E-Rechnungen direkt in Belegschmied erstellen

Kurze Antwort: Im Menüpunkt Erstellen legen Sie eine neue Rechnung an, wählen oder erfassen den Kunden, geben Positionen ein und klicken auf „Versenden". Belegschmied erzeugt sofort die ZUGFeRD-PDF und schickt sie an Ihren Kunden.

Für Betriebe ohne Rechnungsprogramm oder für Ausnahmerechnungen zwischendurch ist der direkte Weg oft schneller als Word plus manueller Mailversand.

Wann sich das direkte Erstellen lohnt

• Sie haben kein separates Rechnungsprogramm und schreiben bisher in Word.
• Sie machen wenige Rechnungen im Monat (unter 20) und wollen kein zusätzliches Tool.
• Sie wollen eine Rechnung von unterwegs aus dem Handy oder Tablet schreiben.
• Sie wollen sofort eine konforme E-Rechnung, ohne den Umweg über einen PDF-Anhang.

Wer hunderte Rechnungen im Monat oder komplexe Aufmaße hat, bleibt besser beim gewohnten Programm und nutzt den CC-Weg.

Neue Rechnung anlegen

1. Klicken Sie im Menü auf Erstellen.
2. Kunde wählen aus Ihrer Kundenliste, oder neu anlegen. Für einen neuen Kunden brauchen Sie Firmenname, Anschrift und (bei B2B) USt-IdNr.
3. Rechnungsnummer wird automatisch fortgeschrieben. Sie können sie überschreiben, aber Belegschmied warnt, wenn die Nummer eine Lücke oder Dublette erzeugt.
4. Rechnungsdatum ist heute, das können Sie ändern.
5. Leistungsdatum oder Leistungszeitraum eintragen, wenn er vom Rechnungsdatum abweicht.
6. Positionen erfassen. Pro Position: Beschreibung, Menge, Einheit, Netto-Einzelpreis, Steuersatz. Summen und Rundungen laufen automatisch.
7. Zahlungsbedingungen und optionaler Skonto-Hinweis.
8. Vorschau öffnen, prüfen.
9. Versenden klicken.

Was der „Versenden"-Klick auslöst

Nach dem Klick erzeugt Belegschmied:

• Eine PDF/A-3-Datei mit sichtbarem Layout Ihrer Rechnung.
• Die eingebettete ZUGFeRD-XML nach EN 16931.
• Eine Mail an Ihren Kunden mit der PDF im Anhang.
• Ein Original im Archiv für 10 Jahre.

Der Kunde bekommt genau eine Mail, keinen zweiten Anhang, kein „Nachlieferung"-Vorgang. Weil die Rechnung direkt in Belegschmied entstanden ist, ist sie von Anfang an konform.

Rechnung als Entwurf speichern

Nicht fertig? Klicken Sie oben rechts auf „Als Entwurf speichern". Sie finden sie unter Erstellen → Entwürfe und können sie später öffnen, ändern und versenden.

Vorlagen und wiederkehrende Rechnungen

Für wiederkehrende Positionen (regelmäßiger Wartungsvertrag, Standard-Servicepauschale) legen Sie unter Einstellungen → Vorlagen eine Vorlage an. Beim nächsten Erstellen wählen Sie die Vorlage aus, das Positionsraster ist vorbelegt.

Rechnung stornieren oder korrigieren

Nach dem Versand können Sie eine Rechnung nicht mehr einfach ändern, das würde die Nummerierung und die Buchhaltung durcheinanderbringen. Statt Änderung erzeugen Sie eine Storno-Rechnung (identische Nummer mit vorangestelltem „S" oder eine eigene Storno-Serie) und eine neue korrigierte Rechnung. Belegschmied bietet direkt aus der versendeten Rechnung heraus einen „Stornieren"-Knopf, der beides in einem Schritt vorbereitet.

Wenn etwas nicht klappt

• „Ungültige Rechnungsnummer". Ihre Nummer kollidiert mit einer bestehenden. Belegschmied schlägt die nächste freie vor.
• „Kunde ohne Anschrift". Öffnen Sie den Kunden, ergänzen Sie die Anschrift, dann geht der Versand.
• Kunde bekommt die Rechnung nicht. Vermutlich landet sie im Spam-Ordner (kann bei neuen Absender-Domains am Anfang passieren). Bitten Sie den Kunden, in den Junk-Ordner zu schauen und den Absender freizugeben. Nach ein paar Rechnungen an denselben Empfänger ist das erledigt.

Ergänzend: Freigabe vor Versand deaktivieren, wenn Sie für den direkten Weg keine Zwischenprüfung wollen.