Versandwege: über welche Infrastruktur Ihre Rechnungen rausgehen

Kurze Antwort: Standardmäßig verschickt Belegschmied Ihre E-Rechnungen über unsere eigene Infrastruktur, Absender ist rechnung@belegschmied.de. Wer möchte, stellt unter Einstellungen → Versandweg auf einen von drei alternativen Wegen um: eigene Domain (Mails kommen von Ihrer Adresse, laufen aber weiter über uns), Microsoft 365 (Versand direkt über Ihr eigenes Postfach per Graph API) oder eigener SMTP-Server. Wenn Sie bei der Einrichtung Hilfe brauchen, schreiben Sie an support@belegschmied.de, wir richten das gemeinsam mit Ihnen oder Ihrer IT ein.

An der Konvertierung ändert der Versandweg nichts: Extraktion, Prüfungen, ZUGFeRD-/XRechnung-Erzeugung und Archivierung laufen bei allen vier Wegen identisch. Es geht nur um die Frage, über wessen Mail-Infrastruktur die fertige E-Rechnung den Empfänger erreicht und welcher Absender im Postfach Ihres Kunden steht.

Systemmails (Freigabe-Benachrichtigungen, Fehlerhinweise) kommen immer von Belegschmied, unabhängig vom gewählten Versandweg.

Die vier Wege im Überblick

Belegschmied-Standard

Der empfohlene Weg für die meisten Betriebe, weil er ohne jede Einrichtung funktioniert und den vollen Funktionsumfang hat:

• Bounce-Tracking. Kommt eine Rechnung nicht an (Postfach voll, Adresse existiert nicht), sehen wir das automatisch und benachrichtigen Sie.
• Sperrliste. Empfänger, die dauerhaft unzustellbar sind oder sich beschwert haben, werden automatisch geschützt.
• Zustell-Überwachung. Der Status „Ausgeliefert" in der App bedeutet wirklich: beim Empfänger-Server angenommen.

Eigene Domain (ab Business)

Die Mails laufen weiter über unsere Infrastruktur, tragen aber Ihre Domain als Absender, DKIM-signiert und DMARC-konform. Bounce-Tracking und Sperrliste bleiben vollständig aktiv. Für Ihren Kunden sieht es aus, als käme die Rechnung direkt von Ihnen.

Einrichtung:

1. Unter Einstellungen → Versandweg → Eigene Domain die Domain und den gewünschten Absender (vor dem @) eintragen. Empfehlung: eine Versand-Subdomain wie rechnung.ihrefirma.de, dann bleibt das Mail-Setup Ihrer Hauptdomain unberührt.
2. Belegschmied zeigt Ihnen eine Liste von DNS-Records (DKIM, SPF). Diese tragen Sie bei Ihrem Domain-Provider ein, jeder Wert lässt sich per Klick kopieren.
3. Auf „Verifizierung prüfen" klicken. Sobald die Records gefunden werden, können Sie den Versandweg aktivieren.

DNS-Änderungen brauchen je nach Provider ein paar Minuten bis einige Stunden, bis sie sichtbar sind.

Microsoft 365 über die Graph API (Enterprise)

Die Rechnungen gehen direkt über Ihren Microsoft-Tenant raus, aus einem echten Postfach Ihrer Organisation. Gesendete Rechnungen erscheinen in dessen „Gesendeten Elementen". Das ist der richtige Weg, wenn Ihre IT verlangt, dass ausgehende Geschäftspost ausschließlich über die eigene Microsoft-365-Umgebung läuft.

Voraussetzungen (einmalig durch Ihre IT):

1. App-Registrierung im Entra-Portal (Azure AD) mit der Application Permission Mail.Send und Admin-Consent.
2. Empfehlung: die App per ApplicationAccessPolicy auf das Versand-Postfach einschränken, damit sie nicht aus beliebigen Postfächern senden kann.
3. Das Versand-Postfach braucht eine Exchange-Online-Lizenz. Ein reiner Entra-Benutzer ohne Microsoft-365-Abo hat kein Postfach.
4. Nur falls Sie regelmäßig Rechnungen mit Anhängen über ca. 2,5 MB versenden: zusätzlich Mail.ReadWrite (Graph erlaubt große Anhänge nur über einen Entwurf im Postfach). Für normale Rechnungen reicht Mail.Send.

Einrichtung in Belegschmied: Unter Einstellungen → Versandweg → Microsoft 365 die Verzeichnis-ID (Mandant), Anwendungs-ID, den geheimen Client-Schlüssel und das Versand-Postfach eintragen. Tragen Sie auch das Ablaufdatum des Secrets ein, dann warnen wir Sie rechtzeitig vor dem Ablauf. Danach einen Testversand auslösen; erst nach erfolgreichem Test lässt sich der Weg aktivieren.

Eigener SMTP-Server (Enterprise)

Für alle anderen Systeme: eigener Exchange, Mail-Relay oder Provider-SMTP. Belegschmied liefert die fertige E-Rechnung bei Ihrem Mail-Server ein, der Rest läuft komplett über Ihre Infrastruktur.

Einrichtung: Unter Einstellungen → Versandweg → Eigener SMTP-Server Host, Port (587 mit STARTTLS oder 465 mit TLS), Benutzername, Passwort und Absender-Adresse eintragen. Die Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert. Auch hier gilt: erst Testversand, dann aktivieren.

Was Sie bei Microsoft 365 und SMTP wissen müssen

Bei diesen beiden Wegen verlässt die Mail Belegschmied in dem Moment, in dem Ihr Server sie annimmt. Danach sehen wir sie nicht mehr:

• Bounces (Unzustellbarkeits-Meldungen) landen im Postfach Ihres Absenders, nicht bei uns. Belegschmied kann sie nicht automatisch erkennen.
• Der Status „Versendet" bedeutet dann „vom eigenen Mail-Server angenommen", nicht „beim Empfänger angekommen".
• Die automatische Sperrliste blockierter Empfänger greift nur beim Versand über Belegschmied-Infrastruktur.

Beim Standard-Versand und bei eigener Domain bleibt all das vollständig aktiv. Deshalb unsere Faustregel: eigene Domain nehmen, wenn es um den Absender-Auftritt geht, und Graph oder SMTP nur, wenn Ihre IT-Richtlinie den Versand über die eigene Infrastruktur wirklich vorschreibt.

Wir helfen bei der Einrichtung

DNS-Records, App-Registrierung und SMTP-Zugangsdaten sind einmalige Handgriffe, aber nicht jeder hat dafür eine IT-Abteilung. Schreiben Sie uns an support@belegschmied.de, dann gehen wir die Einrichtung gemeinsam durch, auf Wunsch auch direkt mit Ihrem IT-Dienstleister oder Domain-Provider.

Nächster Schritt: Wie der Versand grundsätzlich funktioniert.