BR-DE-2: Ansprechpartner des Verkäufers fehlt

BR-DE-2 tritt selten allein auf. Wer sie sieht, bekommt meist gleich die drei Folgeregeln BR-DE-5, BR-DE-6 und BR-DE-7 dazu, denn sie verlangen die einzelnen Bestandteile derselben Kontaktgruppe.

Was die Regel verlangt

Die Rechnung muss eine Kontaktgruppe für den Verkäufer enthalten. Diese Gruppe besteht aus drei Angaben, die jeweils eigene Regeln haben: einem Ansprechpartner (BT-41, geregelt in BR-DE-5), einer Telefonnummer (BT-42, BR-DE-6) und einer E-Mail-Adresse (BT-43, BR-DE-7). Fehlt die Gruppe komplett, meldet der Validator BR-DE-2. Fehlt nur ein Bestandteil, meldet er die jeweilige Einzelregel.

Auch das ist eine deutsche Verschärfung. Für ZUGFeRD nach EN 16931 sind diese Felder optional.

Warum sie in der Praxis bricht

Fast jeder Betrieb hat Telefonnummer und E-Mail im Briefkopf oder in der Fußzeile stehen. Für die maschinelle Verarbeitung zählt das nicht: Entscheidend ist, ob die Angaben als strukturierte Datenfelder in der XML stehen, nicht ob sie im Layout sichtbar sind. Eine PDF-Fußzeile ist für den Empfänger Text, kein Datenfeld.

Der zweite häufige Fall betrifft Ein-Personen-Betriebe. Ein Ansprechpartner erscheint überflüssig, wenn der Betrieb aus einer Person besteht. Die Regel verlangt ihn trotzdem.

Wie du den Fehler behebst

Hinterleg die drei Angaben einmalig in deinen Stammdaten, dann fließen sie in jede weitere Rechnung ein. In Belegschmied findest du dafür in den Einstellungen unter deinen Firmendaten die Felder Ansprechpartner und Telefon, die E-Mail-Adresse zieht das System aus deinem Konto.

Als Ansprechpartner genügt dein eigener Name. Eine Funktionsbezeichnung wie „Buchhaltung" ist ebenfalls zulässig und oft die bessere Wahl, weil sie nicht veraltet, wenn jemand den Betrieb verlässt. Bei der E-Mail-Adresse empfiehlt sich aus demselben Grund ein Postfach wie rechnung@ statt einer persönlichen Adresse.