Rechnungen so vorbereiten, dass alle Pflichtangaben auslesbar sind

Kurze Antwort: Nutze eine Textbasis-PDF (kein Foto, kein Scan), setze pro Position eine eigene Zeile mit Menge, Einheit, Netto und Steuersatz, und bring die Pflichtangaben nach §14 UStG lesbar auf die Rechnung. Belegschmied erkennt den Rest zuverlässig.

Der häufigste Grund für eine gestoppte Rechnung ist nicht ein Bug im System, sondern eine PDF, in der wichtige Felder fehlen oder nur als Bild vorliegen. Die folgenden Punkte lösen die meisten Fälle vorab.

Pflichtangaben nach §14 UStG

Auf jeder Rechnung müssen stehen:

1. Vollständiger Name und Anschrift von Leistenden und Leistungsempfänger.
2. Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden.
3. Ausstellungsdatum der Rechnung.
4. Fortlaufende Rechnungsnummer, eindeutig pro Kalenderjahr.
5. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang der Leistung.
6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (kann mit Rechnungsdatum übereinstimmen).
7. Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt, dazu der jeweilige Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung.
8. Steuerbetrag je Steuersatz.
9. Ggf. Hinweis auf Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge).

Fehlt einer dieser Punkte, ist die Rechnung formell nicht ordnungsgemäß, unabhängig von Belegschmied. Sie wird auch beim Kunden ins Vorsteuer-Aus laufen.

PDF-Format: Textbasis, nicht Bild

Belegschmied liest den Text direkt aus dem PDF-Datenstrom. Wenn deine PDF ein reines Bild ist (etwa aus einem Scan oder als „PDF gedruckt aus einer Bildbearbeitung"), muss die OCR laufen. Das kostet Zeit und Genauigkeit.

Woran erkennst du das? Öffne die PDF, drück Strg+F (Suchen), tippe einen Buchstaben. Wenn du in der PDF nichts markieren kannst und die Suche keine Ergebnisse findet, ist es ein Bild.

Lösung: aus dem Rechnungsprogramm heraus als „PDF" exportieren, nicht als Bild-Datei drucken.

Eine Position, eine Zeile

Für jede Position auf der Rechnung sollte in der PDF eine eigene, klar erkennbare Zeile stehen:

Wandanstrich Wohnzimmer   82,5 m²   18,50 €   1.526,25 €

Vermeide zusammengefasste Positionen wie „Materialien und Arbeit pauschal 2.400 €". Solche Sammelposten lassen sich zwar rechnen, verlieren aber die Einzelinformation, die die ZUGFeRD-XML gerne aufnimmt. Und dein Kunde kann sie im Streitfall nicht nachvollziehen.

Einheiten sauber ausschreiben

Belegschmied normalisiert Einheiten in die international standardisierten Codes (m² → MTK, Stück → H87, Stunde → HUR und so weiter). Damit das klappt, bleiben in deiner PDF am besten die geläufigen Kürzel: „Std.", „m²", „lfm", „Stk.", „kg", „l".

Kryptische Eigenkürzel wie „Einh." oder „Pos." kann Belegschmied nicht immer sicher zuordnen und lässt die Einheit im Zweifel weg. Das ist zwar rechnerisch kein Fehler, aber die XML verliert Informationsdichte.

Steuersatz je Position sichtbar

Wenn du mehrere Steuersätze in einer Rechnung mischst (7% Nebenleistungen zusammen mit 19% Hauptleistungen), sollte in jeder Zeile stehen, welcher Satz gilt:

Kaffee Espresso, 4 Tassen        4,00 €   7 %    4,28 €
Elektroinstallation Baustelle  380,00 €  19 %  452,20 €

Belegschmied kann Steuersätze auch aus der Steueraufschlüsselung am Ende ableiten, wird dann aber schnell unsicher, sobald sich Zeilenanzahl und Steuerübersicht nicht sauber matchen lassen.

Bankverbindung als eigener Block

IBAN und BIC gehören in einen klar abgesetzten Block, entweder unten rechts unter „Zahlungsziel" oder im Footer. Wenn IBAN und Kontoinhaber in getrennten Zeilen stehen, ohne Layout-Trick, erkennt Belegschmied sie zuverlässig.

Leistungszeitraum bei laufenden Leistungen

Bei Wartungsverträgen, Abo-Rechnungen und ähnlichem gehört ein Leistungszeitraum auf die Rechnung, nicht nur ein Lieferdatum:

Leistungszeitraum: 01.06.2026 bis 30.06.2026

Ohne Zeitraum nimmt Belegschmied das Rechnungsdatum als Lieferdatum, was bei laufenden Leistungen falsch ist.

Reverse Charge und §13b UStG kenntlich machen

Bei Bauleistungen zwischen Unternehmern, bei ausländischen Kunden mit gültiger USt-IdNr. und in einigen weiteren Fällen wechselt die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger. Auf der Rechnung braucht es dann:

• Kein Steuerausweis (kein „19 % USt").
• Ein klarer Hinweis: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gem. §13b UStG" oder „Reverse Charge".

Belegschmied setzt in der ZUGFeRD-XML dann das entsprechende Kennzeichen. Fehlt der Hinweis, weiß die Automatik nicht, ob es sich um vergessene Steuer oder um Reverse Charge handelt und pausiert die Rechnung.

Wenn etwas nicht klappt

• „Netto plus Steuer ergibt nicht Brutto" in der Freigabe. Meistens Rundungsdifferenzen bei mehreren Positionen. Setz die Rundung im Rechnungsprogramm auf „mathematisch, 2 Nachkommastellen".
• „Einheit unbekannt". Deine Einheit war ein Eigenkürzel. Ersetz sie auf der Rechnung durch das übliche Kürzel oder gib den Standard-Code in Einstellungen → LLM-Hinweise an.
• „Rechnungsnummer nicht eindeutig". Deine Rechnungsnummern wiederholen sich im Jahr. Nutz ein Muster wie 2026-0142 mit Jahr davor, dann bleiben sie eindeutig.

Nächster Schritt: E-Rechnungen direkt in Belegschmied erstellen, wenn du das Rechnungsprogramm ganz sparen willst.