Freigabe vor Versand deaktivieren

Kurze Antwort: In Einstellungen → Versand → Freigabe stellst du den Schalter „Automatisch versenden, wenn Validierung sauber" auf An. Ab dann läuft jede Rechnung, die alle Prüfungen besteht, direkt zum Empfänger. Nur bei Fehlern kommt sie noch zur Freigabe.

Die Standard-Einstellung ist Freigabe-vor-Versand. Das ist der sicherste Modus, weil du jede Rechnung noch einmal zu Gesicht bekommst, bevor sie beim Kunden landet. Für viele Betriebe reicht das für den Anfang. Bist du sicher im Ablauf, kannst du die Freigabe umstellen.

Wann das sinnvoll ist

• Deine Rechnungen sind inhaltlich klar (gleiche Positionen, gleiche Kunden, wenig Sonderfälle).
• Du willst keine Verzögerung durch zusätzliche Klicks, gerade bei vielen kleinen Rechnungen.
• Du hast saubere Vorlagen in Word oder deinem ERP, die selten fehlerhaft sind.

Wann Freigabe die bessere Wahl bleibt

• Du hast oft wechselnde Reverse-Charge-Fälle oder wechselnde Steuersätze.
• Deine Rechnungen enthalten Sonderabsprachen, die pro Kunde variieren.
• Du gibst Belegschmied gerade erst frei und willst erst Vertrauen aufbauen.
• Du bist einziger Rechnungsversender und willst am Freitagabend nichts übersehen.

Auch mit ausgeschalteter Freigabe stoppt Belegschmied Rechnungen mit klaren Fehlern (Netto-Brutto-Diskrepanz, fehlende Rechnungsnummer, KoSIT-Fehler). Der Schalter betrifft nur den „Ampel-grün"-Fall.

Umschalten

1. Einstellungen → Versand öffnen.
2. Zum Abschnitt „Freigabe" scrollen.
3. Schalter „Automatisch versenden, wenn Validierung sauber" auf An.
4. Bestätigen mit einem Klick auf „Übernehmen".

Die Umstellung gilt ab dem nächsten Versandvorgang. Rechnungen, die zu diesem Zeitpunkt in der Freigabe hängen, musst du noch einzeln durchklicken.

Was du im Audit-Log siehst

Jede Umstellung des Freigabe-Modus landet als Ereignis im Audit-Log, mit Zeitstempel und der Person, die die Änderung gemacht hat. Wichtig für die Verfahrensdokumentation und für spätere Betriebsprüfungen: Prüfer schauen genau hin, wann welcher Kontrollmechanismus wie eingestellt war.

Einzelne Rechnungen weiter freigeben

Selbst mit ausgeschalteter Standard-Freigabe kannst du eine einzelne Rechnung als „mit Freigabe" markieren, wenn du unsicher bist. Beim Versenden setzt du das Häkchen „Diese Rechnung vor Versand freigeben". Nur diese landet dann in der Warteschlange.

Wenn etwas nicht klappt

• Rechnungen bleiben trotzdem in Freigabe hängen. Der Automatik-Modus greift nur, wenn keine Warnung anliegt. Prüfe, welche Warnung Belegschmied setzt und ob du das Problem strukturell abstellen kannst (siehe Rechnungen vorbereiten).
• Schalter fehlt. Nur Owner und Admin sehen den Freigabe-Bereich in den Einstellungen. Mitarbeiter müssen den Owner bitten.
• Rückwärts-Umschalten. Denselben Schalter ausschalten. Ab der nächsten Rechnung geht wieder alles durch die Freigabe.