E-Rechnungen direkt in Belegschmied erstellen

Kurze Antwort: Im Menüpunkt Erstellen legst du eine neue Rechnung an, wählst oder erfasst den Kunden, gibst Positionen ein und klickst auf „Versenden". Belegschmied erzeugt sofort die ZUGFeRD-PDF und schickt sie an deinen Kunden.

Für Betriebe ohne Rechnungsprogramm oder für Ausnahmerechnungen zwischendurch ist der direkte Weg oft schneller als Word plus manueller Mailversand.

Wann sich das direkte Erstellen lohnt

• Du hast kein separates Rechnungsprogramm und schreibst bisher in Word.
• Du machst wenige Rechnungen im Monat (unter 20) und willst kein zusätzliches Tool.
• Du willst eine Rechnung von unterwegs aus dem Handy oder Tablet schreiben.
• Du willst sofort eine konforme E-Rechnung, ohne den Umweg über einen PDF-Anhang.

Wer hunderte Rechnungen im Monat oder komplexe Aufmaße hat, bleibt besser beim gewohnten Programm und nutzt den CC-Weg.

Neue Rechnung anlegen

1. Klick im Menü auf Erstellen.
2. Kunde wählen aus deiner Kundenliste, oder neu anlegen. Für einen neuen Kunden brauchst du Firmenname, Anschrift und (bei B2B) USt-IdNr.
3. Rechnungsnummer wird automatisch fortgeschrieben. Du kannst sie überschreiben, aber Belegschmied warnt, wenn die Nummer eine Lücke oder Dublette erzeugt.
4. Rechnungsdatum ist heute, kannst du ändern.
5. Leistungsdatum oder Leistungszeitraum eintragen, wenn er vom Rechnungsdatum abweicht.
6. Positionen erfassen. Pro Position: Beschreibung, Menge, Einheit, Netto-Einzelpreis, Steuersatz. Summen und Rundungen laufen automatisch.
7. Zahlungsbedingungen und optionaler Skonto-Hinweis.
8. Vorschau öffnen, prüfen.
9. Versenden klicken.

Was der „Versenden"-Klick auslöst

Nach dem Klick erzeugt Belegschmied:

• Eine PDF/A-3-Datei mit sichtbarem Layout deiner Rechnung.
• Die eingebettete ZUGFeRD-XML nach EN 16931.
• Eine Mail an deinen Kunden mit der PDF im Anhang.
• Ein Original im Archiv für 10 Jahre.

Der Kunde bekommt genau eine Mail, keinen zweiten Anhang, kein „Nachlieferung"-Vorgang. Weil die Rechnung direkt in Belegschmied entstanden ist, ist sie von Anfang an konform.

Rechnung als Entwurf speichern

Nicht fertig? Klick oben rechts auf „Als Entwurf speichern". Du findest sie unter Erstellen → Entwürfe und kannst sie später öffnen, ändern und versenden.

Vorlagen und wiederkehrende Rechnungen

Für wiederkehrende Positionen (regelmäßiger Wartungsvertrag, Standard-Servicepauschale) legst du unter Einstellungen → Vorlagen eine Vorlage an. Beim nächsten Erstellen wählst du die Vorlage aus, das Positionsraster ist vorbelegt.

Rechnung stornieren oder korrigieren

Nach dem Versand kannst du eine Rechnung nicht mehr einfach ändern, das würde die Nummerierung und die Buchhaltung durcheinanderbringen. Statt Änderung erzeugst du eine Storno-Rechnung (identische Nummer mit vorangestelltem „S" oder eine eigene Storno-Serie) und eine neue korrigierte Rechnung. Belegschmied bietet direkt aus der versendeten Rechnung heraus einen „Stornieren"-Knopf, der beides in einem Schritt vorbereitet.

Wenn etwas nicht klappt

• „Ungültige Rechnungsnummer". Deine Nummer kollidiert mit einer bestehenden. Belegschmied schlägt die nächste freie vor.
• „Kunde ohne Anschrift". Öffne den Kunden, ergänze die Anschrift, dann geht der Versand.
• Kunde bekommt die Rechnung nicht. Vermutlich landet sie im Spam-Ordner (kann bei neuen Absender-Domains am Anfang passieren). Frag den Kunden, in den Junk-Ordner zu schauen und den Absender freizugeben. Nach ein paar Rechnungen an denselben Empfänger ist das erledigt.

Ergänzend: Freigabe vor Versand deaktivieren, wenn du für den direkten Weg keine Zwischenprüfung willst.