ZUGFeRD Rechnungen: Leitfaden zum Standard 2027

ZUGFeRD ist das Format, mit dem die meisten Handwerksbetriebe, Praxen und kleinen Dienstleister in Deutschland ihre elektronischen Rechnungen versenden werden. Der Grund ist simpel: Es sieht aus wie eine ganz normale PDF, trägt aber im Inneren die maschinenlesbaren Daten, die das Gesetz ab 2027/2028 verlangt. Dieser Leitfaden erklärt, was ZUGFeRD wirklich ist, was rechtlich gilt und wie Sie Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen, ohne Ihre gewohnte Arbeitsweise umzustellen.

Was ist ZUGFeRD? Definition und Grundlagen

ZUGFeRD: Bedeutung der Abkürzung

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Entwickelt hat das Format das FeRD – ein Zusammenschluss von Verbänden, Ministerien und Unternehmen. Seit 2014 ist ZUGFeRD als branchenübergreifender Standard im Einsatz und hat sich für den B2B-Rechnungsaustausch etabliert.

Das hybride Format: PDF + XML im Detail

Der Kern von ZUGFeRD ist die Kombination aus zwei Ebenen:

Ein PDF/A-3 als sichtbarer, für Menschen lesbarer Rechnungsbeleg
Eine eingebettete XML-Datei mit denselben Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form

Das Praktische daran: Ihr Kunde öffnet die Datei wie jede andere PDF und sieht seine Rechnung. Gleichzeitig kann die Buchhaltungssoftware des Empfängers die XML automatisch auslesen und verbuchen. Reine XML-Formate wie die XRechnung haben diese sichtbare Ebene nicht – sie sind ohne Viewer für Menschen praktisch unlesbar.

EN 16931 vs. ZUGFeRD: Das Verhältnis klären

Die EN 16931 ist der europäische Standard, der definiert, welche Datenfelder eine strukturierte Rechnung enthalten muss. ZUGFeRD ist die deutsche Umsetzung dieser Norm. Sowohl ZUGFeRD (im richtigen Profil) als auch XRechnung erfüllen die EN 16931 – sie unterscheiden sich in der Verpackung, nicht in der zugrunde liegenden Norm. Details zum Verhältnis finden Sie im Vergleich ZUGFeRD vs. XRechnung.

ZUGFeRD im rechtlichen Kontext

Gesetzliche Verpflichtung ab 2027/2028

Die Umstellung erfolgt gestaffelt:

Empfangspflicht gilt bereits seit dem 01.01.2025 – jedes Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen können.
Versandpflicht ab 2027 für Betriebe mit über 800.000 € Vorjahresumsatz.
Versandpflicht ab 2028 für alle übrigen B2B-Unternehmen.

Grundlage sind das Wachstumschancengesetz, §14 UStG und die konkretisierenden BMF-Schreiben. Wer genau ab wann betroffen ist, klärt der Beitrag E-Rechnung-Pflicht 2027 oder 2028.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Nicht jede Rechnung muss künftig als E-Rechnung raus:

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
B2C-Rechnungen an Privatkunden (vorerst keine Pflicht)
Bestimmte steuerfreie Leistungen nach §4 UStG
Fahrausweise

Auch Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen selbst keine E-Rechnung ausstellen – empfangen können müssen sie aber trotzdem. Einen vollständigen Überblick liefert die Seite alle Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht.

GoBD-Konformität und Archivierung

Elektronische Rechnungen müssen mindestens zehn Jahre revisionssicher aufbewahrt werden – unverändert und mit nachvollziehbarem Audit-Trail. In der Praxis bedeutet das: SHA-256-Hashing zum Nachweis der Unveränderbarkeit, ein Veränderungsprotokoll und eine Verfahrensdokumentation, die im Fall einer Betriebsprüfung erklärt, wie Ihre Rechnungsprozesse ablaufen. Wichtig zu verstehen: Das PDF allein reicht nicht – archiviert werden muss die vollständige Datei inklusive eingebetteter XML.

Technische Anforderungen und Standards

Aufbau einer ZUGFeRD-Rechnung

Nach EN 16931 sind bestimmte Felder Pflicht, darunter eine eindeutige Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die vollständigen Verkäufer- und Käuferangaben, die Steuernummer oder USt-IdNr., aufgeschlüsselte Steuersätze sowie Zahlungsbedingungen und Bankdaten. Rabatte und Nebenkosten müssen sauber zugeordnet werden – hier entstehen die häufigsten Fehler.

Validierung: Was ist regelkonform?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist nur dann rechtskonform, wenn die eingebettete XML die Prüfregeln der EN 16931 besteht. Die Validierung prüft auf Vollständigkeit und logische Konsistenz. Fehler werden in Kategorien gemeldet – etwa BR-CO-17, wenn die Umsatzsteuer pro Steuersatz rechnerisch nicht aufgeht. Solche Codes können Sie in unserem Fehler-Nachschlagewerk direkt nachschlagen. Prüfen lässt sich eine Datei kostenlos mit dem Validierungs-Tool.

