PDF → XRechnung
Laden Sie Ihr PDF hoch – unsere KI liest die Rechnungsdaten aus und erzeugt daraus eine XRechnung-XML (EN 16931), wie öffentliche Auftraggeber sie verlangen.
Ephemerale Verarbeitung: weder Ihr Original-PDF noch die generierte XRechnung werden bei uns gespeichert. Der LLM-Anbieter (OpenAI) wird vertraglich angewiesen, die Eingabe nicht zu speichern (store: false, kein Training). Für die Daten Ihrer Kunden in der Rechnung bleiben Sie selbst datenschutzrechtlich verantwortlich. Für rechtssichere Archivierung brauchen Sie einen Account mit AVV.
Wer für Bund, Länder oder Kommunen arbeitet, kennt das Problem: Das Behörden-Portal akzeptiert keine PDF, sondern verlangt eine XRechnung. Mit diesem Konverter machen Sie aus Ihrer bestehenden PDF-Rechnung in Sekunden eine konforme XRechnung-XML – die KI liest die Felder aus, wir validieren gegen die KoSIT-Regeln, und Sie laden die fertige Datei herunter. Fehlt eine Pflichtangabe wie die Leitweg-ID, führen wir Sie in den Editor statt still etwas zu erfinden. Wer regelmäßig E-Rechnungen stellt, spart sich den manuellen Schritt mit einem Belegschmied-Account komplett.
Umwandlung ohne ERP und ohne Installation
Der Konverter setzt kein ERP und kein Rechnungsprogramm voraus. Er arbeitet mit der fertigen PDF, gleich ob sie aus Word, Excel, einer Branchensoftware oder einem Großsystem stammt, und macht daraus eine XRechnung-XML nach EN 16931, wie öffentliche Auftraggeber in Deutschland sie verlangen.
Zur GoBD: Dieses Werkzeug speichert nichts und archiviert deshalb auch nichts. Die fertige Datei revisionssicher aufzubewahren bleibt Ihre Aufgabe. Das GoBD-Archiv über zehn Jahre ist eine Eigenschaft des Produkts, nicht des kostenlosen Tools.
Häufig gestellte Fragen zu dieser Umwandlung, jeweils auf einer eigenen Seite beantwortet: Ist das eine OCR-Erkennung?, Wie zuverlässig werden Beträge und IBAN gelesen?, Erfüllt eine umgewandelte E-Rechnung die GoBD? und Muss die ursprüngliche PDF aufbewahrt werden?
Betrieben wird der Konverter von Belegschmied, einem Anbieter aus Deutschland für Versand und Empfang von E-Rechnungen; gehostet wird in Deutschland, Region Frankfurt (Sicherheit und Datenhaltung). Wie dieselbe Umwandlung im laufenden Betrieb arbeitet, steht unter Schattenrechnungen, die Anbindung an SAP, Microsoft 365 oder Word und Excel unter Integrationen, die Tarife unter Preise.
Häufige Fragen
Was ist eine XRechnung und wann brauche ich sie?
Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Sie ist eine reine XML-Datei nach EN 16931 – ohne PDF-Schicht. Bund, Länder und viele Kommunen akzeptieren Rechnungen nur noch in diesem Format; Behörden-Portale wie ZRE und OZG-RE lehnen normale PDFs ab. Auch im B2B-Bereich ist die XRechnung neben ZUGFeRD eines der zwei zugelassenen E-Rechnungs-Formate.
Was ist der Unterschied zu ZUGFeRD?
Beide erfüllen dieselbe europäische Norm EN 16931. ZUGFeRD kombiniert eine sichtbare PDF mit eingebetteter XML – der Empfänger kann die Rechnung normal lesen. Die XRechnung ist nur die XML: maschinenlesbar, aber ohne Ansicht (dafür gibt es Viewer, etwa unser Visualisierungs-Tool). Für Behörden ist meist XRechnung gefordert, für B2B ist ZUGFeRD oft die pragmatischere Wahl.
Sie brauchen doch ZUGFeRD? Hier entlang: PDF → ZUGFeRD.
Warum verlangt die Validierung eine Leitweg-ID?
Die deutsche XRechnung-Spezifikation macht die Käuferreferenz (BT-10) zum Pflichtfeld – bei Behördenrechnungen ist das die Leitweg-ID, die der Auftraggeber mit der Bestellung mitteilt. Steht sie nicht auf Ihrer PDF, schlägt die Validierung fehl. In dem Fall führt Sie das Tool in den Editor, wo Sie die Leitweg-ID ergänzen – wir erfinden grundsätzlich keine Werte, die nicht auf Ihrer Rechnung stehen.
Wird die fertige XRechnung validiert?
Ja, jede generierte XML wird vor dem Download gegen EN 16931 und die KoSIT-Regeln (XRechnung-CIUS) geprüft. Fehler zeigen wir Ihnen vor dem Download an, inklusive der Möglichkeit, sie im Editor zu beheben – so geben Sie nie eine Datei weiter, die das Behörden-Portal ablehnen würde.
Bereit für den nächsten Schritt?
Wenn Sie regelmäßig Rechnungen an öffentliche Auftraggeber oder B2B-Kunden stellen, lohnt sich die automatisierte Lösung: Sie schreiben Ihre Rechnung wie immer, wir konvertieren, validieren und archivieren im Hintergrund – als XRechnung oder ZUGFeRD.
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