Freigabe vor Versand deaktivieren

Kurze Antwort: In Einstellungen → Versand nehmen Sie im Abschnitt „Versandverhalten" das Häkchen bei „Freigabe vor Versand erforderlich" raus und klicken unten auf „Alle Änderungen speichern". Ab dann läuft jede Rechnung, die alle Prüfungen besteht, direkt zum Empfänger. Nur auffällige Rechnungen kommen noch zur Freigabe.

Wie die Freigabe selbst abläuft, also was Sie auf der Prüfseite sehen und wie Sie korrigieren, steht in Die Freigabe: Rechnungen vor dem Versand prüfen.

Die Standard-Einstellung ist Freigabe-vor-Versand. Das ist der sicherste Modus, weil Sie jede Rechnung noch einmal zu Gesicht bekommen, bevor sie beim Kunden landet. Für viele Betriebe reicht das für den Anfang. Sind Sie sicher im Ablauf, können Sie die Freigabe umstellen.

Wann das sinnvoll ist

• Ihre Rechnungen sind inhaltlich klar (gleiche Positionen, gleiche Kunden, wenig Sonderfälle).
• Sie wollen keine Verzögerung durch zusätzliche Klicks, gerade bei vielen kleinen Rechnungen.
• Sie haben saubere Vorlagen in Word oder Ihrem ERP, die selten fehlerhaft sind.

Wann Freigabe die bessere Wahl bleibt

• Sie haben oft wechselnde Reverse-Charge-Fälle oder wechselnde Steuersätze.
• Ihre Rechnungen enthalten Sonderabsprachen, die pro Kunde variieren.
• Sie geben Belegschmied gerade erst frei und wollen erst Vertrauen aufbauen.
• Sie sind einziger Rechnungsversender und wollen am Freitagabend nichts übersehen.

Was auch ohne Freigabe angehalten wird

Das Häkchen entscheidet nur über den unauffälligen Fall. Drei Bremsen bleiben aktiv, egal wie es steht:

• Die KI war unsicher. Liegt die Konfidenz der Extraktion unter 85 Prozent, geht die Rechnung in die Freigabe.
• Die Validierung meldet Fehler. Verstößt die E-Rechnung gegen EN 16931 oder die deutschen Regeln, wird sie nicht zugestellt.
• Ein deterministischer Check ist gerissen. Rechnungsnummer nicht im PDF-Text, Netto plus Steuer ergibt nicht Brutto, Summe der Positionen passt nicht zum Gesamt-Netto.

Ein Betrieb mit abgeschalteter Freigabe findet also gelegentlich trotzdem eine Rechnung in der Warteschlange. Das ist kein Fehler, sondern der Zweck der Sache.

Umschalten

1. Einstellungen öffnen, oben auf den Reiter Versand wechseln.
2. Zum Abschnitt „Versandverhalten" scrollen.
3. Das Häkchen bei „Freigabe vor Versand erforderlich" entfernen.
4. Unten auf „Alle Änderungen speichern" klicken. Rechts daneben erscheint die Uhrzeit der Speicherung.

Die Umstellung gilt ab der nächsten eingelieferten Rechnung. Was zu diesem Zeitpunkt schon in der Freigabe liegt, bleibt dort liegen: das arbeiten Sie noch ab, notfalls über die Kästchen links und den Sammel-Button „N freigeben".

Was im Protokoll landet

Jede Umstellung landet als Ereignis „Workspace-Einstellung geändert" im Protokoll, mit Zeitstempel, dem Feld „Freigabe vor Versand erforderlich", dem Wert davor und danach und der Person, die es getan hat. Das schreibt die Datenbank selbst mit, es lässt sich also nicht umgehen.

Wichtig für die Verfahrensdokumentation und für spätere Betriebsprüfungen: Prüfer schauen genau hin, wann welcher Kontrollmechanismus wie eingestellt war. Wie Sie die Einträge lesen, steht in Das Ereignisprotokoll lesen.

Einzelne Rechnung trotzdem vorher sehen

Einen Schalter pro Rechnung gibt es nicht: die Freigabe gilt für den ganzen Workspace. Sind Sie bei einem bestimmten Kunden oder einer ungewöhnlichen Rechnung unsicher, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Test-Modus. In Einstellungen → Versand aktivieren: die E-Rechnung geht dann nicht an den Kunden, sondern an Sie zurück, mit [TEST] im Betreff. Sie sehen genau das, was Ihr Empfänger bekommen hätte. Danach wieder ausschalten.
• Freigabe kurzzeitig wieder einschalten. Zwei Klicks hin, zwei zurück, und die betroffene Rechnung läuft durch die Prüfseite.

Wenn etwas nicht klappt

• Rechnungen bleiben trotzdem in der Freigabe hängen. Dann greift eine der drei Bremsen oben. Auf der Prüfseite steht, welche. Meist fehlt eine Angabe strukturell im Layout, siehe Rechnungen vorbereiten.
• Speichern geht nicht. Die Einstellungen sieht jedes Teammitglied, speichern dürfen nur Inhaber und Administratoren. Unter dem Button steht dann „Speichern erfordert Owner- oder Admin-Rolle". Rollen ändert der Inhaber unter Team einrichten.
• Rückwärts-Umschalten. Dasselbe Häkchen wieder setzen und speichern. Ab der nächsten Rechnung geht wieder alles durch die Freigabe.