E-Rechnung für Steuerberater und ihre Mandanten
Ihre Mandanten behalten Word, Excel oder ihre Branchensoftware. Sie bekommen strukturierte Belege, einen DATEV-Export und ein GoBD-Archiv, das eine Betriebsprüfung übersteht. Der Kanzlei-Zugang kostet nichts.
Das Problem sitzt beim Mandanten, die Arbeit landet bei Ihnen
Ab dem 1. Januar 2027 sind Betriebe mit über 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026 zum Versand von E-Rechnungen verpflichtet, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028. Empfangen müssen praktisch alle schon heute. Die meisten kleinen Mandanten reagieren darauf nicht mit einem Softwareprojekt, sondern gar nicht — bis es eng wird.
Für die Kanzlei bedeutet das zwei unangenehme Varianten. Entweder der Mandant wechselt auf eine vollwertige Buchhaltungssoftware, was Umstellungsaufwand und Rückfragen produziert, oder er bastelt sich etwas mit kostenlosen Online-Konvertern zusammen und die Belege kommen in wechselnder Qualität und ohne verlässliches Archiv bei Ihnen an. Belegschmied ist der dritte Weg: eine Schicht dahinter, die den bestehenden Workflow unangetastet lässt.
Was die Kanzlei davon hat
Strukturierte Belege statt PDF-Sammlung
Was beim Mandanten als Word-Rechnung anfängt, kommt bei Ihnen als EN-16931-konforme Datei an. Keine Sammelmails mit 40 Anhängen zum Quartalsende.
DATEV-Export als ZIP
DATEV-XML, PDF-Kopien nach Rechnungsnummer benannt, Manifest-CSV und Prüfhashes. Import über DATEV Unternehmen online oder Kanzlei-Rechnungswesen.
Validierung inklusive Bericht
Jede ein- und ausgehende Rechnung läuft gegen EN 16931 und die deutschen CIUS-Regeln. Der Bericht wird archiviert und ist bei Rückfragen zum Vorsteuerabzug der Nachweis.
GoBD-Archiv mit Hash-Chain
Originalformat, unveränderbar, SHA-256-verkettet. Dazu Ereignisprotokoll und eine aus den echten Einstellungen generierte Verfahrensdokumentation.
Mandantenübergreifender Zugang
Sie werden pro Mandant als Team-Mitglied eingeladen und wechseln im Workspace-Switcher zwischen den Betrieben. Für die Kanzlei entstehen keine eigenen Kosten.
Keine Umstellung beim Mandanten
Word, Excel, Branchensoftware — alles bleibt. Der Mandant setzt beim Rechnungsversand nur eine zusätzliche Adresse in CC.
So läuft die Zusammenarbeit
Mandant legt Workspace an
Registrierung dauert wenige Minuten, 30 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte. Stammdaten einmalig eintragen: Firmenname mit Rechtsform, USt-IdNr., IBAN, Standard-Zahlungsbedingungen.
Sie werden als Team-Mitglied eingeladen
Der Mandant lädt Ihre Kanzlei-Adresse unter Einstellungen → Team ein. Sie sehen Ein- und Ausgang, Archiv und Protokoll, ohne selbst ein Abo zu brauchen.
Monatlich oder quartalsweise exportieren
Export → DATEV, Zeitraum wählen, ZIP herunterladen. Belege, Metadaten und Prüfhashes in einem Paket, fertig für den Import.
Details zum Exportpaket stehen in der DATEV-Anleitung, die Archiv-Anforderungen im Artikel über GoBD-konforme Archivierung.
Auch für die eigenen Honorarrechnungen
Seit der Änderung von § 9 StBVV im Dezember 2024 genügt für die Vergütungsrechnung die Textform, die eigenhändige Unterschrift ist nicht mehr nötig. Außerdem dürfen Rechnungen ausdrücklich von Dritten im Auftrag des Steuerberaters erstellt werden. Beides zusammen macht den Layer-Ansatz auch für die Kanzlei selbst nutzbar. Die Einzelheiten haben wir im Artikel zur E-Rechnung in der Steuerkanzlei aufgeschrieben.
Häufige Fragen aus Kanzleien
Was kostet der Kanzlei-Zugang?
Nichts. Sie werden von Ihrem Mandanten als Team-Mitglied in dessen Workspace eingeladen und zahlen dafür keine eigene Gebühr. Abgerechnet wird ausschließlich der Workspace des Mandanten, nach dessen Plan. Wenn Sie mehrere Mandanten betreuen, wechseln Sie im Workspace-Switcher zwischen ihnen.
In welchem Format bekommen wir die Belege?
Über Export → DATEV erzeugt der Mandant ein ZIP für einen frei wählbaren Zeitraum. Darin liegen eine XML-Datei im DATEV-Rechnungswesen-Format, PDF-Kopien aller Belege benannt nach Rechnungsnummer, eine Manifest-CSV mit einer Zeile pro Beleg und Prüfhashes zur Konsistenz-Verifikation. Der Import läuft über DATEV Unternehmen online oder Kanzlei-Rechnungswesen.
Muss der Mandant seine Software wechseln?
Nein, und das ist der eigentliche Punkt. Der Mandant schreibt seine Rechnung weiter in Word, Excel oder seiner Branchensoftware, exportiert wie gewohnt als PDF und setzt beim Versand eine zusätzliche Adresse in CC. Daraus entsteht im Hintergrund die ZUGFeRD-Datei, die beim Empfänger landet. Für Kanzleien heißt das: keine Umstellungsprojekte bei Mandanten, die an ihren Vorlagen hängen.
Wie hilft das bei einer Betriebsprüfung?
Jeder Beleg liegt im Originalformat im Archiv, also die XML bei XRechnung und die PDF/A-3 bei ZUGFeRD, nicht eine nachträglich gedruckte Ansicht. Zu jedem Eintrag gehört ein SHA-256-Hash, der mit dem Hash des vorherigen Eintrags verkettet ist. Dazu kommen der Validierungsbericht je Rechnung und ein Ereignisprotokoll, das festhält, wer wann was freigegeben oder geändert hat. Eine Verfahrensdokumentation wird aus den tatsächlichen Einstellungen des Betriebs generiert.
Werden eingehende Rechnungen validiert?
Ja, automatisch gegen EN 16931 und die deutschen CIUS-Regeln, und der Bericht wird mitarchiviert. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 empfiehlt genau das ausdrücklich, weil ein nicht-konformer Eingangsbeleg den Vorsteuerabzug gefährden kann. Einzelne Dateien können Sie auch ohne Account durch den kostenlosen Validator schicken.
Gibt es eine Vermittlungsregelung?
Ja, aber individuell statt als Standardprogramm. Wir sind ein kleines Team und stimmen die Konditionen lieber direkt ab, als ein Formular dazwischenzuschalten. Schreiben Sie uns an kontakt@belegschmied.de mit einer kurzen Angabe, wie viele Mandanten Sie betreuen und welche Systeme dort im Einsatz sind.
Kurz sprechen?
Schreiben Sie uns, wie viele Mandanten Sie betreuen und welche Systeme dort laufen. Wir melden uns mit einer konkreten Einschätzung, ob und für welche Mandanten sich der Weg lohnt — auch wenn die Antwort manchmal „für Sie eher nicht" lautet.