BR-DE-15: Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID fehlt

Dieser Fehler ist der mit Abstand häufigste Grund, warum eine ansonsten fehlerfreie Rechnung als XRechnung durchfällt. Er tritt ausschließlich bei der XRechnung auf. Dieselbe Rechnung als ZUGFeRD erzeugt läuft ohne Beanstandung durch, weil die europäische Norm EN 16931 das Feld nur empfiehlt, die deutsche Ausprägung XRechnung es aber verpflichtend macht.

Was die Regel verlangt

Das Feld BT-10, in der Norm „Buyer reference" genannt, muss vorhanden und darf nicht leer sein. Im deutschen Sprachgebrauch heißt es meist Käuferreferenz oder, im Behördenkontext, Leitweg-ID.

Warum sie in der Praxis bricht

Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist der Fall eindeutig: Die Behörde teilt dir eine Leitweg-ID mit, etwa in der Form 04011000-12345-67, und ohne diese Nummer findet die Rechnung im Behördennetz ihr Ziel nicht.

Verwirrung entsteht im normalen B2B-Geschäft. Viele Betriebe stellen ihre Rechnungen auf XRechnung um, weil ein größerer Kunde das verlangt, haben aber gar keine Leitweg-ID, weil kein Amt beteiligt ist. Das Feld bleibt leer, und die Validierung schlägt fehl. Die Regel unterscheidet nicht zwischen Behörde und Privatwirtschaft: Sie fordert das Feld immer.

Wie du den Fehler behebst

Trag eine Referenz ein, die dein Kunde selbst vergeben hat und in seiner Buchhaltung wiedererkennt. Geeignet sind seine Bestellnummer, seine Kundennummer bei dir, eine Auftrags- oder Projektnummer oder die Nummer des Lieferscheins. Frag im Zweifel beim Kunden nach, welche Referenz er auf der Rechnung sehen will. Genau dafür ist das Feld gedacht.

Erfinde keine Platzhalter wie „keine" oder „N/A". Formal besteht die Rechnung damit die Prüfung, aber der Empfänger kann sie nicht zuordnen, und die automatische Verarbeitung auf seiner Seite läuft ins Leere. Das verlagert das Problem nur.

Damit der Fehler nicht bei jeder Rechnung wiederkommt, gehört die Referenz dauerhaft ins Rechnungsdokument. Wenn sie im PDF steht, liest Belegschmied sie künftig automatisch aus. Alternativ hinterlegst du sie beim Kunden in den Stammdaten.