ZUGFeRD-Versionen: 1.0, 2.0, 2.1

Version 1.0 (2014) war der Startpunkt, ist heute aber überholt. Mit 2.0 und besonders 2.1 wurde ZUGFeRD vollständig an die EN 16931 angeglichen und mit dem französischen Factur-X technisch vereinheitlicht. Für den B2B-Versand sollten Sie das Profil EN 16931 (auch „Comfort") in einer aktuellen 2.x-Version nutzen. Ältere Profile wie „Basic" oder „Minimum" erfüllen die kommende Pflicht nicht vollständig.

ZUGFeRD in der Praxis: Branchenspezifische Besonderheiten

Handwerksbetriebe

Ob Maler, Tischler, SHK, Elektrik, Dach, Bau, GaLaBau oder Kfz – Handwerkerrechnungen haben eigene Tücken: getrennte Ausweisung von Material- und Lohnkosten, Abschlagsrechnungen, §13b-Reverse-Charge bei Bauleistungen und Nachbesserungspositionen. Vorkonfigurierte Lösungen sparen hier viel Handarbeit; für die einzelnen Gewerke gibt es passende Einstiege, etwa für SHK-Betriebe oder Bauunternehmen nach VOB.

Anwaltskanzleien

Kanzleien müssen §9 RVG, Vorschüsse und die Trennung von Gebühren und Auslagen sauber abbilden – bei gleichzeitigem Schutz mandantenbezogener Daten. Die klassische PDF-Signatur wird durch die maschinenlesbare Struktur nicht ersetzt, sondern ergänzt.

Arzt- und Zahnarztpraxen

Hier ist die Unterscheidung zwischen umsatzsteuerfreien Heilbehandlungen und steuerpflichtigen IGeL-Leistungen entscheidend. Reine Privatabrechnungen an Patienten sind B2C und damit vorerst nicht pflichtig – bei Leistungen an andere Unternehmen sieht es anders aus.

Steuerberater

Kanzleien rechnen nach StBVV ab und haben verschärfte Archivierungspflichten für Mandantendaten. Viele bündeln die Umstellung ihrer Mandanten – dafür gibt es ein eigenes Partnerprogramm.

Online-Händler

Bei Marktplätzen wie eBay, Etsy, Shopify oder Amazon geht es vor allem um Masse und die saubere Trennung von B2C- und B2B-Verkäufen. Automatisierte Massenerstellung und Retourenlogik sind die Kernthemen.

Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen

Manuelle Erstellung vs. automatisierte Konvertierung

Grundsätzlich gibt es drei Wege: die direkte Erstellung in ZUGFeRD-fähiger Software, die Konvertierung bestehender PDFs und die Anbindung an ein Rechnungsverwaltungssystem. Für Betriebe, die seit Jahren mit Word oder einem gewohnten Programm arbeiten, ist der Umweg über die PDF oft der praktischste. Eine ausführliche Anleitung bietet der Beitrag ZUGFeRD-Rechnung erstellen.

CC-Workflow: Rechnungen wie gewohnt versenden

Der einfachste Weg ändert an Ihrer Arbeitsweise nichts: Sie schreiben Ihre Rechnung wie immer, hängen die PDF an eine E-Mail und setzen die Belegschmied-Adresse in CC. Rund 90 Sekunden später ist die Rechnung in eine gültige ZUGFeRD-Datei umgewandelt und beim Empfänger. Kein Plugin, keine neue Software, kein Umlernen. Wie das im Detail aussieht, zeigt Von Word zur ZUGFeRD-Rechnung.

Wichtig: Bei Unklarheiten stoppt die Verarbeitung, statt eine falsche Summe still zu übernehmen. Diese Fehler-Stopp-Logik ist gerade für Betriebe entscheidend, die Sorge vor unbemerkten Umwandlungsfehlern haben.

Typische Konvertierungsfehler und wie man sie vermeidet

Die häufigsten Stolperfallen:

PDF-XML-Abweichungen: Summen oder Positionen im sichtbaren PDF stimmen nicht mit der XML überein – ein rechtliches Risiko. Mehr dazu in der ZUGFeRD-Falle.
Unklare Steuersätze, besonders bei gemischten oder reduzierten Sätzen
Fehlende Rechnungsnummern oder Datumsangaben
Zeichencodierungsprobleme bei Umlauten

Damit die Umwandlung sauber gelingt, hilft es, die PDF so aufzubereiten, dass alle Pflichtangaben eindeutig auslesbar sind – dazu gibt es eine eigene Vorbereitungs-Anleitung.

