Mietvertrag und E-Rechnung: wann die Gewerbemiete eine E-Rechnung braucht und wie die Dauermietrechnung aussieht

Mietvertrag und E-Rechnung passen auf den ersten Blick nicht zusammen: Bei den meisten Mietverhältnissen schreibt niemand monatlich eine Rechnung, das Geld kommt per Dauerauftrag und der Vertrag ist der einzige Beleg. Ab 2027 ändert sich das für einen Teil der Gewerbemieten. Ob dein Mietvertrag betroffen ist, hängt an einer einzigen Frage: Wird die Miete mit Umsatzsteuer abgerechnet?

Die kurze Antwort: Steuerfreie Miete braucht keine E-Rechnung, nie. Optierte Gewerbemiete braucht eine, aber nur einmal pro Vertrag, solange sich nichts ändert. Wer schon eine Dauermietrechnung auf Papier oder als PDF hat, darf sie bis zur nächsten Mieterhöhung weiterverwenden. Was danach kommt, zeigt dieser Artikel an einer echten, validierten Dauermietrechnung im XRechnung- und ZUGFeRD-Format.

Wer beim Mietvertrag überhaupt zur E-Rechnung verpflichtet ist

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für Leistungen zwischen inländischen Unternehmern, sie ist in § 14 Abs. 2 UStG geregelt. Für Vermieter kommt es auf drei Punkte an:

1. Ist die Miete umsatzsteuerpflichtig? Vermietung und Verpachtung von Grundstücken sind nach § 4 Nr. 12 UStG steuerfrei, und für steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG besteht keine Pflicht, überhaupt eine Rechnung zu stellen, also auch keine E-Rechnungspflicht. Wer Geschäftsräume an einen vorsteuerabzugsberechtigten Mieter vermietet, hat meist nach § 9 UStG auf die Steuerbefreiung verzichtet, damit die Vorsteuer aus Bau und Instandhaltung erhalten bleibt. Mit dieser Option ist die Miete steuerpflichtig, und das BMF stellt in Rn. 17 seines Schreibens vom 15.10.2025 klar, dass die E-Rechnungspflicht auch dann gilt, wenn die Leistung erst durch eine Option nach § 9 Abs. 1 UStG steuerpflichtig wird.

2. Ist der Mieter Unternehmer im Inland? Privatpersonen scheiden aus. Ein Mieter im Ausland auch: Ist einer der Beteiligten nicht im Inland ansässig, besteht keine E-Rechnungspflicht (Abschnitt 14.1 Abs. 6 UStAE in der Fassung vom 15.10.2025).

3. Ab wann? Die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG: Bis Ende 2026 darf jeder noch Papier oder PDF verwenden. Ab 2027 muss eine E-Rechnung stellen, wessen Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, ab 2028 jeder. Der Gesamtumsatz wird nach § 19 Abs. 2 UStG berechnet, und dort werden steuerfreie Vermietungsumsätze nach § 4 Nr. 12 UStG abgezogen. Ein Bestand mit hohen, aber überwiegend steuerfreien Mieten kann deshalb bis 2028 Zeit haben. Welche Frist für welche Gesellschaft gilt, klärst du mit dem Steuerberater, die Grundregel steht hier.

Mietvertrag als E-Rechnung: die Entscheidungstabelle

Die Tabelle fasst zusammen, wann aus einem Mietvertrag eine E-Rechnung werden muss. „Stichtag" meint den Tag, ab dem du nach § 27 Abs. 38 UStG keine Papier- oder PDF-Rechnung mehr stellen darfst, also der 1. Januar 2027 oder 2028.

Die Stellplatz-Zeile verdient einen zweiten Blick. Die Vermietung von Fahrzeugabstellplätzen ist in § 4 Nr. 12 Satz 2 UStG ausdrücklich von der Steuerbefreiung ausgenommen. Eigenständig an ein Unternehmen vermietete Stellplätze sind also steuerpflichtig, ohne dass jemand optiert hätte. Hängt der Stellplatz als Nebenleistung an einer steuerfreien Wohnungsmiete, teilt er deren Schicksal und bleibt steuerfrei. Was für deinen Bestand gilt, gehört auf den Tisch des Steuerberaters, nicht in eine Vorlage.

