XRechnung BDR: Leitfaden für Rechnungsstellung

„XRechnung BDR" ist ein Suchbegriff, hinter dem sich zwei Dinge verbergen: das XML-Rechnungsformat XRechnung und die Plattform xrechnung-bdr.de, über die Rechnungen an bestimmte öffentliche Auftraggeber eingereicht werden. Dieser Leitfaden erklärt, was dahintersteckt, wer wirklich betroffen ist – und warum viele Handwerksbetriebe eigentlich gar keine XRechnung, sondern ZUGFeRD brauchen.

Was ist XRechnung BDR?

Definition und Abgrenzung zu ZUGFeRD

Die XRechnung ist ein rein XML-basiertes Rechnungsformat nach der europäischen Norm EN 16931. Sie wurde für den öffentlichen Sektor (B2G – Business-to-Government) entwickelt und enthält keine sichtbare PDF-Ansicht, sondern nur strukturierte Daten.

ZUGFeRD dagegen kombiniert eine lesbare PDF/A-3 mit eingebetteter XML. Für das normale B2B-Geschäft zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD der Standard. Beide Formate erfüllen dieselbe Norm – der Unterschied liegt im Einsatzzweck. Mehr dazu im Vergleich ZUGFeRD oder XRechnung.

„BDR" steht für die Betreibergesellschaft der Plattform xrechnung-bdr.de, einer Instanz der OZG-konformen Rechnungseingangsplattform (OZG-RE).

BDR vs. zentrale OZG-RE des Bundes

Es gibt nicht eine einzige Einreichungsplattform, sondern mehrere:

• Die zentrale OZG-RE des Bundes (xrechnung.bund.de) für Bundesbehörden. Seit September 2025 ist sie die konsolidierte Plattform: die frühere ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform) und die OZG-RE wurden zu einer einheitlichen Lösung zusammengeführt, der Zugang läuft über ein Nutzerkonto, wahlweise per ELSTER-Zertifikat oder Unternehmenskonto.
• Die Länderplattform xrechnung-bdr.de, die mehrere Bundesländer gemeinsam nutzen.

Beide funktionieren technisch ähnlich, unterscheiden sich aber im Empfängerkreis. Man reicht dort ein, wo der jeweilige öffentliche Auftraggeber angebunden ist.

Vor der Einreichung lohnt eine Konformitätsprüfung: Die Plattform e-rechnung-bund.de validiert Rechnungen gegen die XRechnung-Spezifikation und meldet Fehler strukturiert zurück. Dieselbe Prüfung gegen EN 16931 und die KoSIT-Regeln geht auch mit unserem kostenlosen Validator, ohne Registrierung.

Wer muss XRechnung an die öffentliche Hand versenden?

Nur Unternehmen, die öffentliche Aufträge abrechnen – also an Behörden, Kommunen oder Landeseinrichtungen liefern. Für diese B2G-Rechnungen gilt die XRechnung-Pflicht bereits heute.

Die B2B-Pflicht (Rechnungen an andere Unternehmen) ist davon zu trennen: Sie greift stufenweise 2027/2028 und lässt ZUGFeRD ausdrücklich zu. Wer ausschließlich private oder gewerbliche Kunden hat, kommt mit BDR gar nicht in Berührung.

Rechtliche Grundlagen und Compliance

BMF-Schreiben und gesetzliche Fristen

Die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt für alle Unternehmen bereits seit dem 01.01.2025. Die Versandpflicht im B2B kommt gestaffelt: ab 2027 für Betriebe über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle übrigen. Details im Beitrag E-Rechnung-Pflicht 2027 oder 2028.

Das zweite BMF-Schreiben vom 15.10.2025 hat zusätzlich Validierungspflichten präzisiert und Fehlerklassen definiert – wichtig für alle, die Rechnungen versenden.

Ausnahmen von der XRechnung-Pflicht

Nicht jede Rechnung muss elektronisch sein. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbeträge bis 250 €, reine B2C-Rechnungen, bestimmte steuerfreie Leistungen und – mit Einschränkungen – Kleinunternehmer. Eine vollständige Übersicht gibt es unter Alle Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht.

ZUGFeRD vs. XRechnung: Wann welches Format?

Merksatz für die Praxis: XRechnung für öffentliche Aufträge, ZUGFeRD für alles B2B. Ein Maler, der Privathaushalte und Gewerbekunden abrechnet, braucht in aller Regel ZUGFeRD – keine XRechnung und keinen BDR-Zugang. Erst wenn eine kommunale Ausschreibung dazukommt, wird die XRechnung relevant.

GoBD-Anforderungen beim Versand über BDR

Die BDR-Plattform ist ein Einreichungsweg, kein vollständiges Archiv für Ihre Buchhaltung. Die GoBD-konforme Aufbewahrung – unveränderbar, mit Audit-Trail, mindestens acht Jahre – bleibt Ihre Aufgabe. Dazu gehören SHA-256-Hashing und eine Verfahrensdokumentation. Wie das automatisch geht, zeigt der Beitrag zur GoBD-konformen Archivierung.

