Wie der Versand funktioniert

Kurze Antwort: Sie setzen Ihre Belegschmied-CC-Adresse in die Rechnungs-Mail. Wir lesen den PDF-Anhang aus, erzeugen daraus die ZUGFeRD-XML, betten sie in die PDF und schicken die konforme E-Rechnung an denselben Empfänger nach. Der Ablauf dauert normalerweise unter zwei Minuten.

Der Prozess ist bewusst asynchron gestaltet: Sie drücken „Senden", und Belegschmied liefert das ZUGFeRD-Ergebnis in einem separaten Vorgang aus. So bleibt Ihr Absende-Zeitpunkt der gültige, und die Zustellung an Ihren Kunden ist nicht durch die Konvertierung blockiert.

Der Weg Ihrer Rechnung, Schritt für Schritt

1. Sie schreiben Ihre Rechnung wie gewohnt in Word, Ihrem ERP oder Handwerker-Tool. Als Anhang wird eine ganz normale PDF erzeugt.
2. Sie versenden die Mail an Ihren Kunden. In CC sitzt versand-<kürzel>@in.belegschmied.de.
3. Belegschmied bekommt die Kopie. Der Anhang wird geparst und die Rechnungsdaten (Nummer, Datum, Positionen, Beträge, Steuersätze, Bankverbindung) werden extrahiert.
4. Die Daten werden geprüft. Netto plus Steuer ergibt Brutto? Rechnungsnummer eindeutig? Alle Pflichtfelder nach §14 UStG da? Wenn ja, geht es weiter. Wenn nein, hält Belegschmied die Rechnung zurück und meldet sich per Freigabe-Mail.
5. Die E-Rechnung wird gebaut. Standard ist ZUGFeRD: die XML wird in Ihre PDF eingebettet (PDF/A-3-konform), eine Hybrid-Datei, sichtbar als PDF, maschinenlesbar durch die XML. Hat der Kunde XRechnung als Format hinterlegt (typisch für öffentliche Auftraggeber), erzeugen wir stattdessen eine eigenständige XRechnung-XML, auf Wunsch mit lesbarer PDF-Ansicht als Beilage. Das Format stellen Sie pro Kunde in der Kundenverwaltung ein.
6. Wir schicken die konforme E-Rechnung an Ihren Kunden. Absender ist rechnung@belegschmied.de, im Betreff steht die Rechnungsnummer. Alternativ geht der Versand über Ihre eigene Domain, Ihr Microsoft-365-Postfach oder Ihren SMTP-Server, siehe Versandwege.
7. Original und E-Rechnung landen im Archiv. GoBD-konform, für 10 Jahre unveränderbar.

Was Sie in der App sehen

Im Menüpunkt Versand → Ausgehende Rechnungen sehen Sie jede verarbeitete Rechnung mit Status:

• Ausgeliefert. Alles gut, Ihre Rechnung ist beim Kunden.
• In Prüfung. Läuft gerade durch die Validierung.
• Wartet auf Freigabe. Belegschmied hat etwas gefunden, das Sie bestätigen sollen. Was dann zu tun ist: Die Freigabe.
• Blockiert. Ein Pflichtfeld fehlt oder die KoSIT-Validierung schlägt fehl. Sie können das Feld manuell nachtragen.

Der Kunde bekommt zwei Mails, ist das ein Problem?

Zwei Zustellungen bedeuten aus rechtlicher Sicht nur eine wirksame Rechnung: die konforme E-Rechnung von Belegschmied gilt als das Original mit E-Rechnungs-Status. Ihre ursprüngliche PDF-Mail steht davor und dient Ihrem Kunden als „Vorabinfo". Viele Kunden ignorieren die erste Mail gleich, sobald sie die zweite mit ZUGFeRD-Kennzeichnung sehen.

Wer das vermeiden will, kann in Einstellungen → Versand die Option „Nur E-Rechnung zustellen, Original zurückhalten" aktivieren. Dann verzögert Belegschmied Ihre erste Mail bis nach der Konvertierung und liefert nur die konforme Fassung aus.

Timings und Grenzen

• Verarbeitungsdauer normal 45 bis 120 Sekunden. In Spitzenzeiten (Monatsende, Jahresende) bis zu 5 Minuten.
• Anhänge bis 15 MB pro Rechnung. Reine Bild-PDFs (Scans) werden ebenfalls verarbeitet, das Ergebnis ist aber ungenauer: Ohne Textschicht entfällt die Gegenprobe, mit der die gelesene Rechnungsnummer sonst wortwörtlich im PDF-Text bestätigt wird.
• Mehrere Anhänge pro Mail sind kein Problem. Belegschmied erkennt Rechnung, Aufmaß, Leistungsschein und AGB und behandelt sie sinnvoll.

Wenn etwas nicht klappt

• Rechnung erscheint gar nicht im Versand. Ihre CC ist nicht bei Belegschmied angekommen. Prüfen Sie die Schreibweise und ob Ihr Mail-Server externe CCs erlaubt.
• „Blockiert"-Status ohne Freigabe-Mail. Blick in Einstellungen → Benachrichtigungen, ob Ihr Alarm-Postfach hinterlegt ist.
• Empfänger meldet: „Ich bekomme keine E-Rechnung". Manche Firmen haben strikte Filter auf Absender-Domains. Bitten Sie den Empfänger, rechnung@belegschmied.de auf die Whitelist zu setzen.

Nächster Schritt: Rechnungen so vorbereiten, dass alle Pflichtangaben auslesbar sind.