Wie der Versand funktioniert

Kurze Antwort: Du setzt deine Belegschmied-CC-Adresse in die Rechnungs-Mail. Wir lesen den PDF-Anhang aus, erzeugen daraus die ZUGFeRD-XML, betten sie in die PDF und schicken die konforme E-Rechnung an denselben Empfänger nach. Der Ablauf dauert normalerweise unter zwei Minuten.

Der Prozess ist bewusst asynchron gestaltet: du drückst „Senden", und Belegschmied liefert das ZUGFeRD-Ergebnis in einem separaten Vorgang aus. So bleibt dein Absende-Zeitpunkt der gültige, und die Zustellung an deinen Kunden ist nicht durch die Konvertierung blockiert.

Der Weg deiner Rechnung, Schritt für Schritt

1. Du schreibst deine Rechnung wie gewohnt in Word, deinem ERP oder Handwerker-Tool. Als Anhang wird eine ganz normale PDF erzeugt.
2. Du versendest die Mail an deinen Kunden. In CC sitzt versand-<kürzel>@in.belegschmied.de.
3. Belegschmied bekommt die Kopie. Der Anhang wird geparst und die Rechnungsdaten (Nummer, Datum, Positionen, Beträge, Steuersätze, Bankverbindung) werden extrahiert.
4. Die Daten werden geprüft. Netto plus Steuer ergibt Brutto? Rechnungsnummer eindeutig? Alle Pflichtfelder nach §14 UStG da? Wenn ja, gehts weiter. Wenn nein, hält Belegschmied die Rechnung zurück und meldet sich per Freigabe-Mail.
5. ZUGFeRD-XML wird gebaut und in die PDF eingebettet (PDF/A-3-konform). Das ist die eigentliche E-Rechnung: eine Hybrid-Datei, sichtbar als PDF, maschinenlesbar durch die XML.
6. Wir schicken die konforme E-Rechnung an deinen Kunden. Absender ist rechnung@belegschmied.de, im Betreff steht die Rechnungsnummer. Für deinen Kunden sichtbar: eine PDF mit dem Zusatz „ZUGFeRD".
7. Original und E-Rechnung landen im Archiv. GoBD-konform, für 10 Jahre unveränderbar.

Was du in der App siehst

Im Menüpunkt Versand → Ausgehende Rechnungen siehst du jede verarbeitete Rechnung mit Status:

• Ausgeliefert. Alles gut, deine Rechnung ist beim Kunden.
• In Prüfung. Läuft gerade durch die Validierung.
• Wartet auf Freigabe. Belegschmied hat etwas gefunden, das du bestätigen sollst.
• Blockiert. Ein Pflichtfeld fehlt oder die KoSIT-Validierung schlägt fehl. Du kannst das Feld manuell nachtragen.

Der Kunde bekommt zwei Mails, ist das ein Problem?

Zwei Zustellungen bedeuten aus rechtlicher Sicht nur eine wirksame Rechnung: die konforme E-Rechnung von Belegschmied gilt als das Original mit E-Rechnungs-Status. Deine ursprüngliche PDF-Mail steht davor und dient deinem Kunden als „Vorabinfo". Viele Kunden ignorieren die erste Mail gleich, sobald sie die zweite mit ZUGFeRD-Kennzeichnung sehen.

Wer das vermeiden will, kann in Einstellungen → Versand die Option „Nur E-Rechnung zustellen, Original zurückhalten" aktivieren. Dann verzögert Belegschmied deine erste Mail bis nach der Konvertierung und liefert nur die konforme Fassung aus.

Timings und Grenzen

• Verarbeitungsdauer normal 45 bis 120 Sekunden. In Spitzenzeiten (Monatsende, Jahresende) bis zu 5 Minuten.
• Anhänge bis 15 MB pro Rechnung. Reine Bild-PDFs (Scans) werden ebenfalls verarbeitet, brauchen aber länger, weil die OCR läuft.
• Mehrere Anhänge pro Mail sind kein Problem. Belegschmied erkennt Rechnung, Aufmaß, Leistungsschein und AGB und behandelt sie sinnvoll.

Wenn etwas nicht klappt

• Rechnung erscheint gar nicht im Versand. Deine CC ist nicht bei Belegschmied angekommen. Prüfe die Schreibweise und ob dein Mail-Server externe CCs erlaubt.
• „Blockiert"-Status ohne Freigabe-Mail. Blick in Einstellungen → Benachrichtigungen, ob dein Alarm-Postfach hinterlegt ist.
• Empfänger meldet: „Ich bekomme keine E-Rechnung". Manche Firmen haben strikte Filter auf Absender-Domains. Bitte den Empfänger, rechnung@belegschmied.de auf die Whitelist zu setzen.

Nächster Schritt: Rechnungen so vorbereiten, dass alle Pflichtangaben auslesbar sind.