Für die Kleinbetrags-Zeile gilt: Das BMF stellt in Rn. 23 allein auf den Gesamtbetrag der Rechnung ab. Eine Dauermietrechnung, die je Monat 200 Euro brutto ausweist, ist nach unserer Lesart eine Kleinbetragsrechnung. Weist dieselbe Rechnung eine Jahresmiete von 2.400 Euro aus, ist sie es nicht. Wie du die Frage bei kleinen Pauschalen entscheidest, steht ausführlicher im Artikel zum Wartungsvertrag, wo sie häufiger auftritt.

Bestandsschutz: was die alte Dauermietrechnung noch wert ist

Für Dauermietrechnungen, die vor dem Stichtag als Papier oder PDF gestellt wurden, gibt es eine Sonderregel. Rn. 46 des BMF-Schreibens vom 15.10.2024 sagt, dass für solche Dauerrechnungen keine Pflicht besteht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern. Das zweite Schreiben vom 15.10.2025 hat diese Regel in Abschnitt 14.1 Abs. 19 UStAE übernommen und die Formulierung auf „zulässigerweise als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen" präzisiert. Das schließt eine im Dezember 2026 schnell noch erstellte PDF-Dauerrechnung für 2027 nicht automatisch ein, denn zulässig ist die sonstige Rechnung nur für Umsätze, die vor dem Stichtag ausgeführt werden.

Der Bestandsschutz läuft ab wie ein Countdown. Er endet mit der ersten Änderung einer Rechnungspflichtangabe nach §§ 14, 14a UStG, und das BMF nennt als Beispiel ausdrücklich die Mieterhöhung. Im Gewerbebestand sind das:

• Mietanpassungen jeder Art, auch die automatische Anpassung aus einer Indexklausel
• neue Betriebskostenvorauszahlungen nach der Abrechnung
• geänderte Flächen, Leistungsumfang oder Vertragsparteien, etwa nach Umbau, Teilkündigung oder Eigentümerwechsel
• ein Wechsel des Steuersatzes oder des Steuerausweises

Ab diesem Ereignis muss die nächste Dauermietrechnung eine E-Rechnung sein. Welche Ereignisse den Schutz aufbrauchen und warum das ein Terminproblem ist, steht kompakt in der Antwortseite Müssen Dauerrechnungen umgestellt werden?; wie die Immobilienwirtschaft ihren Bestand danach sortiert, im Branchenartikel.

Wie die Dauermietrechnung als E-Rechnung aussieht

Bis hierhin steht das in jedem Ratgeber. Die Frage, die danach in der Buchhaltung ankommt, beantwortet keiner: Was steht in dieser einen E-Rechnung, die für alle Folgemonate gelten soll? Das BMF verlangt in Rn. 45, dass die E-Rechnung einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum gestellt wird und dass sich aus ihr klar ergibt, dass es eine Dauerrechnung ist, entweder durch den Vertrag als Anhang oder durch den sonstigen Inhalt. Zwei weitere Vorgaben kommen aus dem Schreiben vom 15.10.2025: Die Rechnungsnummer muss im strukturierten Teil stehen, wobei eine einmalige Nummer aus dem Vertrag reicht, etwa die Objekt- oder Mieternummer (Abschnitt 14.5 Abs. 12 UStAE). Und Zahlungsbelege für die Folgemonate brauchen keine eigene fortlaufende Nummer.

So sieht das in den Feldern der EN 16931 aus:

Der Hinweis in BT-22 ist die Stelle, an der die meisten Vorlagen schweigen. Ohne ihn und ohne Vertragsanhang ist die Datei eine gewöhnliche Rechnung für einen Monat, und der Empfänger hat für Februar keinen Beleg. Alternativ zum Hinweis kann der Mietvertrag als eingebettete PDF-Datei mitgegeben werden (BG-24), das BMF lässt beides zu. Wichtig ist nur, was Rn. 35 dazu sagt: Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen, der Anhang darf sie ergänzen, nicht ersetzen. Ein Link auf den Vertrag in einer Cloud reicht nicht.

