Wartungsvertrag und E-Rechnung: wann die Wartungspauschale eine E-Rechnung sein muss und wie die Dauerrechnung aussieht

Wartungsvertrag und E-Rechnung: Wer Heizungen, Aufzüge, Klimaanlagen, Maschinen oder IT-Systeme gegen eine feste Pauschale wartet, rechnet über Dauerrechnungen ab, und die stammen fast immer aus Word oder aus einer Vorlage der Branchensoftware. Ab 2027 muss ein Teil dieser Rechnungen als E-Rechnung an den Kunden gehen. Welcher Teil das ist, hängt beim Wartungsvertrag an drei Dingen: Ist der Kunde ein Unternehmen, liegt die Rechnung über 250 Euro, und hat sich seit der letzten Rechnung etwas geändert?

Die kurze Antwort: Wartung ist immer umsatzsteuerpflichtig, deshalb gibt es hier keine Ausnahme wie bei der steuerfreien Miete. Ist der Kunde Unternehmer im Inland und liegt die Rechnung über 250 Euro brutto, wird die Wartungspauschale ab deinem Stichtag als E-Rechnung fällig, aber nur einmal pro Vertrag, solange sich nichts ändert. Wie die eine Dauerrechnung aussieht, die dann für alle Folgequartale gilt, zeigt dieser Artikel an einer validierten Beispieldatei.

Wer beim Wartungsvertrag zur E-Rechnung verpflichtet ist

Die Pflicht aus § 14 Abs. 2 UStG trifft Leistungen zwischen inländischen Unternehmern. Für Wartungsdienstleister sind vier Fragen entscheidend:

1. Ist der Kunde Unternehmer? Die Heizungswartung für den privaten Hausbesitzer ist B2C und bleibt Papier oder PDF. Die Wartung für ein Bürohaus, eine Arztpraxis, eine Hausverwaltung oder eine Wohnungseigentümergemeinschaft ist B2B. Auf die Steuerpflicht des Kunden kommt es dabei nicht an: Das BMF stellt in Rn. 17 seines Schreibens vom 15.10.2025 klar, dass die Pflicht auch gilt, wenn der Empfänger ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführt, und nennt als Beispiel den Vermieter einer Wohnung. Der Arzt und der Wohnungsvermieter bekommen also eine E-Rechnung, obwohl sie selbst keine stellen müssen.

2. Ist der Kunde im Inland? Ist einer der Beteiligten nicht im Inland ansässig, besteht keine E-Rechnungspflicht (Abschnitt 14.1 Abs. 6 UStAE in der Fassung vom 15.10.2025).

3. Liegt die Rechnung über 250 Euro brutto? Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag sind Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV und dürfen dauerhaft als Papier oder PDF gestellt werden (BMF 15.10.2024 Rn. 22). Bei Wartungspauschalen ist das die spannende Frage, dazu unten mehr.

4. Ab wann? Nach § 27 Abs. 38 UStG darf bis Ende 2026 jeder noch Papier oder PDF verwenden. Ab 2027 gilt die Pflicht für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr, ab 2028 für alle. Die Zeitleiste steht im Artikel zur E-Rechnungspflicht.

Ein Sonderfall, den Wartungsbetriebe im Bau kennen: Wenn dein Kunde selbst Bauleistungen erbringt, kann die Wartung unter § 13b UStG fallen. Dann schuldet der Kunde die Umsatzsteuer, und die E-Rechnung braucht den Steuerkategorie-Code AE statt eines Steuersatzes. Wie das aussieht, steht im Artikel zu Reverse Charge.

Wartungsvertrag als E-Rechnung: die Entscheidungstabelle

„Stichtag" meint in der Tabelle den 1. Januar 2027 oder 2028, je nach deinem Gesamtumsatz.

Die vorletzte Zeile ist der Alltag: Die Pauschale läuft als Dauerrechnung, der Kompressortausch im Mai wird einzeln abgerechnet. Die Einzelrechnung ist eine ganz normale Rechnung und ab dem Stichtag eine E-Rechnung, unabhängig davon, ob die Dauerrechnung noch Bestandsschutz hat.

Gilt die 250-Euro-Grenze je Monatsrate?

Diese Frage stellen Wartungsbetriebe mit vielen kleinen Verträgen, und die beiden BMF-Schreiben beantworten sie nicht ausdrücklich. Was sie sagen: Maßgeblich ist allein der Gesamtbetrag der Rechnung, auch wenn in einer Rechnung über mehrere Leistungen abgerechnet wird (Rn. 23). Die Rechnung ist das Dokument, nicht der Vertrag und nicht der Monat.