XRechnung BDR: Technische Funktionsweise

Anmeldung und Benutzeraccounts

Die Nutzung beginnt mit der Registrierung auf xrechnung-bdr.de. Sie legen ein Nutzerkonto an und aktivieren die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Erst danach steht die Einreichung offen.

Manuelle Erfassung von XRechnungen

Über die Eingabemaske der OZG-RE lassen sich Rechnungen Feld für Feld erfassen. Das ist praktikabel für Einzelfälle, aber fehleranfällig: Pflichtfelder wie Leitweg-ID, Bestellnummer und korrekte Steuersätze werden schnell übersehen.

XRechnung als E-Mail-Anhang hochladen

Alternativ laden Sie eine fertige XRechnung-XML als Datei hoch oder senden sie an das Postfach Ihres Benutzerkontos. Nach dem Upload läuft eine automatische Validierung. Weist die Datei formale Fehler auf, wird sie zurückgewiesen.

Bestätigung des Empfangs durch die öffentliche Hand

Nach dem Versand durchläuft die Rechnung mehrere Status. Hat der Empfänger sie abgeholt und den Empfang bestätigt, erscheint der Status „Zugestellt". Zeitliche Verzögerungen sind normal – rechnen Sie nicht mit einer Bestätigung im Sekundentakt.

API-Integration und automatisierte Versendung

Größere Betriebe können die Plattform per Schnittstelle (Peppol/API) direkt anbinden, statt manuell hochzuladen. Das setzt technisches Know-how oder eine passende Software voraus – für Ein-Mann-Betriebe meist überdimensioniert.

BDR-Plattform in der Praxis

Welche Bundesländer nutzen BDR?

Die Plattform xrechnung-bdr.de ist derzeit im Einsatz in Berlin, Brandenburg, Sachsen, Thüringen und Mecklenburg-Vorpommern. Andere Bundesländer und der Bund betreiben eigene Instanzen. Prüfen Sie im Zweifel, welche Plattform Ihr Auftraggeber vorgibt.

Workflow für Handwerksbetriebe mit öffentlichen Aufträgen

Ein realistisches Szenario: Ein Malerbetrieb gewinnt eine kommunale Ausschreibung in Brandenburg. Nach Abschluss der Arbeiten muss er die Rechnung als XRechnung einreichen: BDR-Login → XML hochladen oder Maske ausfüllen → Validierung abwarten → Statusmeldung „Zugestellt". Die Leitweg-ID der Behörde ist dabei Pflicht.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Die typischen Stolperfallen:

• Fehlende oder falsche Leitweg-ID und Bestellnummer
• Falsche Umsatzsteuersätze oder fehlende Reverse-Charge-Kennzeichnung nach §13b UStG
• Strukturfehler im XML
• Falsche Dezimal- und Datumsformate (Punkt statt Komma, ISO-Datum)

Mehr zu diesen Themen im Beitrag EN-16931-Fallstricke bei Handwerker-Rechnungen.

Validierungsberichte richtig interpretieren

Der Validierungsbericht unterscheidet zwischen kritischen Fehlern (Rechnung wird abgelehnt) und Warnungen (Hinweise, die den Versand nicht blockieren). Wichtig: Nicht jeder Eintrag bedeutet Ablehnung – lesen Sie die Fehlerklasse.

Kontakt und Support über BDR

Hilfe finden Sie über das Support- und Ticket-System der Plattform sowie die offiziellen Tutorials. Für technische Probleme mit der Einreichung ist der Plattform-Support der richtige Ansprechpartner.

XRechnung für verschiedene Branchen

Handwerksbetriebe

Bei öffentlichen Aufträgen müssen Gewerk, Materialkosten und Arbeitsstunden sauber als Rechnungspositionen abgebildet werden. Branchenseiten wie die für Elektriker oder Maler zeigen, wie das ohne teure Branchen-ERP geht.

Anwaltskanzleien und die RVG-Anforderungen

Kanzleien müssen Gebühren nach RVG korrekt strukturiert abbilden – auch bei öffentlichen Mandaten. Details im Beitrag E-Rechnung für Anwaltskanzleien.

Arzt- und Zahnarztpraxen

Heilbehandlungen sind meist steuerfrei und oft von der Pflicht ausgenommen, IGeL-Privatleistungen dagegen nicht. Dazu kommen DSGVO-Fragen beim Versand von Patientendaten – mehr unter E-Rechnung für Praxen.

Steuerberater und Kanzleien

Auch Steuerberater rechnen nach fester Gebührenordnung (§9 StBVV) ab und beraten Mandanten bei der Umstellung. Praxiswissen im Beitrag E-Rechnung für Steuerberater.