Versand, Empfang und Kompatibilität

Versenden und Empfangen

Der Versand erfolgt in der Regel als E-Mail mit angehängter Hybrid-PDF. Beim Empfang können Sie die Datei im gewohnten Mail-Client öffnen und lesen; die maschinenlesbaren Daten werden bei der Weiterverarbeitung automatisch extrahiert und archiviert. Wie der Empfang und der Versand im Detail ablaufen, ist jeweils Schritt für Schritt beschrieben.

Welche Systeme erkennen ZUGFeRD?

Gängige ERP- und Fibu-Systeme, Rechnungsverarbeitungssoftware sowie DATEV lesen ZUGFeRD aus. Auch behördliche Portale akzeptieren das Format – für reine B2G-Rechnungen an bestimmte Behörden ist allerdings oft die XRechnung vorgeschrieben.

Vor- und Nachteile des ZUGFeRD-Formats

Vorteile: Die Maschinenlesbarkeit reduziert Erfassungsfehler beim Empfänger, das PDF bleibt ohne Spezialsoftware lesbar, Prozesse lassen sich automatisieren, und dank EN 16931 ist das Format international anschlussfähig.

Grenzen: Sehr alte Software erkennt die eingebettete XML nicht. Bei komplexen Rechnungen sind Konvertierungsfehler möglich. Und für reine B2C-Szenarien ist der Aufwand oft nicht nötig.

Häufige Missverständnisse: ZUGFeRD ist ein Format, keine Komplettlösung – der Prozess drumherum (Validierung, Versand, Archivierung) muss stimmen. Und ZUGFeRD ist nicht dasselbe wie XRechnung, auch wenn beide dieselbe Norm erfüllen.

ZUGFeRD vs. Alternative Formate

Die XRechnung ist reines XML und für Rechnungen an Behörden (B2G) vorgeschrieben. Factur-X ist das französische, technisch weitgehend identische Pendant zu ZUGFeRD. Der entscheidende Vorteil des Hybridansatzes: Sie bekommen Darstellungssicherheit (PDF) und Datenautomatisierung (XML) in einer Datei. Welches Format zu Ihrem Betrieb passt, klärt ZUGFeRD oder XRechnung.

Lösungen und Kosten

Am Markt gibt es drei Kategorien: All-in-One-Plattformen mit Empfang, Versand, Validierung und GoBD-Archivierung aus einer Hand; einfache Konverter-Tools für gelegentliche Batch-Umwandlungen mit minimaler Prüfung; und Enterprise-Lösungen mit API und großen Volumen. Testen lässt sich ein vollständiger Workflow 30 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte über das Pilotprogramm. Für einzelne Umwandlungen gibt es außerdem einen kostenlosen PDF-zu-ZUGFeRD-Konverter.

Häufig gestellte Fragen

Wann wird ZUGFeRD verpflichtend? Der Versand ist ab 2027 (über 800.000 € Umsatz) bzw. 2028 (alle übrigen) Pflicht. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen bereits seit 2025.

Muss ich meine Software wechseln? Nein. Über den CC-Workflow behalten Sie Word oder Ihr gewohntes Programm und lassen nur die Umwandlung automatisch erledigen.

Sind meine Kunden betroffen? Das hängt von deren Umsatzgröße und Rechtsform ab. Kleinunternehmer müssen selbst nicht ausstellen, aber empfangen können.

Was passiert bei fehlerhaften Rechnungen? Die Validierung greift vor dem Versand. Statt eine fehlerhafte Rechnung „durchzuwinken", stoppt der Prozess. Korrekturen erfolgen über Storno- oder Berichtigungsrechnungen nach EN 16931 – erklärt unter E-Rechnung stornieren.

Kann ich ZUGFeRD rückwirkend nutzen? Die Pflicht gilt nur für künftige Rechnungen. Alte Belege archivieren Sie in ihrer bestehenden Form.

Checkliste für Betriebe: ZUGFeRD-Readiness

Bis 2026: Klären, ob und ab wann Sie betroffen sind. Ein kleines Pilotprojekt mit wenigen Rechnungen starten. Prüfen, wo E-Rechnung in Ihren Workflow passt.

Technisch: Software auf ZUGFeRD-Fähigkeit prüfen, eine GoBD-konforme Archivierung einrichten, den Versand mit echten Kunden testen.

Organisatorisch: Team schulen, Prozesse dokumentieren, mit dem Steuerberater sprechen.

Bis 2027/2028: Vollständig umstellen, wiederkehrende Prozesse automatisieren und die Fehlerquote regelmäßig kontrollieren.

Weiterführende Details zu allen Formaten und Fristen bündelt der E-Rechnung-Guide 2025. Die offiziellen Grundlagen zum Format stellt das FeRD bereit, die rechtlichen Vorgaben das BMF.