Im XML der XRechnung sehen die entscheidenden Elemente so aus (CII-Syntax, gekürzt):

<rsm:ExchangedDocument>
  <ram:ID>MV-2019-0314-HAF12</ram:ID>
  <ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>
  <ram:IncludedNote>
    <ram:Content>Dauerrechnung (Abschnitt 14.1 Abs. 19 UStAE): Diese Rechnung gilt
    für den Leistungszeitraum Januar 2027 und in gleicher Weise für jeden
    folgenden Kalendermonat der Mietzeit, solange sich die Rechnungsangaben
    nicht ändern. …</ram:Content>
  </ram:IncludedNote>
</rsm:ExchangedDocument>
…
<ram:ContractReferencedDocument>
  <ram:IssuerAssignedID>MV-2019-0314-HAF12</ram:IssuerAssignedID>
</ram:ContractReferencedDocument>
…
<ram:BillingSpecifiedPeriod>
  <ram:StartDateTime><udt:DateTimeString format="102">20270101</udt:DateTimeString></ram:StartDateTime>
  <ram:EndDateTime><udt:DateTimeString format="102">20270131</udt:DateTimeString></ram:EndDateTime>
</ram:BillingSpecifiedPeriod>
<ram:SpecifiedTradePaymentTerms>
  <ram:Description>Zahlbar monatlich im Voraus bis zum 15. Kalendertag …</ram:Description>
  <ram:DueDateDateTime><udt:DateTimeString format="102">20270115</udt:DateTimeString></ram:DueDateDateTime>
</ram:SpecifiedTradePaymentTerms>

Die Beispieldatei zum Download

Wir haben die Dauermietrechnung mit unserem Rechnungsservice erzeugt und gegen die Regeln der EN 16931 und der XRechnung 3.0 geprüft, die ZUGFeRD-Variante zusätzlich mit veraPDF auf PDF/A-3. Beide Dateien bestehen die Prüfung ohne Fehler und Warnungen (Stand 10.09.2026). Firmen, Adressen und Bankdaten sind erfunden.

• Dauermietrechnung als XRechnung (XML)
• Dauermietrechnung als ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML)

Du kannst beide Dateien im Validator selbst prüfen oder die ZUGFeRD-Datei im Viewer öffnen. Wer die XRechnung-Variante an eine Behörde schickt, braucht drei Angaben zusätzlich, die EN 16931 nicht verlangt: eine Käuferreferenz in BT-10 (BR-DE-15), eine Telefonnummer des Absenders in BT-42 (BR-DE-6) und eine E-Mail-Adresse des Empfängers in BT-49 (PEPPOL-EN16931-R010). Ohne sie fiel unser erster Entwurf der Datei durch.

Was in den Folgemonaten passiert

Es entsteht keine neue Rechnung. Der Mieter überweist, der Zahlungsbeleg nennt den Monat, und das BMF hält in Abschnitt 14.1 Abs. 18 UStAE fest, dass sich der Leistungszeitraum auch aus den Zahlungsbelegen ergeben darf. Eine monatliche Neuausstellung ist nicht nötig; sie ist erlaubt, wenn du sie aus Prozessgründen ohnehin machst, etwa weil dein Mahnwesen an Rechnungen hängt.

Sobald sich eine Pflichtangabe ändert, stellst du eine neue E-Rechnung für den ersten geänderten Zeitraum, mit neuem Hinweis und neuem Leistungszeitraum. Die alte Dauerrechnung endet damit. Eine Berichtigung der alten Rechnung ist der zweite zulässige Weg, in der Praxis ist die neue Rechnung einfacher, weil sie ohne Bezug auf die Vorgängerin auskommt.

Was Vermieter und Verwalter jetzt tun sollten

1. Bestand nach Umsatzsteuer sortieren. Optiert oder steuerfrei, Mieter im Inland oder nicht, Stellplätze eigenständig oder als Nebenleistung. Das ergibt die Liste der Verträge, die überhaupt betroffen sind.
2. Countdown-Verträge markieren. Indexklauseln, Staffelmieten, anstehende Betriebskostenabrechnungen. Dort fällt der Bestandsschutz zuerst, und dort brauchst du als Erstes eine E-Rechnung.
3. Die eigene Dauermietrechnung einmal durch den Validator schicken. Fehlende Leistungszeiträume, falsch formatierte USt-IdNrn. und Summen, die durch Excel-Rundung nicht aufgehen, sind die drei Befunde, die bei Mietrechnungen am häufigsten auftauchen. Die kostenlose Umwandlung von PDF zu ZUGFeRD zeigt sie dir, bevor der Mieter sie sieht.

