Was Gratis-Konverter aus einer sauberen PDF-Rechnung machen

Kernbefunde

Zählregel: Anbieter, von denen keine Datei zu gewinnen war (Bezahlschranke), zählen in keine Validitäts-Quote hinein, weder positiv noch negativ. Details in der Methodik.

Der Testaufbau: zwei Rechnungen, wie sie täglich vorkommen

Getestet wurde mit zwei eigens erstellten, vollständig fiktiven PDF-Rechnungen. Rechnung A ist eine Handwerker-Rechnung mit drei Positionen und 19 % Umsatzsteuer. Sie enthält drei dokumentierte Stolperstellen, die in echten Rechnungen ständig vorkommen: eine Skonto-Klausel mit beziffertem Skontobetrag, einen Leistungszeitraum und gemischte Mengeneinheiten (Stück, Stunden, pauschal). Rechnung B stammt von einer Kleinunternehmerin nach § 19 UStG: keine Umsatzsteuer, keine USt-IdNr, nur eine Steuernummer. Eine korrekte E-Rechnung muss das als Steuerbefreiung mit Begründung abbilden, nicht als 0 % oder gar 19 %.

Beide Rechnungen enthalten alle Pflichtangaben nach § 14 UStG, prüfziffernvalide Beispiel-IBANs und einen sauberen Textlayer, also beste Bedingungen für jede Extraktion. Wer den Test nachstellen will: Testrechnung A (PDF) und Testrechnung B (PDF) stehen zum Download frei.

Wie gut wurde ausgelesen?

Die eigentliche Leistung eines Konverters ist das Auslesen: Beträge, Parteien, Daten, Bankverbindung und Steuerlogik müssen aus dem PDF in die strukturierte Datei kommen. Das gelang 4 von 9 Anbietern fehlerfrei. Bei den übrigen 5 wich mindestens eine Angabe vom PDF ab oder wurde falsch gedeutet:

Docuflairs Texterkennung scheiterte an beiden PDFs so weitgehend, dass der Tester Werte ergänzen musste; ein fairer Auslese-Vergleich ist dort nicht möglich, der OCR-Ausfall selbst ist der Befund.

„Konform“ misst vor allem, ob das Tool den Export sperrt

Auf den ersten Blick wirkt die Konformitäts-Quote wie ein Qualitätsmaß: 8 der 23 erhaltenen Dateien bestehen die Prüfung nicht, verteilt auf 4 der 9 Anbieter. Beim Auslesen passierte bei fast allen Tools aber dasselbe: Die strukturell fehlenden Angaben (Empfänger-Adresse, teils Telefonnummer, Ländercode) fehlten überall. Der Unterschied liegt im Verhalten danach. Tools, die den Export sperren, bis die Lücken gefüllt sind, lieferten anschließend konforme Dateien. Tools, die nur warnen oder gar nichts sagen, lieferten Dateien mit fehlenden Ländercodes (BR-09, BR-11), fehlenden XRechnung-Pflichtangaben (BR-DE-5, BR-DE-6) oder Schema-Fehlern. Eine konforme Datei belegt hier also in erster Linie ein strenges Export-Gate, keine bessere Texterkennung; die dokumentierten Eingriffe je Anbieter stehen unter der Detailtabelle. Wer die Warnungen eines nachsichtigen Tools ignoriert, verschickt eine E-Rechnung, die der Empfänger ablehnen kann.

Die Kleinunternehmer-Rechnung als härteste Hürde

4 der 8 Anbieter, die Rechnung B konvertieren konnten, erzeugten daraus mindestens eine nicht valide Datei. Der Umgang mit der Steuerbefreiung war dabei durchweg das Problem: Ein Tool kodierte die steuerfreie Rechnung als „Standard rated“ mit 0 % Steuersatz, was die Regeln BR-S-02 und BR-S-05 verletzt. Ein anderes rechnete vor: „434,00 × 19 % ergibt 82,46, angegebener Steuerbetrag ist 0,00“, unterstellte der Kleinunternehmerin also 19 % Umsatzsteuer, und exportierte nach einem Bestätigungshäkchen trotzdem. Ein drittes verlangte zwingend eine USt-IdNr, die eine Kleinunternehmerin nicht hat; erst ein erfundener Wert machte den Export möglich.

Valide heißt nicht richtig

Die Validierung prüft, ob eine Datei in sich stimmig ist, nicht, ob sie die Rechnung wiedergibt. Der Test lieferte dafür zwei deutliche Beispiele. Bei einem Anbieter überschrieben die beim ersten Upload bestätigten Konto-Stammdaten die Absenderin der zweiten Rechnung: In der formal validen Datei sind Verkäuferin und Käuferin dieselbe Firma. Ein anderer übernahm das Skonto-Datum aus der Zahlungsklausel als Fälligkeitsdatum; aus „zahlbar bis 04.10.“ wurde so der 14.09. Beide Dateien hätte jeder Validator durchgewinkt. Wer konvertierte Rechnungen ungeprüft verschickt, verlässt sich darauf, dass so etwas nicht passiert.

Was kein PDF der Welt hergibt, und was „gratis“ oft heißt

Ein Teil der Nacharbeit im Test geht nicht auf die Tools: Eine XRechnung verlangt Angaben, die auf einer klassischen PDF-Rechnung schlicht nicht stehen, allen voran die E-Mail-Adresse des Empfängers (PEPPOL-EN16931-R010) und im B2G-Fall die Leitweg-ID. Der Unterschied zwischen den Anbietern liegt darin, wie sie damit umgehen: Die besseren fragen die fehlenden Angaben gezielt ab, bevor sie exportieren. Die schwächeren exportieren einfach, und die Pflichtangabe fehlt dann in der Datei.

2 der 10 als kostenlos beworbenen Konverter gaben die fertige Datei zudem nicht oder nur einmalig frei heraus: Bei einem stand der Download beider Formate hinter einer Einmalzahlung, beim anderen war nach der ersten Datei ein Premium-Upgrade fällig. Bemerkenswert ist die Mechanik dahinter: Konvertierung und Validierung laufen unbegrenzt, erst der Download ist gesperrt.

Alle Ergebnisse im Detail

Eine Zeile je erhaltener Datei. Rechnung A ist die Standard-Rechnung mit 19 % USt, Rechnung B die Kleinunternehmer-Rechnung. Verletzte Prüfregeln verlinken auf das Fehler-Lexikon. Die Anmerkungen unter der Tabelle nennen für jeden Anbieter, welche Angaben beim Test von Hand ergänzt werden mussten.

Methodik

Änderungsprotokoll

• 04.09.2026: Erstveröffentlichung mit 10 getesteten Anbietern und 23 geprüften Dateien.