BR-DE-7: E-Mail-Adresse des Verkäufer-Ansprechpartners fehlt

BR-DE-7 ist der dritte Baustein der Verkäufer-Kontaktgruppe: BR-DE-2 fordert die Gruppe, BR-DE-5 den Ansprechpartner, BR-DE-6 die Telefonnummer und diese Regel die E-Mail-Adresse.

Was die Regel prüft

In der Kontaktgruppe des Verkäufers muss eine E-Mail-Adresse stehen, das Feld BT-43 (BT = Business Term, das nummerierte Feld der Norm EN 16931). Wie die ganze Kontaktgruppe ist das eine deutsche Verschärfung der XRechnung; nach der Basisnorm EN 16931 und damit für reines ZUGFeRD ist das Feld optional.

Die Schwesterregel BR-DE-28 prüft zusätzlich das Format: genau ein @-Zeichen, davor und dahinter mindestens zwei Zeichen, kein Leerzeichen oder Punkt direkt am @.

Warum sie in der Praxis fehlschlägt

Wie bei der Telefonnummer ist der Hauptgrund, dass die Adresse nur im Briefkopf oder in der Fußzeile der PDF gepflegt ist. Sichtbarer Text zählt für den Validator nicht, entscheidend ist das strukturierte XML-Feld.

Zweite Verwechslung: BT-43 ist nicht dasselbe wie die elektronische Adresse des Verkäufers (BT-34), die für die Zustellung über Netzwerke wie Peppol dient. Manche Software füllt nur eines der beiden Felder und lässt das andere leer; für diese Regel zählt allein das Kontakt-Feld in der Gruppe ram:DefinedTradeContact.

So behebst du den Fehler

Hinterleg die E-Mail-Adresse in den Firmenstammdaten deiner Software. Empfehlenswert ist ein Funktionspostfach wie rechnung@ oder buchhaltung@ statt einer persönlichen Adresse: Es veraltet nicht, wenn jemand den Betrieb verlässt, und Rückfragen des Empfängers landen dort, wo sie bearbeitet werden.

In Belegschmied zieht das System die Adresse aus deinem Konto beziehungsweise deinen Firmendaten, die Kontaktgruppe wird immer vollständig geschrieben.

XML-Beispiel: vorher und nachher

Kontaktgruppe mit Name und Telefon, aber ohne E-Mail:

<!-- verletzt BR-DE-7: EmailURIUniversalCommunication fehlt -->
<ram:DefinedTradeContact>
  <ram:PersonName>Sabine Krüger</ram:PersonName>
  <ram:TelephoneUniversalCommunication>
    <ram:CompleteNumber>+49 351 987650</ram:CompleteNumber>
  </ram:TelephoneUniversalCommunication>
</ram:DefinedTradeContact>

Korrigiert mit E-Mail-Adresse (BT-43):

<ram:DefinedTradeContact>
  <ram:PersonName>Sabine Krüger</ram:PersonName>
  <ram:TelephoneUniversalCommunication>
    <ram:CompleteNumber>+49 351 987650</ram:CompleteNumber>
  </ram:TelephoneUniversalCommunication>
  <ram:EmailURIUniversalCommunication>
    <ram:URIID>rechnung@krueger-sanitaer.de</ram:URIID>
  </ram:EmailURIUniversalCommunication>
</ram:DefinedTradeContact>