Daraus folgt nach unserer Lesart:

Wer die Kleinbetragsregel nutzt, gewinnt wenig. Die Erleichterung besteht darin, dass Empfängerangaben, Steuernummer und fortlaufende Rechnungsnummer entfallen dürfen (§ 33 UStDV, Abschnitt 14.5 Abs. 14 UStAE). Eine E-Rechnung darfst du trotzdem schicken, ohne dass der Kunde zustimmen muss (Abschnitt 14.1 Abs. 6 UStAE). Sobald derselbe Kunde einen Störungseinsatz für 380 Euro bekommt, brauchst du den E-Rechnungs-Weg ohnehin. Unser Rat: Baue den Prozess für den Regelfall über 250 Euro und lass den Steuerberater die Kleinbetragsfrage für die Verträge entscheiden, bei denen sie Geld spart.

Bestandsschutz für alte Dauerrechnungen

Dauerrechnungen, die vor dem Stichtag zulässig als Papier oder PDF gestellt wurden, bleiben gültig, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern (Rn. 46, übernommen in Abschnitt 14.1 Abs. 19 UStAE). Bei Wartungsverträgen enden sie an vier typischen Stellen:

• Preisanpassung, auch aus einer Preisgleitklausel, die an einen Index gekoppelt ist
• Erweiterung oder Reduzierung des Wartungsumfangs, etwa eine zusätzliche Anlage
• Wechsel des Vertragspartners, etwa nach Verkauf des Objekts oder Umfirmierung
• Änderung des Steuersatzes oder des Steuerausweises

Ab diesem Ereignis muss die nächste Dauerrechnung eine E-Rechnung sein. Für Verträge mit jährlicher Preisanpassung ist der Bestandsschutz damit ein Aufschub von höchstens einem Jahr. Die Antwortseite Müssen Dauerrechnungen umgestellt werden? fasst das in drei Absätzen zusammen.

Wie die Dauerrechnung zum Wartungsvertrag als E-Rechnung aussieht

Das BMF verlangt in Rn. 45, dass die E-Rechnung einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum gestellt wird und sich aus ihr klar ergibt, dass es eine Dauerrechnung ist, entweder durch den Vertrag als Anhang oder durch den sonstigen Inhalt. Abschnitt 14.1 Abs. 18 UStAE nennt den Wartungsvertrag ausdrücklich: Fehlt im Vertrag der Leistungszeitraum, darf er sich aus den Zahlungsbelegen ergeben. In der E-Rechnung selbst muss er trotzdem stehen, weil § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG ihn verlangt und die EN 16931 ihn strukturiert abfragt.

Unser Beispiel ist eine Wartungspauschale für eine Heizungsanlage, 290 Euro netto je Monat, quartalsweise abgerechnet:

Der Hinweis in BT-22 nennt außerdem, was die Pauschale nicht enthält: Ersatzteile und Reparaturen werden gesondert abgerechnet. Das ist keine steuerliche Pflichtangabe, spart aber die Rückfrage des Kunden, warum im Mai eine zweite Rechnung kommt.

Der Kern der XRechnung, gekürzt:

<rsm:ExchangedDocument>
  <ram:ID>WV-2026-117</ram:ID>
  <ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>
  <ram:IncludedNote>
    <ram:Content>Dauerrechnung (Abschnitt 14.1 Abs. 19 UStAE): Diese Rechnung gilt
    für das 1. Quartal 2027 und in gleicher Weise für jedes folgende
    Kalenderquartal der Vertragslaufzeit, solange sich die Rechnungsangaben
    nicht ändern. …</ram:Content>
  </ram:IncludedNote>
</rsm:ExchangedDocument>
…
<ram:ContractReferencedDocument>
  <ram:IssuerAssignedID>WV-2026-117</ram:IssuerAssignedID>
</ram:ContractReferencedDocument>
…
<ram:BillingSpecifiedPeriod>
  <ram:StartDateTime><udt:DateTimeString format="102">20270101</udt:DateTimeString></ram:StartDateTime>
  <ram:EndDateTime><udt:DateTimeString format="102">20270331</udt:DateTimeString></ram:EndDateTime>
</ram:BillingSpecifiedPeriod>

Die Beispieldatei zum Download

Beide Dateien haben wir mit unserem Rechnungsservice erzeugt und gegen die Regeln der EN 16931 und der XRechnung 3.0 geprüft, die ZUGFeRD-Variante zusätzlich mit veraPDF auf PDF/A-3. Sie bestehen ohne Fehler und Warnungen (Stand 10.09.2026). Firmen, Adressen und Bankdaten sind erfunden.

• Dauerrechnung zum Wartungsvertrag als XRechnung (XML)
• Dauerrechnung zum Wartungsvertrag als ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML)

Prüfe sie im Validator oder öffne die ZUGFeRD-Datei im Viewer. Wer die XRechnung an eine Kommune schickt, braucht drei Angaben mehr als die EN 16931: eine Käuferreferenz in BT-10 (BR-DE-15), die eigene Telefonnummer in BT-42 (BR-DE-6) und die E-Mail-Adresse des Empfängers in BT-49 (PEPPOL-EN16931-R010). Genau an diesen drei Stellen fiel unser erster Entwurf durch. Das Gegenstück für Vermieter, eine Dauermietrechnung mit monatlichem Zeitraum, steht im Artikel zum Mietvertrag.