Online-Händler und B2B-Versand

Reine B2C-Verkäufe fallen nicht unter die XRechnung-Pflicht. Sobald aber B2B-Geschäfte über Plattformen wie eBay, Amazon Business oder Etsy laufen, greift die E-Rechnungspflicht – siehe E-Rechnung für Online-Händler.

Konzerne mit eigenem Rechnungsportal: das Beispiel Deutsche Bahn

Nicht jede XRechnung geht an eine Behördenplattform. Große Auftraggeber wie die Deutsche Bahn betreiben eigene Rechnungsportale und verlangen dort ebenfalls XRechnungen, PDF-Belege werden zurückgewiesen. Der Ablauf ähnelt dem bei BDR und Bund, mit drei Unterschieden, an denen Lieferanten regelmäßig scheitern.

Eigene Pflichtfelder. Neben den Pflichtangaben der EN 16931 verlangen Konzernportale ihre Zuordnungsdaten in genau dem vorgegebenen Format: Bestellnummer (BT-13), Kreditorennummer, teils Kostenstelle. Eine formal gültige XRechnung mit falsch formatierter Bestellnummer ist dort trotzdem eine abgelehnte Rechnung. Rechnungssoftware mit XRechnung-Export erzeugt ohne dieses Feldmapping gültige, aber portaluntaugliche Dateien; die Felder müssen einmal sauber eingerichtet werden.

Anhänge nur eingebettet. Lieferscheine und Leistungsnachweise gehören als eingebettete Objekte in die XML (BT-125), nicht als separate Dateien neben die Rechnung.

Bestätigung ist nicht gleich Annahme. Die Portale melden erst einen Eingang, dann eine Verarbeitung. Erst die Verarbeitungsbestätigung heißt „angenommen". Wird eine Rechnung abgelehnt, kommt die Mitteilung mit Fehlerangabe, gelegentlich per Brief. Eine abgelehnte, noch nicht verbuchte Rechnung wird dann neu und korrekt eingereicht, nicht storniert; welche Form bei bereits verbuchten Rechnungen greift, steht unter E-Rechnung stornieren.

Die Deutsche Bahn stellt für Lieferanten mit wenigen Rechnungen einen kostenfreien Online-Generator bereit, in den Absender, Positionen und die DB-Bestelldaten von Hand eingetragen werden. Für regelmäßige Rechnungen ist das keine Lösung. Wer die Rechnung ohnehin schon als PDF erzeugt, kommt mit der automatischen Umwandlung im nächsten Abschnitt an dieselbe Stelle, ohne Portalmaske.

Belegschmied als Alternative zum manuellen BDR-Upload

Warum manueller Upload für viele zu aufwendig ist

Login, Maske ausfüllen, validieren, Fehler suchen, erneut einreichen – das kostet Zeit und Nerven. Für Ein-Mann-Betriebe ohne IT-Hintergrund ist das ein echter Bremsklotz, gerade wenn öffentliche Aufträge nur gelegentlich vorkommen.

CC-Workflow als automatische Alternative

Belegschmied setzt genau hier an: Sie schreiben Ihre Rechnung wie gewohnt als PDF und senden sie per E-Mail – die Belegschmied-Adresse einfach in CC. Rund 90 Sekunden später liegt die gesetzeskonforme E-Rechnung beim Empfänger. Der automatische Versand per Mail ersetzt das Klicken.

Automatische Validierung mit intelligentem Fehler-Stopp

Der entscheidende Unterschied zur BDR-Plattform: Die Prüfung passiert vorher. Bei Unklarheiten – etwa abweichenden Summen zwischen PDF und XML – stoppt der Versand, statt eine falsche Rechnung durchzureichen. Wer will, kann Rechnungen auch vorab im Validierungs-Tool prüfen.

Branchenspezifische Vorkonfigurationen

Belegschmied ist für Gewerke wie Maler, Tischler, SHK, Elektrik, Dach, Bau, GaLaBau und Kfz vorkonfiguriert und kennt typische Rechnungsstrukturen und Standard-Steuersätze.

Archivierung aus einer Hand

Konvertierung, Versand, Empfangsbestätigung und GoBD-konforme Archivierung über zehn Jahre laufen zusammen – ohne separates Ablagesystem.

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Ohne Kreditkarte, ohne Installation. Wer unsicher ist, ob der Workflow passt, kann ihn risikofrei ausprobieren.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Muss mein Handwerksbetrieb XRechnung versenden? Nur bei öffentlichen Aufträgen. An private und gewerbliche Kunden genügt ZUGFeRD – ab 2027/2028 im B2B Pflicht.

Ist XRechnung das Gleiche wie ZUGFeRD? Nein. XRechnung ist reines XML für Behörden (B2G), ZUGFeRD ist PDF plus eingebettete XML für B2B. Beide erfüllen EN 16931.

Wie lange muss ich XRechnungen speichern? Mindestens acht Jahre (seit 2025), GoBD-konform.