangs- und Eingangsrechnungen listen und filtern, XML, PDF und Validierungsbericht abrufen, Kunden und Lieferanten lesen, das Protokoll und den Kontingentstand abfragen. Damit lässt sich der Zustand in Ihrem System spiegeln, statt in zwei Oberflächen nachzusehen. Der Umfang im Einzelnen: Was kann die REST-API.

Für alles, was darüber hinausgeht, etwa eine Anbindung an ein bestimmtes Dokumentenmanagement, arbeiten wir auf Projektbasis. Die Wege im Überblick stehen auf Integrationen, die vollständige Doku unter Entwickler.