Wenn die Mietrechnungen aus Word, Excel oder der Verwaltungssoftware kommen und dort auch bleiben sollen, erledigt Belegschmied den Rest: PDF einliefern, Daten prüfen, als ZUGFeRD oder XRechnung zustellen, 10 Jahre archivieren, pro Objektgesellschaft getrennt. Preise und Testphase stehen auf der Preisseite.

Häufige Fragen zum Mietvertrag als E-Rechnung

Muss ich jeden Monat eine E-Rechnung schicken?

Nein. Einmal für den ersten Teilleistungszeitraum, mit Hinweis auf die Dauerrechnung oder dem Vertrag als Anhang (BMF 15.10.2024 Rn. 45). Erst eine Änderung der Rechnungsangaben löst eine neue E-Rechnung aus.

Kann der Mietvertrag selbst die E-Rechnung sein?

Nur, wenn der Vertrag in einem strukturierten Format nach EN 16931 vorliegt, und das ist bei Verträgen praktisch nie der Fall. Ein Vertrag mit allen Rechnungsangaben ist eine sonstige Rechnung; besteht E-Rechnungspflicht, muss zusätzlich eine E-Rechnung ausgestellt werden, die den Vertrag als Anhang enthalten darf (Abschnitt 14.1 Abs. 17 UStAE).

Unsere Dauermietrechnungen stammen aus 2023 und sind PDFs. Müssen wir sie zum 1. Januar 2027 ersetzen?

Nein, solange sich keine Rechnungsangabe ändert (Rn. 46). Mit der nächsten Mieterhöhung, Indexanpassung oder Vorauszahlungsänderung ist für diesen Vertrag eine E-Rechnung fällig.

Zählt steuerfreie Wohnungsmiete zum Gesamtumsatz für die 800.000-Euro-Grenze?

Nein. Der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG wird um steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 11 bis 29 UStG gekürzt, die steuerfreie Vermietung nach Nr. 12 fällt darunter. Optierte Mieten zählen dagegen voll. Ob der Gesamtumsatz oder nur der B2B-Anteil zählt, beantworten wir hier.

Was ist mit der Betriebskostenabrechnung?

Bei optierten Gewerbemieten teilt sie das umsatzsteuerliche Schicksal der Miete: Eine Abrechnung mit Steuerausweis an einen Unternehmer ist ab dem Stichtag eine E-Rechnung. Sie ist außerdem die häufigste Ursache dafür, dass die Dauermietrechnung ihren Bestandsschutz verliert, weil sie die Vorauszahlung ändert.

Mein Mieter will weiter eine PDF. Darf ich ihm die schicken?

Bis zu deinem Stichtag ja, danach nur noch als Beilage. Besteht die Pflicht, braucht die E-Rechnung keine Zustimmung des Empfängers (Abschnitt 14.1 Abs. 6 UStAE). Bei ZUGFeRD bekommt der Mieter ohnehin eine PDF, in der das XML eingebettet ist, und sieht keinen Unterschied.

Quellen

• BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung, Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243), darin Rn. 17, 35 und die neuen Abschnitte 14.1 Abs. 6 und 17 bis 19 sowie 14.5 Abs. 12 und 17 UStAE
• BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007, BStBl I 2024 S. 1320), Rn. 22, 23, 44 bis 46, 64. Das Schreiben ist im Dokumentenbereich des BMF hinterlegt
• § 4 Nr. 12 UStG, § 9 UStG, § 14 UStG, § 19 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, § 33 UStDV

Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche Beratung. Ob ein konkreter Mietvertrag optiert ist, ob eine Option überhaupt zulässig war und welche Frist für deine Gesellschaft gilt, entscheidet der Steuerberater am Einzelfall.