Was in den Folgequartalen passiert

Keine neue Rechnung. Der Kunde überweist, der Zahlungsbeleg nennt das Quartal, und die Zahlungsbelege brauchen keine eigene fortlaufende Nummer (Abschnitt 14.5 Abs. 12 UStAE). Viele Betriebe schicken trotzdem jedes Quartal eine Rechnung, weil das Mahnwesen und die Buchhaltung des Kunden daran hängen. Das ist erlaubt, dann ist jede dieser Rechnungen eine E-Rechnung.

Ändert sich die Pauschale, stellst du eine neue E-Rechnung für das erste geänderte Quartal, mit neuem Hinweis und neuem Leistungszeitraum. Die alte Dauerrechnung endet damit.

Was Wartungsbetriebe jetzt tun sollten

1. Kundenliste nach Unternehmer und Privatperson trennen. Verwaltungen, WEGs, Praxen und Vereine sind Unternehmer, auch wenn sie keine Umsatzsteuer ausweisen.
2. Preisanpassungen im Kalender markieren. Jeder Vertrag mit Preisgleitklausel verliert seinen Bestandsschutz an diesem Termin.
3. Die eigene Dauerrechnung einmal durch den Validator schicken. Bei Wartungsrechnungen fehlen erfahrungsgemäß der Leistungszeitraum und die Kundenreferenz, und die Anlagenbezeichnung steht als Freitext, wo eine Position stehen müsste. Die kostenlose Umwandlung von PDF zu ZUGFeRD zeigt dir die Lücken.

Wenn die Rechnungen weiter aus der Branchensoftware oder aus Word kommen sollen, erledigt Belegschmied den Rest: PDF per Mail-CC oder Upload einliefern, Daten prüfen, als ZUGFeRD oder XRechnung zustellen, 10 Jahre archivieren. Preise und Testphase stehen auf der Preisseite.

Häufige Fragen zum Wartungsvertrag als E-Rechnung

Muss ich für jeden Wartungsvertrag jedes Quartal eine E-Rechnung schicken?

Nein. Einmal für den ersten Teilleistungszeitraum, mit Hinweis auf die Dauerrechnung oder dem Vertrag als Anhang (BMF 15.10.2024 Rn. 45). Erst eine Änderung der Rechnungsangaben löst eine neue E-Rechnung aus.

Meine Kunden sind Hausverwaltungen und WEGs. Sind das Unternehmer?

Ja. Hausverwaltungen erbringen steuerpflichtige Leistungen, Wohnungseigentümergemeinschaften sind Unternehmer mit steuerfreien Umsätzen. In beiden Fällen gilt die E-Rechnungspflicht für deine Rechnung an sie (BMF 15.10.2025 Rn. 17).

Die Pauschale liegt bei 200 Euro im Monat. Kann ich bei PDF bleiben?

Wenn du monatlich abrechnest und die Rechnung 250 Euro brutto nicht übersteigt, nach unserer Lesart von Rn. 23 ja. Rechnest du das Quartal in einer Rechnung ab, nein. Sobald ein Störungseinsatz dazukommt, brauchst du die E-Rechnung ohnehin.

Unsere Dauerrechnungen sind PDFs aus 2025. Müssen wir sie zum 1. Januar 2027 ersetzen?

Nein, solange sich keine Rechnungsangabe ändert (Rn. 46). Mit der nächsten Preisanpassung ist für diesen Vertrag eine E-Rechnung fällig.

Kann ich Pauschale und Ersatzteile in einer Rechnung abrechnen?

Ja, dann ist es keine Dauerrechnung mehr, sondern eine normale Rechnung für diesen Zeitraum, und sie muss als E-Rechnung gehen. Für die Folgequartale brauchst du dann wieder eine Dauerrechnung oder rechnest jedes Quartal einzeln ab.

Der Kunde will weiter eine PDF. Darf ich?

Bis zu deinem Stichtag ja, danach nur als Beilage. Besteht die Pflicht, braucht die E-Rechnung keine Zustimmung des Kunden. Mit ZUGFeRD bekommt er eine PDF, in der das XML eingebettet ist, und sieht keinen Unterschied.

Quellen

• BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung, Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243), darin Rn. 17 und die neuen Abschnitte 14.1 Abs. 6 und 17 bis 19 sowie 14.5 Abs. 12, 14 und 17 UStAE
• BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007, BStBl I 2024 S. 1320), Rn. 22, 23, 44 bis 46, 64. Das Schreiben ist im Dokumentenbereich des BMF hinterlegt
• § 14 UStG, § 19 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, § 33 UStDV

Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche Beratung. Ob die Kleinbetragsregel für einen konkreten Vertrag greift und welche Frist für deinen Betrieb gilt, entscheidet der Steuerberater am Einzelfall.